5W2H工作法在招標(biāo)采購立項調(diào)研中的應(yīng)用

文| 牛玉鵬

引言

5W2H工作法在招標(biāo)采購立項調(diào)研中的應(yīng)用

依據(jù)國家法律法規(guī)政策及按照公司制度，項目在列入招標(biāo)計劃前，應(yīng)通過必要的方式進(jìn)行市場調(diào)研、確定潛在投標(biāo)人、并制定出合理的估算價，立項調(diào)研作為招標(biāo)前提的重要組成部分，要對項目可行性、估算價等因素做出分析，應(yīng)盡量明確調(diào)研時間、地點、內(nèi)容、過程等內(nèi)容，并提供市場調(diào)研證明材料。

立項調(diào)研概述

1.概念。立項調(diào)研是招標(biāo)采購的必備環(huán)節(jié)，是在項目列入招標(biāo)計劃前，先由相關(guān)部門組成調(diào)研小組，進(jìn)行市場調(diào)研、數(shù)據(jù)分析、價格測算，做為項目確立的實質(zhì)性依據(jù)，是招標(biāo)采購工作的第一步，更是招標(biāo)采購工作進(jìn)行的前提。

2.種類。就目前采用的類別來講，針對不同的采購內(nèi)容，立項調(diào)研主要包括電話了解、資料分析、同行咨詢、現(xiàn)場查看。如一些參數(shù)準(zhǔn)確的貨物類，可以通過電話向商家直接咨詢；對于大型的工程項目，除造價預(yù)算外，可以結(jié)合以往的資料進(jìn)行分析。

招標(biāo)采購立項調(diào)研存在的問題

在實際操作中，各部門提報的立項調(diào)研資料除文字簡單、缺少數(shù)據(jù)等不足外，還普遍存在缺乏思路、要素不清、描述混亂等問題。

（1）項目劃分不規(guī)范。通常會出現(xiàn)對某個項目的具體范圍和采購需求或者技術(shù)要求沒有規(guī)范劃分，導(dǎo)致調(diào)研工作開展不力或成效不大的現(xiàn)象。（2）立項緣由不科學(xué)。經(jīng)常用“按照上級要求”、“根據(jù)公司需要”等詞語簡單說明，就事項的真正立項緣由如必要性、制度依據(jù)等內(nèi)容沒有一個“為什么要做這事”的詳細(xì)闡述，缺乏科學(xué)斷定。（3）過程介紹不清晰。一般用“經(jīng)調(diào)研”、“經(jīng)了解”等字眼一筆帶過，具體的如何調(diào)研、去哪了解沒有介紹清楚，無法讓決策人通過調(diào)研過程來就項目的可行性做出合理的決策。（4）主體參與不全面。如果調(diào)研人員的主體不清晰，就會產(chǎn)生“人為操作”的風(fēng)險，從實際來看，往往僅有使用部門、專業(yè)部門人員參與，沒有價格部門、采購部門、督查部門人員的參與。（5）采購方式不明確。采購方式是確保采購流程依法合規(guī)的前提，很多時候在調(diào)研報告中缺乏或沒有對采購方式的建議，從而不利于采購方式的選擇和確定。（6）估算價格不準(zhǔn)確。價格是關(guān)乎采購活動成敗的關(guān)鍵，是立項調(diào)研的目的和基礎(chǔ)。在工作中普遍存在價格簡單提及、測算沒有參考等現(xiàn)象，影響了采購活動的預(yù)期效果。

5W2H工作法自身包含的人（Who）、時間（When）、地點（Where）、什么(What)、原因(Why)、方式（How）、費用（How much）等7項元素，很好的與立項調(diào)研報告所需的組成要素相關(guān)聯(lián)，將該工作法應(yīng)用到招標(biāo)采購立項調(diào)研報告的寫作中去，對提高立項調(diào)研報告的準(zhǔn)確定和有效性、解決立項調(diào)研報告的各種問題具有顯著作用。

（1）用“什么”的W元素，解決項目劃分不規(guī)范的問題。依據(jù)國家法律法規(guī)及上級制度要求，將采購劃分為工程、貨物、服務(wù)三類，拿涵蓋內(nèi)容最多的服務(wù)類舉例，下分技術(shù)、維修、運輸、人力資源等子類別，應(yīng)盡量做到有所對比，細(xì)分工作量、技術(shù)要求及參數(shù)、服務(wù)要求等，為開展調(diào)研工作提供參照。（2）用“原因”的W元素，解決立項緣由不科學(xué)的問題。通過對原因的解釋，掌握項目立項的必要性，本著節(jié)約費用、減少支出、降低成本的立場上，應(yīng)從安全生產(chǎn)和民生民意這兩個方面來闡釋緣由，提高項目立項的科學(xué)性。（3）用“時間”、“地點”的W元素，解決過程介紹不清晰的問題。調(diào)研過程必須要明確時間及地點，由時間附帶地點。調(diào)研時間是調(diào)研事項所屬的時期或時點，即所反映的社會經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象客觀存在的時間，分為時期及時點兩種情況：如果為時期，就要明確調(diào)研從何年何月何日起到何年何月何日止的資料，如檔案資料；如果是時點，就要明確規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)查時點，如市場波動較大的鋼材等。（4）用“人”的W元素，解決主體參與不全面的問題。人是最能表達(dá)調(diào)研報告符合要求及顯示公正的元素，結(jié)合以往經(jīng)驗及實際需求，應(yīng)由使用部門、技術(shù)部門、經(jīng)營部門、招標(biāo)部門組成調(diào)研小組，使用部門提供項目參數(shù)，技術(shù)部門指導(dǎo)項目標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)營部門主控價格，招標(biāo)部門負(fù)責(zé)規(guī)范，實現(xiàn)項目用戶、項目管理、經(jīng)濟(jì)運行、采購承辦的“四位一體”相統(tǒng)一。（5）用“方式”的H元素，解決采購方式不明確的問題。目前普遍采用的采購方式分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購，招標(biāo)采購又包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)；非招標(biāo)采購又包括談判采購、詢比采購、直接采購等常用的方式。

如國家法律規(guī)定的必須招標(biāo)的工程項目應(yīng)當(dāng)依法履行招標(biāo)程序；非必須招標(biāo)的，可按照企業(yè)規(guī)定履行非招標(biāo)手續(xù)，像采購需求明確、競爭充分可采取詢比采購。（6）用“費用”的H元素，解決估算價格不準(zhǔn)確的問題。估算價格部分包括估算額及經(jīng)濟(jì)效果分析。對于估算額的確定，要有明確的測算依據(jù)或計算過程，確保最后的成交額不超過估算額的±5%為估算準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)濟(jì)效果分析要首先關(guān)注投入與產(chǎn)出的差額，可用社會效益分析代替。