城建檔案數字化管理研究

姚遠成YAO Yuan-cheng

（大同區房產和建筑市場綜合服務中心，大慶163515）

0 引言

所謂“城建檔案”可以理解為，在城市規劃、建設、管理等有關活動中，形成并歸檔的科學技術文件材料。實現城建檔案的數字化管理，不僅能助力檔案資源的開發和利用，還可以在數字化共享模式下，促進地方在生產力布局方面實現合理化目標。目前，“城建檔案數字化管理”已成為業界所熱議的話題，且也構成了本文研究的理論背景。實踐表明，加強城建檔案數字化管理能夠提高區域開發的質量和效率，也能為地方政府統籌規劃城鎮建設方案提供強大的數據支撐。但在實踐中也需關注城建檔案數字化管理的安全性問題，如在數字化共享模式下，怎樣保護國家土地資源信息的安全性，該問題也在近年來得到了業界有關人士的重視。

1 本文研究的理論背景

目前，圍繞著城建檔案數字化管理形成了以下主要觀點，這些觀點構成了本文研究的理論背景。

觀點1 認為，隨著計算機技術和網絡通訊的快速發展，傳統的城建檔案管理系統已經不能滿足需求，當前需加強城建檔案數字化建設以確保檔案資料的系統性、完整性及檔案管理規范化、標準化。該觀點成為了當前業界的主流意向，而且在體制內大力提升信息化通訊水平的大環境下，城建部門也需同步提升自身的檔案信息化管理水平。觀點2 認為，在新形勢下，城建檔案也應朝著數字化管理的方向邁進，積極采取數字化管理策略，逐步突破技術層面的難題。從目前實踐所反饋的信息中可知，城建單位一般采取業務外包的形式來為檔案數字化管理提供技術保障，但其中也存在著檔案信息的保密問題。就筆者的調研可知，目前的數字化技術問題已不構成“問題”。觀點3認為，當前需著力研究城建照片、音頻、視頻檔案數字化管理的具體舉措。從檔案利用與開發的角度出發，該觀點能夠為增強檔案信息的利用效率提供啟示。觀點4 認為，隨著城建檔案數字化外包業務的推廣，在外包過程中會遇到安全、保密、人員素質、質量等風險。該觀點表明，在業務外包的過程中，檔案信息安全管理已被業界所重視。觀點5認為，當前在城建檔案數字化發展中，在質量控制層面上仍舊存有較多問題，要注重對各項質量問題進行分析，探究數字化過程中質量控制必要性。

以上所存在的觀點在業界具有一定的代表性，同行都能立足于互聯網時代背景，關注城建檔案數字化建設的議題。上述觀點分別就城建檔案數字化管理的方向、難題、安全性、質量控制等進行了研究。從中也不難發現，隨著城建檔案數字化管理實踐的不斷深入，關于有效開發和利用電子檔案信息的議題也應得到重視，然而在上述觀點中似乎并未涉及。由此，這就構成了本文強調在城建檔案數字化管理中，需大力開發和利用檔案信息的原由。無論是共享檔案信息，還是為政府有關部門提供檔案信息，都需建立在改造后的城建檔案信息的基礎之上。這樣才能為非專業人士提供可操作的信息資源，進而降低城建檔案信息在共享和提供信息支撐時的交易成本。

2 城建檔案數字化管理所面臨的挑戰

2.1 城建檔案數字化管理的指向性模糊 所謂“指向性模糊”是指，固然城建部門在信息化時代已經著手實施城建檔案數字化管理，但對數字化管理的著眼點并不清晰，這從目前所開展的相關工作中可以看出。目前，在城建檔案數字化管理中，主要開展了將紙質檔案信息轉換為電子檔案信息的工作，并為此在城建單位內部提升了信息化保障水平。然而，這種對城建檔案信息遷移的形式，并未對單位或外協主體形成可供利用的檔案信息，無非為共享城建檔案信息提供了便利。現實表明，城建檔案原始信息十分龐雜，而外協主體卻需要對城建檔案信息實施精準提取，這就為城建檔案的有效利用造成了難題。

2.2 城建檔案數字化管理的內構性缺失 之所以目前在城建檔案數字化管理中的指向性模糊，可歸因于數字化管理的內構性缺失。所謂“內構性缺失”可以理解為，城建單位在實施城建檔案數字化管理時未能建立本土化標準，而是以常態化、通識化的檔案管理標準而為之，這就必然弱化城建檔案在數字化后的利用績效。各地區的城鎮化建設水平不同，生產力布局的形態不同，這些都要求在城建檔案中得以數據顯示，進而為政府在城鎮化建設中提供依據。可見，內構性缺失導致城建檔案數字化管理的區域植根性淡化，這就對城建檔案的再次開發和利用造成了極大的困難。從中不難知曉，需建立與區域社會經濟發展相聯系的城建檔案數字化管理模式。

