企業數字檔案室建設過程與思考

羅富敬

一、數字檔案室建設背景與意義

1.企業概況及信息化發展情況。廣東省水利電力勘測設計研究院（以下簡稱我院）成立于1956 年，擁有工程勘察（綜合類）、工程設計（水利、水利發電、建筑）、工程咨詢、環評、水保等15 項甲級資質和工程設計（風力發電、送電、變電、道路、給水、排水）、環境、測繪等8 項乙級資質，可承接相應級別的工程。我院積累了豐富的經驗和突出的業績，在業界獨樹一幟。我院檔案由檔案管理中心集中統一管理，專職檔案人員11 人，都是信息技術技能人員，重視信息化建設工作，起步早，一直處于省內領先水平，獲得“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”，順應“互聯網+”“大數據”等新形勢要求，建設數字檔案室。

2. 建設背景。隨著知識經濟時代社會信息化的實現，檔案載體將由傳統的“白紙黑字”轉變成“電子數字”，未來檔案的收集、存儲、管理和利用等工作都將發生本質的改變，從企業內部講，數字檔案室必將成為智慧企業持續健康發展的有力支撐，是促進檔案工作轉型升級的重要舉措[1]；從企業外部來講企業數字檔案室建設已成為全球信息化背景下檔案管理工作發展趨勢[2]。2017 年9 月1 日，國家檔案局印發了《企業數字檔案館（室）建設指南》，為企業建設數字檔案館（室）提供了理論和技術支持。2018 年4 月27 日，廣東省檔案局轉發《國家檔案局辦公室關于確定企業數字檔案館（室）建設試點單位的通知》（粵檔辦〔2018〕48 號），將我院列為全國35 家企業數字檔案館（室）試點單位之一。

3.企業數字檔案室建設意義。數字檔案室建設有利于實現檔案工作精細化管理；有利于變被動服務為主動服務；有利于實現檔案業務信息互訪和流程協作；有利于實現收集、整理工作自動化、簡單化；有利于檔案的安全，防止流失；有利于打破時空概念，利用時效加快；有利于有效保護檔案原件，減少實體檔案調閱次數；有利于有效降低人力、紙張、耗材及庫房成本。

二、企業數字檔案室建設過程與實例分析

1.領導重視,統籌規劃,經費保障。我院主要領導對企業數字檔案室試點建設工作高度重視，多次召開專題會議和院務會議就如何做好試點建設工作進行討論，將數字檔案室建設作為一項系統工程進行規劃設計, 該試點工作被納入我院2019 年重點工作任務和我院“十三五”規劃中。2018 年8 月30 日，我院成立企業數字檔案室建設試點領導小組，院長擔任領導小組組長，檔案部門、信息化部門和保密部門等相關領導和工作人員參加，并明確各自職責。一年多來，為順利完成試點任務，提高檔案信息化建設和發展水平，我院技術質量部（含檔案管理中心）牽頭，會同相關部門按照《企業數字檔案館（室）建設指南》要求，以數字檔案管理系統建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，按照試點申請書的預期工作目標、工作計劃、工作內容穩步推進試點工作。

經費全部由我院每年檔案專項經費支出，2018 年12 月，“企業數字檔案室建設研究”科研項目順利通過我院立項，為數字檔案室試點建設工作提供了強有力的經費保障。2019 年7 月，“面向勘測設計人員需求的數字檔案資源建設與服務研究”（項目編號：YDK-243-20190）通過廣東省檔案局立項，獲得相關領域專家的悉心指導，為本項目的順利實施奠定基礎。

2.建立健全各項標準規范，完善設施設備。我院參照國家及行業標準，結合實際情況，研究制定數字化檔案室建設實施方案,研究解決數字檔案室建設過程中的重大問題。分步實施，以需求為導向，建立健全適合我院檔案標準化工作協調機制，修改各項規章制度，健全管理體系，修改《圖紙和報告出版流程》，完成《數字檔案系統利用權限分配方案》《電子文件歸檔與管理制度》《電子檔案檢測制度》《項目類電子檔案元數據方案》《文書類電子文件元數據方案》《錄音錄像類、特殊載體類、會計類電子文件元數據方案》《工程項目檔案歸檔范圍》《文書檔案歸檔范圍》等規章制度,形成了本企業基于數字檔案室的電子檔案收、管、存、用等方面的標準規范體系。

升級完善數字檔案室建設所需的硬件設施設備，配備視頻監控系統、密集架、防磁柜、防火防盜自動報警系統，完成了機房及網絡建設，如dwg 文件的在線瀏覽和pdf 轉換（集成工作）、斷點續傳、四性檢測等，配置檔案專用服務器、在線存儲設備、計算機、大圖幅掃描儀和A4 平板掃描儀、刻錄機、移動存儲介質、正版操作系統、基礎軟件等，滿足檔案系統數據庫安全高效運行及在線存儲要求。

