企業(yè)財務共享服務中心質(zhì)量管理探究

文| 曹 健

企業(yè)財務共享服務中心質(zhì)量管理體系的構(gòu)成及職能

企業(yè)財務共享服務中心的會計核算質(zhì)量管理體系是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營特點以及主要業(yè)務特征進行綜合分析，按照普遍覆蓋與重點監(jiān)控相結(jié)合的原則，在財務共享服務中心系統(tǒng)平臺中植入集質(zhì)量任務管理、質(zhì)量單據(jù)管理、質(zhì)量單據(jù)跟蹤、質(zhì)量單據(jù)整改、質(zhì)檢明細查詢、質(zhì)量報告為一體的質(zhì)量管理模塊，對會計核算、運營維護、影像稽核、資金支付進行有針對性的重點監(jiān)控，構(gòu)建一套完善科學的交叉性財務工作稽核體系。利用這套質(zhì)量管理體系將會計審核環(huán)節(jié)的檢查與企業(yè)內(nèi)部的檢查、聯(lián)查、互查等環(huán)節(jié)有機結(jié)合起來，并對數(shù)據(jù)運營維護，影像稽核、以及資金支付存在的問題實行投訴與登記式質(zhì)量管理，保障會計核算結(jié)果的準確性和全面性，使各職能崗位的相關工作達到質(zhì)量管控目標，對于財務共享服務中心服務質(zhì)量的提高也起到至關重要的作用。

企業(yè)財務共享服務中心質(zhì)量管理的重要意義

1.有效提高會計核算質(zhì)量。企業(yè)財務共享服務中心能夠?qū)崿F(xiàn)對整個企業(yè)會計核算數(shù)據(jù)的收集整理，整個企業(yè)的會計賬務處理都在財務共享服務中心完成，運用質(zhì)量管理手段，采用抽樣檢查、工序檢查、內(nèi)部互查、登記反饋、影像稽核等質(zhì)量檢測方法對每月審核的單據(jù)進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時下達，業(yè)務人員確認無異后溝通整改，作為質(zhì)量單據(jù)按錯誤等級進行處罰，這種方式對于業(yè)務人員起到警示作用，質(zhì)量檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題匯總登記，下發(fā)至共享全體員工學習，避免質(zhì)量問題重復發(fā)生，有利于財務共享服務中心會計核算質(zhì)量的提升。

2.有利于統(tǒng)一單據(jù)審核標準。健全完善的質(zhì)量管理體系能夠規(guī)范企業(yè)財務共享服務中心會計核算標準，財務共享服務中心依據(jù)FSSC 業(yè)務指導書的要求及質(zhì)量檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，將財務核算信息按照統(tǒng)一標準進行管理，員工按照統(tǒng)一標準報銷費用，財務共享服務中心業(yè)務人員也按照統(tǒng)一標準核算。單據(jù)審核標準統(tǒng)一，能有效避免多重標準給審核工作造成的困擾，不但可以提升會計核算的工作效率，還能夠減少其他部門員工對企業(yè)財務共享服務中心產(chǎn)生的不滿情緒。避免單據(jù)審核不統(tǒng)一給財務共享服務中心帶來負面影響。

3.有利于提升財務共享服務中心的服務質(zhì)量。企業(yè)財務共享服務中心可以根據(jù)質(zhì)量管理目標要求利用互聯(lián)網(wǎng)技術為企業(yè)其他業(yè)務部門及各個子分公司提供高效率、低成本、標準化的財務共享服務，質(zhì)量檢測過程中被確認的質(zhì)量單據(jù)，整改人會及時與提單人溝通，告知提單人錯誤原因并要求予以整改，保持溝通過程態(tài)度良好，使其錯誤得以更正，既提高了會計核算質(zhì)量，又統(tǒng)一財務共享服務中心單據(jù)審核標準，降低了退單率，與其他部門及子公司員工的矛盾和沖突減少，在財務共享服務中心服務滿意度調(diào)查時，財務共享服務中心的服務質(zhì)量得以提升，就能更好的為企業(yè)各子分公司提供共享服務，為企業(yè)創(chuàng)造更大價值。

