新時期航空檔案“管數據”轉型

丁國勇 于海濤

一、檔案“管數據”概念的提出

當今社會正處于大數據時代，人們越來越重視挖掘“數據”價值，很多企業、機構紛紛開展“數據中心建設”，如阿里巴巴的“城市數據大腦”、威尼斯“時光機”等。在數字時代，數據資源是一種新興戰略資源[1]2。我國“十三五”國家信息化規劃明確推進大數據戰略，建立統一開放的大數據體系，建設“數字中國”。2017 年12 月8 日，習近平在十九屆中央政治局第二次集體學習時強調，要推動大數據技術產業創新發展，構建以數據為關鍵要素的數字經濟，運用大數據提升國家治理現代化水平，運用大數據促進保障和改善民生，切實保障國家數據安全。

隨著大數據、區塊鏈、人工智能等新技術在檔案管理領域的廣泛應用，國內外檔案行業當前理論研究的重心已經聚焦到“數據”上來。2017 年，德國、英國檔案會議的主題是“海量文件、海量數據”。2018 年年初，在全國檔案局館長會議上，李明華局長強調“必須加強檔案工作的創新，實現檔案工作向‘管數據’戰略轉型”。在我國檔案界首次提出檔案“管數據”概念。2018 年5月航空工業檔案館下發了《關于開展航空工業檔案工作“管數據”轉型試點工作的通知》，作為我國第一個行業檔案館組織開啟了全行業檔案工作“管數據”轉型試點工作。

二、航空檔案“管數據”必要性分析

1.從航空企業數據管理現實狀況看，檔案部門必須要介入并開展“管數據”工作。航空企業一般信息系統多，數據管理分散，沒有統一歸檔到檔案部門集中保存。以某航空企業2018 年數據管理現狀調查結果為例，該企業上線運行信息系統近100 個，共有400 多項數據，總數據量約100TB。其中，用于生產制造和技術管理的數據共177 項，列入公司檔案歸檔范圍的僅65項，實際進行歸檔的僅6 項數據?？梢哉f，目前航空企業對數據缺少全生命周期管理，數據價值認識及數據安全管理有待加強。為避免企業研制過程中形成的、有應用價值的這些數據隨著時間湮沒消失，檔案部門必須要認真履行“為黨管檔”和“應收盡收”職責，介入企業型號研制全過程和數據管理全流程，開展數據收集、歸檔，加強數據歸檔保存。

2.從傳統紙質館藏檔案利用方式看，航空檔案管理工作必須要向“管數據”轉型。紙質檔案的管理是基于編號、題名的，無法進行基于紙質檔案內容的檢索。紙質檔案的利用方式無法適應信息條件下服務企業生產經營的要求。只有將航空企業檔案館館藏紙質檔案中蘊含的檔案信息數據通過數據化手段提取出來，以電子文件和電子數據的視角加以管理，才能在信息化條件下充分發揮紙質檔案的作用，才能更好地發揮檔案服務企業科研生產的作用。2018 年1 月，中共中央辦公廳主任丁薛祥在國家檔案局調研時明確指出：“檔案工作姓黨，要從檔案供給側進行創新，在掌握檔案資源的前提下進行檔案的系統、深度、精準開發利用?！币虼碎_展紙質檔案數據化，對檔案工作具有非常重要的現實意義。

3. 從電子檔案管理發展方向上看，檔案工作需向“管數據”轉型。2019 年第十屆“中國電子文件管理論壇”的主題“從數字化到數據化：電子文件管理的縱深發展”表明，電子檔案數據化已是工作常態，對電子檔案進行數據化管理已是必然趨勢。首先，各信息系統的大量電子數據具有檔案屬性，需要歸檔和備份。其次，信息系統的數據要保證“四性”，并要流向可控，這也是檔案部門的工作職責。第三，各類數據進行歸集積累后，通過關聯分析和挖掘可以增值，而業務部門雖然生產數據，但并不承擔數據歸檔整理和維護的職責，這就需要檔案部門介入，進行歸檔，并通過信息技術優化整合檔案資源，把有用的知識和信息從檔案中挖掘出來，為航空工業設計、制造和管理工作提供系統、深度和精準的開發利用服務。