3.加強培訓力度，為建設提供有力保障。為強化試點工作小組成員的業務素質和技能，促進試點工作順利進行，我院選派小組成員參加各類主題培訓，如《企業數字檔案館（室）建設指南》宣貫培訓班、《建設項目檔案》專題培訓班、檔案人員綜合業務知識專題培訓班等等。為方便工作開展，在我院TeamCQ 內部通訊軟件建立“數字檔案室建設”項目群，有關企業數字檔案館（室）建設的政策法規、上級文件、工作成果等都上傳至云盤。數字檔案系統建設供應商選定后，雙方參與人員在QQ 上建立了“廣東水電設計院數字檔案室項目”工作群，方便項目參與人員溝通。

4.項目實施過程控制，確保每一個節點扎根落地。（1）完成試點方案的制定。針對我院數字檔案室建設現狀和行業特點，先后到廣東省國土廳、省交通廳、中山市檔案局、天津軌道交通集團有限公司調研學習，借鑒先進做法以探索我院數字檔案室建設思路，完成調研報告編寫，在此基礎上形成了我院《企業數字檔案室創建方案》并經2018 年7 月9 日院務會議討論通過。為使數字檔案室創建工作不偏離方向，我院嚴格按照《企業數字檔案館（室）建設指南》要求開展試點建設工作，并定期向國家檔案局、省檔案局領導匯報工作進展，聽取有關專家對我院數字檔案室試點工作提出的建議和要求。2019 年1 月24 日，我院邀請了國家檔案局、中山大學資訊管理學院、廣東省檔案局、廣東省國土資源檔案館以及廣東省交通檔案信息中心的有關專家對我院《企業數字檔案室建設招標采購項目需求（評審稿）》進行評審，為我院順利開展數字檔案系統招標工作打下基礎。（2）完成數字檔案系統招標和合同的簽訂。（3）數字檔案系統的實施，2019 年3 月22 日，承包方正式進場開展工作。結合我院各部門工作職能和業務實際，試點小組和系統承包商一道，開展全院范圍的系統需求征集意見，著重梳理相關部門檔案業務需求，試點工作小組又與系統承包商項目組對系統需求和樣式設計進行逐一梳理、細化、明確。最終形成涵蓋數字檔案系統四級功能需求的《項目需求說明書》，以條目形式逐項細化分類，包括數字檔案系統需求213 項。本次試點建設首先完成OA 系統、CDMS 文檔協同系統和TeamCQ 即時通訊系統的在線歸檔。2019 年8 月中旬，項目雙方討論了數字檔案管理系統組織架構與我院組織架構的對接方案及文檔協同系統與檔案管理系統的對接方案，完成數字檔案系統管理平臺和利用平臺的前端設計、多次討論修改并進行了系統上線。（4）完成檔案數字化掃描工作，電子文件歸檔穩步實施。對存量檔案進行數字化是數字檔案室建設的第一步[2]38，我院2011 年起開始進行傳統檔案數字化工作，分期、分批完成了我院1956 年建院到2017 年底全部檔案的整理、掃描和檢查、驗收等數字化工作，包括229 萬頁文字、34 萬張圖紙、4471 張照片和磁帶及22 盒錄像帶。存量檔案數字化的同時，相應的目錄也已實現電子化，現我院檔案系統中電子目錄33 萬條，室藏檔案100%建立了電子目錄。目前，所有紙質檔案數字化成果均已上傳新系統并上線，后進行了數據遷移。此外，我院還引進了CDMS 文檔協同系統，從立項開始所有文件和資料均通過這個系統產生、流轉、簽名、歸檔，增量電子文件通過內置接口直接接入到數字檔案系統中。（5）數字檔案系統功能設計。按照《企業數字檔案館（室）建設指南》的要求，基于各類數據庫支撐，將系統按照功能邏輯結構分為四個層次:支撐層、應用層、用戶層、展示層。管理平臺是基礎應用支撐平臺，可實現電子檔案的收集、整理、保管、統計、銷毀、系統管理功能。利用平臺是前端展示頁面，主要負責利用功能的實現。目前已定義好與組織架構對接、文檔協同系統對接方式及完成OA 的歸檔范圍。管理和利用平臺設計已完成，且在以后的工作中進一步開發。

三、實踐中產生的問題與思考

由于設計成果在線歸檔工作需要，CDMS 文檔協同系統推廣力度還不夠大；與其他試點單位互動少。基于這些問題，我們從建設、使用、管理中不斷總結經驗，逐步形成建設與應用的一套理論[3]，真正意識到：只有做到領導重視、組織保障是前提；統籌規劃是根本；經費與人才保障是基礎；制訂規范和標準是關鍵，才能實現檔案接收電子化、檔案存儲數字化、檔案管理自動化、檔案服務網絡化、安全保障多元化的檔案信息資源管理新格局，成為標準規范、技術領先、管理一流、模式先進的數字檔案室，提高我院綜合競爭力。

綜上所述，企業要想在競爭中生存、發展，就應立足自身，不斷求新求變，加快推進檔案信息化建設。建設符合國家、社會和企業信息化發展要求的企業數字檔案室，才有利于整合企業信息資源，增強檔案信息管理與服務能力，提高企業管理水平。