企業(yè)財務共享服務中心質(zhì)量管理中遇到的問題

1.財務共享服務中心內(nèi)部機構(gòu)設置不健全。企業(yè)財務共享服務中心是獨立進行管理的集成平臺，財務共享服務中心的質(zhì)量管理工作往往與運營管理工作合并在一起由運營管理部門負責，由一人或是幾名管理人員兼職從事質(zhì)量管理工作，兼職作業(yè)勢必減少抽樣審核、專項質(zhì)檢的單據(jù)數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問題的機率就會變小，沒有獨立的質(zhì)量管理部門，責任劃分不清，質(zhì)量管理部門無法充分發(fā)揮應有的監(jiān)督職能。

2.會計核算不規(guī)范出現(xiàn)質(zhì)量問題。財務共享服務中心對票據(jù)進行集中處理，主要工作內(nèi)容包括票據(jù)審核、制度規(guī)范的控制以及賬務合規(guī)性處理。由于工作量較大，票據(jù)審核較多，報銷種類多種多樣，共享中心業(yè)務人員在審核復核單據(jù)時會出現(xiàn)票據(jù)不合規(guī)：如單據(jù)與實務不相符，缺少必要附件（發(fā)票、結(jié)算單、工資表等）；發(fā)票稅目與稅率不匹配；地稅發(fā)票入賬；發(fā)票備注信息未填寫等票據(jù)不合規(guī)問題；出現(xiàn)違反企業(yè)制度規(guī)定：如違反差旅費文件規(guī)定，超標準報銷車票或住宿費發(fā)票，違反SSC 制定的審核細則要點，單據(jù)類型錯誤等質(zhì)量問題；出現(xiàn)賬務處理錯誤：如影像金額與表單金額不一致、未預覽憑證導致會計科目使用錯誤，支付方式填寫錯誤，業(yè)務大類與實際業(yè)務不匹配等問題，這些問題直接影響會計核算的質(zhì)量水平。

3.資金支付、運營數(shù)據(jù)維護、影像稽核出現(xiàn)質(zhì)量問題。企業(yè)財務共享服務中心質(zhì)量管理工作還涉及到資金結(jié)算部門、運營管理部門、票據(jù)檔案部門的工作內(nèi)容，在質(zhì)量管理過程中，這些部門也會出現(xiàn)不同類型的質(zhì)量問題，資金結(jié)算部門會出現(xiàn)由于個人原因造成的單據(jù)多付、賬戶付錯、跨月漏付等情況。運營管理部門會出現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)或權(quán)限維護錯誤、漏填，維護信息超時等問題。票據(jù)檔案部門出現(xiàn)請示報告單未登記歸檔、補掃單據(jù)稽核結(jié)果錯誤等問題。這些問題通常是由提單部門發(fā)現(xiàn)問題反饋給質(zhì)量管理部門登記為質(zhì)量單據(jù)。

4.財務共享服務中心質(zhì)量管理面臨的風險。首先，財務共享服務中心成立以后，所有工作人員集中在一個地點辦公，遠離其他業(yè)務部門，采用遠程方式處理其他部門及子分公司的單據(jù)，對于業(yè)務的真實性無法準確判斷。其次，財務共享服務中心大部分人員從事簡單、重復且強度較高的工作，使其對前端的財務知識脫節(jié)，一部分人員考慮今后擇業(yè)，就會選擇辭職，招聘新人入職后，雖然也會對其進行短期培訓，但對于業(yè)務的熟練程度遠遠不及其他在崗人員，對財務核算準確性和一致性產(chǎn)生一定的影響。最后，財務共享服務中心是在大數(shù)據(jù)背景下的信息化高端產(chǎn)物，如果某一端口數(shù)據(jù)設計出現(xiàn)錯誤，造成系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不匹配，直接導致后端數(shù)據(jù)連帶錯誤，使得系統(tǒng)質(zhì)量管理模塊無法正常使用，抽取單據(jù)信息統(tǒng)計錯誤，直接影響財務共享服務中心的整體差錯率評估和質(zhì)量管理報告數(shù)據(jù)。