4.從航空產品研制發展趨勢上看，未來檔案工作必將是“管數據”工作模式。隨著數字化設計制造技術在航空產品制造中的廣泛應用，新的航空產品研制設計生產方式發生了深刻變化，航空科研院所進行數字化設計并發給公司三維數據，航空企業也實現了基于三維數據的數字化工藝設計與制造，工裝、設備、刀量具數字化設計制造一體化，全面實現數字化制造生產。新的航空產品設計研制過程中形成、產生、傳遞和管理的航空產品屬性信息由以往的紙質文件方式全部轉變為電子數據，因此未來航空檔案工作的工作對象必將是“電子數據”，檔案工作方式必將是“管數據”工作模式。

5.“為黨管檔，為國守史”的檔案職責決定航空檔案工作必須要“管數據”。航空裝備作為國家的核心軍事工業技術，其研制過程中的數字資源必須集中統一歸檔和安全保管，檔案人必須承擔這一光榮使命。而當前航空企業實際裝備了很多系統，很多有價值的研制數據都分散在各系統中，沒有集中歸檔管理，一定時間后這些裝備研制過程中形成的數據就會淹沒，而這些數據恰恰對新裝備研制具有重要利用價值。所以，航空檔案部門“管數據”轉型迫在眉睫，亟待開展檔案“管數據”工作。

三、航空檔案“管數據”轉型實施路徑分析

航空檔案管數據轉型工作基本原則應該以應用價值為導向，以數據利用為重點，融入核心業務流程，梳理數據管理要點，健全數據管理機制和數據“收、管、存、用”管理體系，實現數據全生命周期管理，推動航空檔案工作向“管數據”全面轉型升級。具體建議如下。

1. 厘清航空檔案數據構成和數據狀態。檔案部門“管數據”首先要對企業的數據知根知底，弄清航空檔案數據管理現狀。因此，航空檔案部門要組織進行摸底調查，掌握公司內部各部門、各單位信息化系統建立與應用情況，梳理公司電子文件和電子數據管理現狀，特別是各業務系統中電子文件和電子數據結構、形成過程和管理情況?？刹捎谜{查問卷方式，設計適合企業的“數據”管理現狀調查問卷，下發問卷并對填寫進行培訓指導，收集、匯總并整理調查問卷，對公司各業務系統電子數據實際管理情況進行歸納和總結，形成公司電子文件和電子數據管理現狀調查分析報告,為開展檔案“管數據”奠定基礎。

2.科學設計檔案“管數據”IT 架構和模型。數據IT架構是數據管理的基礎，檔案“管數據”必須首先設計數據管理信息化架構，要摒棄傳統處理技術應用理念以及IT 架構理念，有效地運用大數據處理技術來提升IT架構的層次感以及合理性[2]113，要結合企業數據管理實際業務架構狀況，明確航空檔案數據管理IT 架構，明確航空檔案數據接收、審查、存檔、保管、存儲、利用等管理環節的管理模型。國家檔案局付華副局長在第十屆“中國電子文件管理論壇”上就電子文件管理提出了“標準先行，試點推進，穩定推進，風險可控”的路線圖?！皹藴氏刃?，試點推進”，同樣適用于檔案“管數據”，數據是更細微的電子文件。