2.3 城建檔案數字化管理的植根性缺乏 由內構性缺失問題所帶來的挑戰，主要反映為城建檔案數字化管理的植根性缺乏。在城市生產力布局中，需要厘清區域在城鎮化建設中的功能區規劃信息，即哪里為工業區、哪里為商業區、哪里為居民區，以及哪里為城市與外界相聯系的主干線。這些信息不僅政府需要，而且在招商引資背景下各廠商也需要。正如上文所指出的那樣，由于城建檔案數字化后依照常態化的管理模式，這就增大了檔案信息需求主體在搜索相關信息中的交易成本，而且在非專業的理解下可能造成需求主體做出誤判。

3 對策

根據以上所述，對策可從以下四個方面來構建：

3.1 以“走出去”獲取城建檔案數字化管理的具體指向 在實施城建檔案數字化管理過程中，需要建立事前、事中、事后的全過程管理模式。因此，在事前管理中，需以“走出去”來獲取城建檔案數字化管理的具體指向。具體的對策：①城建檔案數字化管理團隊，應在城建單位管理層的牽頭下，與政府招商引資部門、工商部門等行政機構合作，共同研討城建檔案數字化管理的植根性議題，從中來明確開展數字化管理的落腳點。②隨著“走出去”工作的結束，城建檔案數字化管理團隊應在單位內部進行研討，制訂城建檔案數字化管理的數據儲存標準，以及對檔案資源的開發與利用擬訂實施方案。

3.2 建立“一般”與“特殊”相統一的數字化管理標準 為了便利對數字化城建檔案的開發與利用，以及增強城建檔案數字化管理的區域植根性，這里需建立“一般”與“特殊”相統一的檔案管理標準。具體的對策為：①應將工作重點放在對城建檔案特殊標準的制訂上，在制訂中應關注政府、社會其他主體的需求偏好。②在實現二者統一的過程中，建議將城建檔案分模塊進行處理，即將原則層面、宏觀層面的檔案信息納入到“一般”標準體系之中，而將具有微觀效應、實操效應的檔案信息納入到“特殊”標準體系之中。后者如，可規劃使用的工業用地面積、城市功能區建設的年度或中期計劃、方案，這些信息對于政府決策和社會其他主體研判將產生重大影響。

3.3 形成開放、安全的城建檔案數字化共享管理新形態 在城建檔案數字化管理的事中階段，則需要增強檔案信息服務區域社會經濟發展的效能。為此，應形成開發、安全的城建檔案數字化共享管理新形態。對于城建檔案的安全問題而言，城建部門應在保密制度的約束下，嚴格篩選可供共享的檔案信息。具體的對策為：②在共享數字化檔案信息時，需采取實名制，且只有法人主體具備共享檔案信息的資格。為此，應建立由多部門共管的，檔案數字化信息共享進入標準。②應嚴格管控檔案信息安全，以防止為投機客提供前瞻性的策略選擇，所以可共享的檔案信息應以實證性數據、制度為主要內容，避免出現年度或中長期城建規劃等檔案信息。

3.4 加強檔案管理人員的業務培訓提升開發與利用績效 在形成“一般”與“特殊”相統一的城建檔案數字化管理模式下，還需加強檔案管理人員的業務能力以提升檔案開發與利用績效。具體的對策為：①在體制內開展跨單位之間的檔案數字化管理經驗交流，通過經驗共享、問題共商等互動學習，來提升城建檔案管理人員的工作意識和工作思路。目前，民政部門的檔案數字化管理初具成效，所以城建部門可以重點與民政部門合作，就檔案資源開發與利用問題進行交流互動，在條件允許的情況下可以邀請對方單位的業務骨干前來開設講座。②城建單位管理層應重視城建檔案管理人員的能力培訓，并為業務骨干提供調研和在職學習的條件，在傳幫帶的機制下整體提升城建檔案數字化管理的質量。這里需要重視提升業務團隊的檔案數據庫開發和利用能力，進而使涉密數字化管理任務能夠在單位內部解決。最后指出，城建單位檔案管理部門應采取蹲點制，將有限的人力資源定向于各自負責的城建領域，通過深入到各領域的生產實踐一線，以及在線與社會需求主體進行信息溝通，來充分把握社會需求主體對檔案信息的需求情況。通過建立一種開放式的城建檔案數字化管理模式，來不斷增強城建部門服務地方社會經濟發展的能力。

4 結束語

綜上所述，在實施城建檔案數字化管理過程中，需要建立事前、事中、事后的全過程管理模式。因此，在事前管理中，需以“走出去”來獲取城建檔案數字化管理的具體指向。為了便利對數字化城建檔案的開發與利用，以及增強城建檔案數字化管理的區域植根性，這里需建立“一般”與“特殊”相統一的檔案管理標準。在城建檔案數字化管理的事中階段，則需要增強檔案信息服務區域社會經濟發展的效能。為此，應形成開發、安全的城建檔案數字化共享管理新形態。對于城建檔案的安全問題而言，城建部門應在保密制度的約束下，嚴格篩選可供共享的檔案信息。在形成“一般”與“特殊”相統一的城建檔案數字化管理模式下，還需加強檔案管理人員的業務能力以提升檔案開發與利用績效。