企業(yè)財務共享服務中心質(zhì)量管理完善的具體對策

1.改進內(nèi)部機構(gòu)的設置，完善質(zhì)量管理職能。財務共享服務中心內(nèi)部應設置獨立的質(zhì)量管理部門，有專職質(zhì)量管理負責人及質(zhì)量管理人員，根據(jù)企業(yè)實際情況，制定出符合企業(yè)要求的質(zhì)量管理制度，按照質(zhì)量管理辦法執(zhí)行，進行工序檢測即下一工序?qū)ι弦还ば虻臋z查和監(jiān)督，以及分析檢測即通過數(shù)據(jù)的邏輯性判斷檢查質(zhì)量、工序問題，并通過抽樣、專項檢查、專項統(tǒng)計、專項分析、流程梳理等方法，定期專項對工序、質(zhì)量等指標進行邏輯性、合理性、實操性、規(guī)范性等方面的檢測、檢查、核對，通過檢測、檢查、核對糾正偏差，完善質(zhì)量體系和工序，查找偏差的原因，以保證集中核算工作的質(zhì)量和時效。另外運營管理部門要對進行后臺調(diào)整的質(zhì)量問題單據(jù)進行登記，票據(jù)檔案部門對稽核過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題單據(jù)進行登記，資金結(jié)算部門對錯誤支付單據(jù)進行登記，各部門按月上報質(zhì)量管理部門由質(zhì)量管理員匯總后與抽樣檢查發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題一同下發(fā)給財務共享服務中心其他部門，其他部門確認無誤后，按時出具質(zhì)量評價表及質(zhì)量管理報告，對財務共服務中心完成各項財務工作起到監(jiān)督指導作用。

2.優(yōu)化人力資源管理模式，提升財務共享服務中心質(zhì)量管理水平。企業(yè)財務共享服務中心的質(zhì)量管理水平的高低直接受到會計核算人員綜合素質(zhì)的影響，企業(yè)應該大力招收高水平、專業(yè)技術扎實的會計核算人才，加強對會計核算工作人員的業(yè)務標準化培訓，質(zhì)量管理部門負責人應根據(jù)質(zhì)檢過程發(fā)現(xiàn)的問題向培訓部門提報業(yè)務標準化培訓需求，有針對性的組織培訓，提升現(xiàn)有的會計核算人員的整體素質(zhì)，加強現(xiàn)有人力資源的轉(zhuǎn)向和培養(yǎng)，同時提升財務共享服務中心各業(yè)務部門的標準化操作水平，促進企業(yè)財務共享中心會計核算質(zhì)量管理體系的進一步完善。

3.質(zhì)量管理與績效考評相結(jié)合。質(zhì)量檢查過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的數(shù)量按照等級標準折合成相應金額，在員工的績效獎金中扣除。質(zhì)量檢查結(jié)果按月報送運營管理部門，在匯總當月單量的同時將質(zhì)量單據(jù)匯總附后，作為績效考核的指標之一。同時建議，財務共享服務中心的業(yè)務人員提出的質(zhì)量改進意見被采納的，應當給予業(yè)務人員相應的獎勵，主管、部門負責人一同授獎；每月對各部門進行質(zhì)量評比，質(zhì)量單據(jù)最少的部門、個人予以獎勵。質(zhì)量管理與績效考評相結(jié)合，獎罰有度，激勵共享員工。

4.優(yōu)化質(zhì)量管理風險管控措施。首先，財務共享服務中心的業(yè)務人員應嚴格按照相關的法律法規(guī)、SSC 制度審核細則和要點審核、復核單據(jù)，以已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題為戒，為財務共享服務中心質(zhì)量管理把好第一道關。其次，財務共享服務中心各部門內(nèi)部自行檢查，對已經(jīng)完成工作就其可能存在的問題進行部門內(nèi)稽核，查缺補漏。再次，財務共享服務中心各部門之間互查，從各部門抽選出業(yè)務能力相對較強的優(yōu)秀人員組建質(zhì)量檢查小組，按月抽取其他部門的單據(jù)進行質(zhì)量檢測，從不同角度發(fā)現(xiàn)各部門存在的問題，并分析問題原因進行整改規(guī)范。最后，加強系統(tǒng)維護及數(shù)據(jù)加密，防止因系統(tǒng)漏洞原因?qū)е碌馁|(zhì)量管理模塊無法正常使用，影響財務共享服務中心的質(zhì)量管理工作正常進行。

結(jié)語

綜上所述，本文主要從企業(yè)財務共享中心質(zhì)量管理體系的構(gòu)成、質(zhì)量管理的重要意義、質(zhì)量管理遇到的問題以及質(zhì)量管理完善的對策這四個方面進行具體闡述，發(fā)現(xiàn)共享中心在內(nèi)部機構(gòu)設置、會計核算、質(zhì)量管理風險等方存在的不足，并采取有效對策，以此來提升企業(yè)財務共享中心整體質(zhì)量管理水平。