事業單位檔案管理中的電子檔案管理策略

◎代春超

在事業單位中，為了有效的開展檔案管理工作，要結合電子檔案管理工作開展實際，科學的制定更加完善的檔案管理模式，從而才能有效的提高電子檔案管理質量。在實踐管理過程，工作人員要積極學習更加先進的電子檔案管理措施，從而積極進行應用與創新研究，以更好地為事業單位發展奠定良好基礎。

一、事業單位中電子檔案的管理的重要意義

事業單位檔案管理工作開展過程，應該重視加強服務效率，通過引入電子檔案管理模式，大大提高了工作質量，能夠在節約人力的基礎上，大大提高檔案服務能力，從而利于促使事業單位各項工作順利開展。

1.高效處理檔案信息。

伴隨科技信息的不斷發展，電子檔案應運而生。電子檔案是利用計算機技術，把事業單位里的主要檔案信息錄入到計算機系統里面，并迅速達到對檔案信息內容進行處理的目的。之后再依據不同類型，分門別類的匯總出來，相比人工錄入來講效果更好，準確率也比較高。

2.便于保存和查閱。

電子檔案的形成給信息查閱和獲取帶來了很多便利。生成的電子檔案可以直接在計算機里生成信息目錄和檢索的鏈接，需要用的時候直接用查找關鍵詞的方式就能輕松的搜索到檔案信息。與紙質檔案保存的方式對比，電子檔案可以放在移動硬盤或者是U 盤里面，能充分發揮出長效保存，節省空間的作用。

3.實現檔案高效利用。

電子化的檔案信息可以通過使用信息技術的方式，實行檔案資源的共享。有關的用戶，只要是擁有查閱權限的，就能夠實現檔案信息的遠程控制，促使檔案在使用上更方便。另外，電子檔案的使用有利于檔案信息的補錄，進而完善檔案信息內容。

二、事業單位電子檔案管理的問題和策略

通過對電子檔案管理意義的分析，進一步提高了電子檔案管理工作認識，作為事業單位檔案管理工作人員，應該不斷提高自身素質，積極做好電子檔案安全管理工作，以此才能全面提高電子檔案管理質量，以更好地為事業單位各項工作開展提供有效的檔案服務。

1.提升管理者素質。

一些檔案機構的管理人員缺少專業水平，在電子檔案管理工作上的重視程度也有所欠缺。有的單位不把電子檔案管理歸于自己的主要工作，致使工作上不認真，做不好檔案的管理工作。另外，部分單位檔案管理人員并非全職人員，而是兼職來做這項工作，不僅無法有效的管理檔案，還缺少管理檔案的專業性知識，促使整體電子檔案管理的能力無法得到提高。

對此，關于事業單位檔案管理人員的素質提高，可以利用多樣化的方法去加強他們的工作能力。專業的工作水準是檔案管理工作最基本的要求，作為事業單位在招聘電子檔案的管理人員時，不僅應該選專業知識和經驗都比較強的人，而且在電子檔案管理水平上也要符合實際的需要，以此來全面提高檔案管理工作人員的能力。對于單位已有的檔案管理人員，單位可請電子檔案管理的專業人士到單位為員工做培訓，整體提高檔案管理人員的專業能力，并在信息手段上做重點的培訓，進一步強化電子檔案的管理。最后，事業單位還要追加資金的投入，吸引優秀檔案管理方面的人才到單位工作，優化本單位人才的構架，切實提升電子檔案管理的能力。

2.建立電子檔案安全保障體系。

事業單位在進行電子檔案管理的時候，檔案安全的保障是工作的重點。通常事業單位比較重視先進信息技術以及工作效率和管理能力的不斷提高，而且也要明白相關技術的使用能夠保證電子檔案是安全的。所以，信息技術的有效利用，還應該有效建立電子檔案安全保障體系，進而達到科學有效的目的。

在電子檔案安全保障體系的有效建立中，硬件設施體系和軟件設施體系是非常重要的內容。首先，硬件方面要嚴格監控服務器使用和機房的環境，安排專業技術人員對老化設備及線路及時進行更換，并對電子檔案保管的環境進行有效的改革。其次，使用有關的手段，維護并保養硬件的設備，尤其是要管理和維護好防磁的設備。再次，軟件方面需要有效建立事業單位文檔中心和用戶的訪問平臺，達到統一化管理電子檔案，規范查閱電子檔案的目的。另外，還要針對電子檔案管理的有關程序做安全性的檢查工作，并讓專業的技術人員按時掃描計算機，盡早知道計算機中有無安全漏洞和是否感染病毒，發現問題要及時處理，進而保證計算機是安全的。最后，檔案安全保障體系的有效建立，還需要在經費投入上進行合理化增加，進一步讓保障工作中的人力和物力能夠充足。

3.大數據檔案管理模式。

大數據時代的檔案管理，各級檔案管理部門應該對檔案數據信息的資源進行聯網，促使資源能夠得到整體的共享。為了更好的發揮大數據的作用，可以在檢索服務上構建以省為單位的檔案數據信息資源。利用對數據庫的有效檢索，為各級機構提供所需要的服務，全面提高了實際檢索的效率。除此之外，檢索中心的落成，不僅節省了大量的人力資源，物力資源和財務資源，還有效避免了檔案數據信息資源的重復性建構。作為各級檔案管理部門，使用大數據庫這樣的檢索中心，可以實現審批，借閱和利用檔案資源的目的，進而還可以依據標準化的需要給檔案數據信息資源做歸檔。

檔案管理的安全性在大數據時代必須引起高度重視。大數據時代的檔案管理工作，一定要全面發揮平臺優點，在操作上構建有利于檔案管理人員和檔案信息雙重服務的使用平臺。具體應該從三個方面去進行。首先，完善檔案管理單位的信息化水平，讓有檔案管理需求的單位都能有大數據的操作平臺。其次，把檔案管理的有關業務和大數據的平臺進行整理，進而對檔案管理工作的流程進行優化。最后，重視檔案信息資源的安全，對檔案管理部門的內部制度做好嚴格的控制，從而確保檔案管理部門的安全。

三、結束語

綜上，隨著事業單位各項管理工作有效開展，為了不斷提高事業單位電子檔案管理質量，應該重視優化事業單位檔案管理工作，積極制定更加高效的電子檔案管理方案，以更好地為檔案工作提供有效的技術支持。希望結合以上實踐研究，希望能夠為相關工作開展提供有效助力。