企業智能化檔案管理理念及體系構建

彭嘉祥

智能化是所有企業開展檔案工作的必由之路。經過幾十年的發展，我國檔案智能化管理理念不斷成熟，建成了一些具有代表性的智能檔案管理系統，指導了智能檔案管理實踐。然而與行政事業單位檔案管理有所差異，企業檔案因其專業要求高、規模大、類型多等特點，面臨著更為復雜的智能化檔案資源管理問題。目前，許多企業已投入大量資金建設一個技術層面的智能化檔案信息平臺，積累了大量的檔案數據資源。但是，當前“兩化融合”的政策要求和“大智移云”的技術背景以及智能制造產業發展趨勢，對智能化檔案管理提出了更高的要求，同時也為企業檔案智能化管理模式提供了良好發展機遇，檔案數據信息智能化發展是信息化時代企業管理的必由之路[1]。目前，企業業務系統更多的是數據驅動和模型驅動，形成的檔案越來越多地以數據密集型產品的形式出現。檔案資源細化也要求檔案部門提供更加智能化的管理服務。本文正是基于信息化、智能化、智能制造等發展背景，對新時代企業智能化檔案管理理念的轉變進行梳理，提出企業智能化檔案管理體系和管理對策，從而指導新時期企業檔案資源管理的有序發展。

一、企業智能化檔案管理理念轉變

1.管理對象由實質載體向虛擬信息轉變。在紙質化的傳統檔案管理時代，主要是加強對檔案的分類整理和儲存，然后用人工的方式進行處理的主要管理模式。紙質檔案管理時代是以實質載體為主要特征，主要的儲存介質是紙質資源。然而，進入智能化檔案管理時代，智能化檔案管理不再是實體管理，而是虛擬信息管理[2]。近年來，傳統的基于信息文檔特征的文件管理方式是基于文件載體的物理連接，而基于互聯網作為通信通道的檔案管理是基于文件信息內容的邏輯連接。這意味著智能化時代，企業智能化檔案管理出現了由傳統物理載體管理向邏輯信息管理的轉變，智能化檔案管理更重視對數據信息的挖掘和整理。企業對實物載體檔案進行數字化、掃描、編目，提升檔案管理效率和服務水平。比如，中國一重集團有限公司在檔案數據方面下了很大功夫，通過底圖全部數字化管理實現了企業檔案電子化管理。

2.管理方式由手工操作向數字智能轉變。首先，企業檔案管理方式正逐步從傳統的手工柜式管理向現代智能化管理方式轉變。傳統企業檔案管理資源主要是企業的產品成果、圖紙、照片信息等。這種管理方式主要利用架子、書柜等形式存儲，體現為手工操作管理方式；智能檔案模式下，企業形成的檔案大多以虛擬數字的形式存在，而檔案主要以計算機等電子設備的形式存在[3]。其次，隨著電子政務的發展，企業專用載體檔案呈現多樣性和豐富化，電子載體的產生和發展數量規模極大，傳統的人工操作難以滿足海量檔案資源管理需要，并且海量的數字資源管理也必須通過電子設備來完成。最后，在智能化檔案管理模式下，企業利用電子網絡技術實現遠程、多維的檔案管理，促進企業檔案資源網絡服務成為可能。大多數企業通過建立企業網、商務網、數字檔案館等，加強企業檔案信息服務形式的整合與協調，提供信息資源共享服務。

3.操作理念由注重手工向注重技術轉變。在信息化檔案管理時代，電子檔案的管理模式正在改變著傳統的手工管理操作理念，形成了一種管理新模式——數字化管理手段。傳統檔案管理主要依賴于人工，效率低，容易出現誤差。而數字化管理手段注重技術，在技術的支撐下實現了企業檔案資源的信息化、智能化和技術化發展，是企業檔案管理發展的必然趨勢。企業檔案管理者也開始感受到無法觸摸的數字檔案信息的力量，感受到特殊的信息編碼的形式憑借手工操作難以完成識別，只有依賴智能化設備的工作，這是一種企業檔案管理思維和習慣的改變。

二、企業智能化檔案管理體系構建

1.檔案館智能分析系統。智能化企業檔案管理改變了人機交互方式，將用戶主動查詢信息資源的方式轉變為檔案館主動提供信息資源服務，提高檔案服務的靈活性、準確性和便利性，實現了智能化服務和檔案管理的業務管理模式。智能檔案管理模式下，以服務為主要改進方向，通過數據資源整理、挖掘、協同、共享等，構建了信息化服務平臺和智能分析系統[4]。智能檔案館具有智能通信感知、智能資源管理、智能管理設施、智能服務利用等特點。

與傳統的數字檔案相比，智能檔案的核心功能包括三個方面：一是完善檔案的日常管理，包括檔案的收集、智能整理以及實物檔案的管理；二是有效開發利用檔案資源，提供常規的利用方法，包括一般檢索和特殊檢索，實現了智能數據挖掘、智能信息分類、主動推送等服務；三是深化了企業數字檔案資源的挖掘和開發，形成了各類企業財務發展數據支撐資源、企業成果報告資源、企業業務知識數據庫、客戶資源管理數據庫等，為現代企業生產、經營、管理等提供了有效的信息數據支撐。