3.健全數據歸檔管理技術，完善數據在線歸檔管控平臺和離線歸檔管控流程。檔案“管數據”重點是要做好數據“收、管、存、用”四方面工作，其中“收”數據是檔案“管數據”的第一環節也是比較關鍵的一項工作。因此，航空檔案部門必須建立并明確數據接收歸檔規范，制定清晰可操作、可執行的數據歸檔要求。一是要建立離線電子數據接收規范，明確離線數據歸檔接收管理流程；對不能和檔案管理系統建立數據接口的信息系統數據，以及數據量特別大導致檔案管理系統無法對其進行有效管理的數據實行離線歸檔方式。具體做法是刻錄光盤直接歸檔保存，檔案管理系統僅實現歸檔數據的目錄管理。對部分雖不能在線歸檔但檔案管理系統能有效管理的數據，開發檔案系統離線歸檔電子數據的導入功能，將離線歸檔電子數據導入檔案管理系統進行管理。二是建立在線數據接收規范，建立完善在線數據接收平臺，拓展在線電子數據接收范圍，通過數據接口實現數據在線接收歸檔和管理。對能和檔案管理系統建立數據接口，并進行在線數據發送的信息系統數據實行在線歸檔方式。具體做法是將檔案管理系統與各業務系統在線接口集成，實現電子文件和電子數據在線歸檔。三是提升紙質檔案數據化處理水平，完善紙質檔案數字化處理能力，加強館藏檔案資源數據化處理。館藏檔案數據化處理后導入檔案系統進行數據管理應算是特例的離線歸檔數據。

4.完善航空數據管理體系，建立數據收集管理長效機制。檔案“管數據”的核心是“管”，重點也要放在管上。檔案“管數據”最重要的一個里程碑是企業要賦予檔案部門“管數據”職責，明確檔案部門是公司歸口管理數據單位。要從機構上明確檔案部門“管數據”地位，從職責上明確檔案部門“管數據”職能，從流程上明確檔案部門“管數據”業務，以檔案部門為主導建立并完善公司數據管理體系。一是要理順數據管理流程，明確各業務領域、各業務流程數據管理環節和管理內容，建立數據管理具體操作標準；二是建立并完善航空數據管理系統/工具，用信息化系統替代檔案員管理數據，實現“管數據”的自動化和標準化；三是要建立并明確航空后續新建系統的數據歸檔要求，后續企業再有系統開發應用，在系統規劃、設計、開發、上線過程必須同步考慮檔案“管數據”工作，同步實現數據歸檔管理的同步規劃和實施；四是建立覆蓋數據收集、管理、存檔、利用、銷毀等檔案管理全過程的數據管理制度和規范，推進數據管理規范化，建立數據收集管理長效機制。

5.建設數據安全保存條件，實現航空數據長期永久保存。真實性、完整性、可用性和安全性是電子檔案管理的基本四性要求，也是檔案“管數據”要求。數據安全是檔案“管數據”非常重要的一項工作，既是“管數據”的出發點，也是“管數據”的落腳點。檔案部門必須制定數據安全保存方案，建立可靠的數據安全存儲環境和存儲設施，建立數據災備條件和災難恢復能力，或者借鑒《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），對歸檔數據進行多套制、多介質存儲。國家檔案局原局長楊冬權在中央企業檔案工作會議上的講話中也強調：“對于中央企業中的重要檔案，必須采取多套備份的措施，中央企業在各地都有分支機構，可以采取措施實行檔案異地互為備份。”因此檔案“管數據”可以將歸檔數據文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。異地保存可尋求具備數據異地備份條件的行業內單位或其他央企單位合作，互為備份,或利用公共傳輸網絡和數據重刪技術，實現異地異步容災數據備份中心建設[3]4。

隨著大數據、文件數字化管理等技術越來越多地應用于檔案管理領域，航空檔案管理工作逐漸邁入了“管數據”的新的歷史階段。新時期航空檔案工作者要把握住“管數據”機遇，主動作為，對檔案工作進行供給側創新，建立檔案“管數據”長效工作機制，深入推動航空檔案工作向“管數據”進行轉型,豐富和完善檔案管數據理論和技術，推進檔案管理創新和技術進步，最終實現航空檔案工作數據化的轉型升級目標。