公文審核中的辯證關系探析

王芳芳 閆光榮

（山東廣播電視大學，山東 濟南 250000）

公文是具有法定權威和規(guī)范格式的應用文，具有特定的體式和流程。公文審核是公文辦理的重要環(huán)節(jié)，做好公文形式、內容的審核對于提高公文質量、確保公文規(guī)范具有重要意義。為更好發(fā)揮公文效能，根據(jù)筆者公文審核經(jīng)驗，認為在公文審核中要著重要把握以下幾點。

1 法定性與實用性的統(tǒng)一

公文具有規(guī)范格式，其起草、審核、流轉均需遵循嚴格規(guī)定。《黨政機關公文處理工作條例》最新規(guī)定我國有15種通用公文，對公文種類、格式、行文規(guī)范、公文擬制、公文辦理、公文管理等做出了嚴格規(guī)定和具體闡釋，15種黨政機關公文有著明確使用范圍。隨著高校的發(fā)展，高校業(yè)務逐漸擴展，公文數(shù)量日益增多，然而高校公文起草處理中會存在一些格式誤用，故公文審核必須嚴格遵循公文的法定權威，準確把握公文格式規(guī)范。根據(jù)公文使用范圍規(guī)定，除“命令”“公報”“議案”之外，其他12種公文文體皆可用于高校，但審核公文過程中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)文種誤用、混用，如審核中發(fā)現(xiàn)部門起草文件標題為《***關于***的說明》《***關于***的申請》，說明、申請之類并不屬于規(guī)范文體，對此審核者就需要根據(jù)內容對標題進行修改，改為請示、報告等規(guī)范文體，保證公文格式規(guī)范。各文體有特定的適用情景和范圍，以“通知”“通報”“通告”為例，《條例》規(guī)定“通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文”，“通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況”“通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項”，審核處理一些與表彰優(yōu)秀教師和學生相關的公文，有時部門圖方便習慣用通知，但此類表彰先進、鼓勵師生的公文用“通報”更為合適。在注重審核規(guī)范，確保公文格式準確的同時，審核者要根據(jù)公文內容進行合理調整，比如高校在辦文過程中經(jīng)常會涉及一些請示，請示要原因充分，言辭懇切、委婉、有說服力，要用盡量簡潔的語言將請示緣由表達清楚，后期公文審核要根據(jù)不同文體特點對語言、內容進行調整，在確保公文格式規(guī)范的前提下充分保證實用性，強化公文創(chuàng)新，提高核文質量。

2 關鍵與重點的統(tǒng)一

高校公文辦理有固定完備的流程，按照擬稿人—擬稿部門負責人—辦公室文秘科—辦公室負責人—分管校領導—辦公室文秘科的流程進行，每一程序都需要專人負責確認，有時在公文審核過程中會存在流程不完整、發(fā)文不規(guī)范的情況，審核者要嚴格把好發(fā)文程序關，對于一些緊急處理的急件，如相關人員因故不能履行流程，擬稿人須根據(jù)情況向分管校領導請示并注明情況（事后補簽履行正常手續(xù)）。要確保公文合乎規(guī)范、內容準確，審核者必須把握審核關鍵，對發(fā)文程序、發(fā)文規(guī)范進行審核，把好公文審核第一關。要使公文成為真正的“紅頭文件”重點就要做好公文格式、內容的審核，重點做好文頭、正文、文尾三部分的審核，把握審核重點，保證行文準確。文頭作為強調公文責任歸屬和權威性的標識，重要性不言而喻。審核者審核文頭應重點審核發(fā)文字號是否準確，發(fā)文機關代字是否規(guī)范、發(fā)文時間是否正確等。正文作為公文內容的主體部分，要準確傳達有關事項，條理清楚，結構規(guī)范。審核時重點審查公文文種是否正確，行文理由是否規(guī)范，行文事項是否具體，字體、數(shù)字、段落是否規(guī)范，比如在審核《**大學關于2020年年春季學期開學的請示》時，審核者要著重審核公文是否符合上行文要求，正文內容是否懇切具體，是否把開學來龍去脈、準備工作、注意事項都寫清楚，正文具體格式是否準確，要對正文中的重要部分、重要表述重點審核，尤其是具體的時間、數(shù)字等，保證“重要部分”“關鍵部位”合理規(guī)范。文尾作為公文主體內容的延續(xù)和深化，體現(xiàn)公文約定俗成、簡潔明快的特點，應注意重點審核公文文尾是否得體，如要求下級執(zhí)行，一般用“請遵照執(zhí)行”，表示明確的指令性，如向上級請示，一般用“當否，請批示”，表示謙和有禮。要完成一篇格式規(guī)范、內容合理的文件，審核人員要把握審核關鍵、重點，對每一流程認真負責，規(guī)范公文管理，提高公文審核質量。