2.檔案智能化信息服務的環境。在建設企業智能檔案館的過程中，檔案館智能分析系統以大數據、物聯網、互聯網、智能分析技術等為支撐，為企業檔案智能信息服務實現提供技術支撐，這也是基本的物理技術環境。當前，一些專家提出的“大檔案觀”和“大智能觀”逐漸成為現實。在這種智能技術和應用的支持下，智能化信息服務通過為用戶提供智能服務環境，滿足了各類用戶的需求，改變了用戶需求條件。可以說，檔案智能信息服務具有更重要的特點和優勢，如信息技術的支持、供需交叉的靈活性、需求響應的快速性、內容資源的普遍性、服務模式的移動性、決策咨詢服務知識、推送信息的碎片化和需求跟蹤的可持續性等，檔案智能化信息服務環境健全，促進了企業檔案管理的可持續發展。

3.檔案智能化信息服務的拓展。目前，智能醫療、智能教育、智能公共服務、智能城市建設逐漸成熟，檔案館智能信息服務的拓展也成為可能。一方面，隨著新一代智能信息技術的不斷成熟和廣泛應用，智能技術的綜合應用也將在智能檔案館建設中迅速拓展。檔案館的智能信息服務不再局限于服務自動化能力的提高，而是逐步向綜合性、智能化的獨立思考能力方向拓展。另一方面，智能檔案不再局限于單個檔案管理的智能化和服務智能化，而是逐步向區域檔案社會化聯盟和綜合智能化服務方向拓展。

檔案智能信息服務的發展方向主要體現在以下幾個方面。首先，智能檔案館與智能檔案信息服務資源相結合，逐步實現資源共建共享；其次，智能檔案管理機制和系統在更大范圍內趨于優化，逐步實現技術與資源的交叉協調；最后，檔案管理者和檔案信息使用者可以在更大范圍內實現靈活的溝通和互動，逐步實現人才資源共享和參與意識的共同提升。

三、檔案智能化信息服務的路徑

建立和完善檔案智能信息服務系統是未來檔案研究和發展的重要方向。檔案智能化服務的路徑可以從以下三個方面進行探索：一是加強智能檔案服務資源系統設計。構建檔案智能服務應用平臺，實現智能檔案信息的深度挖掘，形成智能檔案信息資源系統。二是加強智能檔案服務一體化設計。目前，一些檔案館提出了智能檔案信息基礎設施、應用系統和信息資源開發利用系統的建設思路。從根本上講，基礎設施系統、應用系統和資源開發系統都是檔案服務一體化設計的重要內容。在此基礎上，加強一體化設計還包括政策、法規、標準和人力資源的一體化。三是加強智能檔案服務跨界一體化設計。在傳統檔案向數字檔案、智能檔案發展的過程中，檔案信息資源的多樣化日益突出。特別是在智能城市發展過程中，檔案信息資源由于技術進步，已經深深地嵌入到智能社會建設的平臺中，融入到各種業務流程、工作流程和管理機制中。因此，加強智能檔案服務跨界集成設計，構建智能跨界集成模式和檔案數據大腦，實現檔案數據的聯動管理，已成為必然趨勢。四是加強智能檔案安全管理系統建設。另外需要注意的是，在企業智能化檔案管理理念不斷深化的今天，構建企業智能化檔案管理體系，將智能技術引入到企業檔案管理過程中，需要考慮到新時代所產生的潛在風險。例如，智能應用過程中所存在的數據泄露及信息安全管理問題，這就需要企業在檔案建設過程中建立有效的用戶信息安全保護體系，增強機器學習對信息授權、信息傳輸的規范和權威性，樹立技術人員和用戶之間合理利用數據資源的觀念，加強道德規范約束，合理科學運用智能數據資源。

最后，需要指出的是，國有企業檔案智能化管理實際上是一個將檔案資源和功能進行集成的過程，在這一建設過程中不僅僅要求對檔案數據資源的良好保存，加強數據之間的研發，增強數據信息的儲存功能；同時還要建立起員工之間的相互交流和學習機制，這也是企業檔案館建立的根本目的。因此，形成企業檔案數據庫開放式的學習環境，為員工提供無障礙的數據檢索和訪問，增強內部學習，是企業智能化檔案管理的重要目標，也是企業進行信息化建設的重要內容，更對企業的生存發展至關重要。總之，實現檔案的智能化管理和信息服務是新時期智能檔案建設的重要方向。檔案管理深入整合各類數據資源，適應智能社會發展覆蓋面廣、多樣化、多渠道的信息服務環境，是新時代智能化發展必然，企業智能化檔案管理模式能夠最大限度地聚集檔案館的資源，滿足檔案館用戶的實際需求。同時，通過檔案的智能化服務，增強用戶對企業數據資源的利用，實現數據資源的價值最大化。