3 全面與細節(jié)的統(tǒng)一

公文要真正做到格式達標、內容規(guī)范、語言簡明、邏輯嚴密，審核者必須在了解全文基礎上充分審核各種細節(jié)，把握公文審核關鍵與重點。審核公文要求審核者把握公文內容，有時審核者為節(jié)約時間，不是先通讀全文，而是習慣性地直接就改，看一句改一句，導致改完后的公文前后文意不搭，內容表述不連貫，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，事情來龍去脈沒有描述清楚，所以審核者在審核公文時要養(yǎng)成先通讀全文再審核細節(jié)的良好習慣，全面完整把握公文內容。在全面把握公文內容的基礎上，對公文進行細致審核，切忌粗枝大葉。現(xiàn)今高校工作任務繁重、時間緊張，很多公文都是匆匆草擬，審核時經(jīng)常會遇到一些不規(guī)范的文稿，這就需要審核者能靜下心來認真琢磨，牢固樹立“100-1=0”的意識，不放過任何一個細節(jié)，確保公文規(guī)范。常見的問題一是文字審核不細致，雖然有時文件經(jīng)過層層審核，但到辦公室審核還會存在明顯的錯別字或多字、漏字現(xiàn)象，如“遵照執(zhí)行”寫成“尊照執(zhí)行”，“鮮為人知”寫成“顯為人知”，“反應”寫成“反映”。二是格式不規(guī)范，比如標題分行不當，破壞了詞義完整性；附件編排不合適，正確的要求是附件在正文下空一行并空兩格，附件名稱緊隨“附件”二字之后，經(jīng)常出現(xiàn)附件標記不規(guī)范的情況。三是標點使用不當，比如沒有分清標點之間的層次關系，用來表示停頓關系的，有頓號、逗號、分號、句號，按照層級關系從低到高應該是頓號、逗號、分號、句號，審核時要注意分清句子層次關系，規(guī)范合理使用標點符號。審核公文時把握各種細節(jié)，不僅體現(xiàn)著審核者的專業(yè)素質和認真態(tài)度，更是提高公文質量的必然要求。審核者在審核時既要全面把握內容，又要發(fā)揮嚴謹細致、細密周到的精神，保證公文規(guī)范。

4 原則性與靈活性的統(tǒng)一

公文審核是一項嚴肅工作，是部門之間雙向互動、溝通協(xié)調的過程，在審文溝通協(xié)調過程中要堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一，保證公文的政治性、時效性、靈活性。一方面要有原則性，毛主席曾經(jīng)說過，“從前人稱‘校對’為‘校仇’，校對確實很難，非以仇人對之是不勝所為的。”審核公文特別是在原則性問題方面要堅定立場、原則，確保公文權威，否則一味追求“和”為貴而不斷遷就發(fā)文者，容易造成公文內容不完整、格式不規(guī)范，所以審核者審核時要堅持原則，以認真負責的態(tài)度審核文件。另一方面要有靈活性,公文要完整、準確傳達發(fā)文者的意圖，所以在溝通過程中審核者必須根據(jù)具體情況隨時調整思路，換位靈活思考應對，切忌一味為了原則采用形式主義、本本主義的思維審核公文，多與發(fā)文者溝通，及時了解情況，盡量減少信息不對稱造成的誤會。對需要修改處與發(fā)文者聯(lián)系確認，盡量提出修改意見，做好公文的解釋說明工作，完善公文內容，所以審核時要堅持原則性與靈活性統(tǒng)一，取長補短、實現(xiàn)內在和外在的統(tǒng)一，確保溝通順暢，提高核文質量。

公文尤其是“紅頭文件”代表著學校的形象，一篇成熟的公文要確保政策上不出偏差、內容上沒有錯誤、格式上符合規(guī)范，審核者既要強化學習意識，提升辦文審文基本能力，更重要的是強化質量意識，做到法定性與實用性的統(tǒng)一、關鍵與重點的統(tǒng)一、全面與細節(jié)的統(tǒng)一、原則性與靈活性的統(tǒng)一，規(guī)范公文管理、提升公文審核能力和水平。