高校檔案館應對突發公共衛生事件的策略研究

劉云霞 姚蔚迅

2020 年，新冠病毒來勢洶洶，傳播速度快、感染范圍廣，防控難度大。當前疫情防控工作取得一定效果，但形勢依然嚴峻。高校人群密集性大，新冠病毒嚴重影響了高校正常運轉秩序。面對此次疫情，高校檔案館的應對方式直接影響高校檔案工作的開展水平。新冠病毒檔案全面、完整、真實的收集管理，可以豐富高校檔案館館藏，改善館藏結構，同時突發公共衛生事件檔案材料蘊含大量的經驗、知識、教訓，能夠為高校應急管理提供信息咨詢和決策服務，對以后高校突發公共衛生事件的防治與研究具有重要意義。本文擬以新冠病毒防控為中心，對高校突發公共衛生事件應對策略進行研究，為高校檔案館在應對突發公共衛生事件過程中的工作內容、方式、方法提供理論借鑒。

一、突發公共衛生事件檔案概念

突發公共衛生事件是指突然發生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件[1]37。突發公共衛生事件檔案是指在處理突發公共衛生事件時直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的數據、信息和知識的記錄。

突發公共衛生事件檔案的重要性體現在以下幾方面。首先，為開展突發公共衛生事件教育提供素材。以史為鑒，利用檔案廣泛開展宣傳教育活動，促進突發公共衛生事件的科學防控。其次，為相關政策的咨詢決策提供依據。特別是在大數據背景下，突發公共衛生檔案

通過各種載體真實記錄突發公共衛生事件的整個過程，具有較高的情報價值，為政策制定提供科學性依據及相關咨詢服務。第三，為類似突發公共衛生事件提供預測、預警信息，利于突發公共衛生事件的處置工作。檔案記載著突發公共衛生事件的發生、防治等整個過程，能夠對突發公共衛生事件的發生規律進行科學認識，有利于事件的應對策略的制訂[2]77。

二、高校面向新冠肺炎防控的應對方式調查

筆者通過網絡調查發現，在抗“疫”戰爭中，高校檔案館積極響應疫情防控工作，對業務方式、內容等方面進行調整，作出相應的應對舉措。

1. 檔案查詢服務。部分高校暫停校外檔案查詢服務，僅對校內工作人員開放；部分高校通過電話、郵件、網絡等形式進行預約，根據查檔人員需求及檔案管理規定，或通過郵件傳遞電子檔案；或通過郵寄的方式提供相應的紙質檔案材料，既避免了人群聚集，又辦理了檔案查詢業務。例如，天津大學、浙江大學、青島大學、山東農業大學等高校利用網上預約渠道，進行檔案服務；中國人民大學為打印成績單、開具學歷學位證明提供自助打印服務。

2.檔案接收業務。部分高校停止檔案移交業務，少數高校開通遠程歸檔。但在此次疫情面前，部分高校檔案館進行了高校抗疫防疫檔案材料收集與歸檔工作。通過網絡調查發現，西安交通大學、華中師范大學、中國石油大學、江蘇師范大學、曲阜師范大學、棗莊學院等少數學校發布關于疫情防控檔案收集歸檔工作的相關通知，并明確歸檔范圍、歸檔方式等。

三、高校檔案館在新冠肺炎抗“疫”戰爭中存在的問題及反思

1. 高校檔案館在新冠肺炎疫情防控過程中存在的問題主要體現在以下兩個方面。

（1）根據調查發現，未暫停查閱、移交服務的高校檔案館，在疫情發生之前，就開通預約、遠程查檔、遠程歸檔等服務。可以看出，高校檔案館疫情發生之前的檔案服務利用情況對此次抗擊疫情應對方式有重要影響。在檔案數字化、信息化管理水平較高的高校，新冠病毒疫情對高校檔案館業務影響較小。

（2）普遍高校檔案館對此次抗疫防疫檔案的收集與歸檔不夠重視。高校檔案館在抗疫防疫工作中，缺乏開展檔案工作的積極性。多數高校檔案館未能真正參與到抗疫防疫工作一線，從而不能在檔案收集過程中給予專業指導，具有保存價值的檔案材料未能及時歸檔。同時，高校檔案館對突發公共衛生事件檔案資源開發不到位，一部分是因為對以往突發公共衛生事件檔案未能及時歸檔；另一部分是因為檔案工作者對此類檔案缺乏編研及開發意識。

2. 高校檔案館在面對此次突發公共衛生事件的應對方式的反思總結。總結經驗，認識規律，離不開檔案。面對來勢洶洶的新冠病毒，高校防疫抗疫檔案資料的收集與歸檔，可以豐富高校檔案館館藏，改善館藏結構，同時抗疫防疫檔案材料蘊含大量的經驗、知識、教訓，能夠為高校應急管理提供信息咨詢和決策服務，對以后高校公共衛生突發事件的防治與研究具有重要意義。高校檔案館不應固守高校檔案收集與歸檔范圍，要全方位、多渠道、創造性地進行高校新冠病毒防控檔案材料的收集工作。

（1）加強高校檔案數字化建設，創新檔案服務方式。在這個數字時代，高校檔案數字化建設算是老生常談，創新檔案服務方式也一直被搖旗吶喊。不可否認，高校檔案數字化建設工作也在穩步推進，數字化水平逐步提高，但是數字化道路依舊任重而道遠。創新服務方式、方法更需要沖破傳統的牢籠，深化檔案服務方式的改革，不僅對利用者來說省時省力，同時也能使檔案工作者從事務性工作中解脫出來，減輕高校檔案管理工作者的工作壓力。在疫情影響下，高校檔案館數字化水平決定了檔案服務的質量及檔案利用方式創新。這次新冠病毒引發的疫情對于高校檔案館來說是一次考試，高校檔案信息化管理水平在試卷中占有重要比例。

（2）解放思想，主動出擊，全面收集抗疫防疫檔案材料。高校抗疫防疫檔案材料的收集與歸檔存在以下幾點困難。首先，抗疫防疫檔案材料類型多，數量大，分布廣泛且分散，具有被動性和隨意性的特點，檔案材料的收集、整理有難度。其次，收集范圍不明確，移交管理制度不明確，加大了檔案員特別是兼職檔案員的工作難度。抗疫防疫檔案與高校日常歸檔內容不同，收集歸檔過程中遇到的問題較多。再次，在疫情影響下，檔案材料歸檔方式亟待改進，線上收集與歸檔的需求迫切。此次疫情防控檔案材料收集，從內容上來看，凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價值的各種門類和載體的記錄都應當納入收集歸檔范圍，包括紙質文件材料、影像材料、電子文件材料、社交媒體與網頁內容、各類實物等等。在收集官方形成的材料的同時，更加注重非官方形成、具有較大價值的各類材料，例如相關文化創作、感人事跡、故事、影視作品等。從收集與歸檔形式上看，要充分利用現代通信技術，靈活采用各種網絡平臺，加強疫情防控材料的收集與歸檔工作。從收集與歸檔指導方面來看，高校檔案工作者要及時根據上級部門相關文件及學校實際情況，制定疫情防控檔案材料歸檔范圍，明確移交方式；密切跟進學校疫情防控工作，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，加強檔案收集與歸檔的指導工作，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸[3]71。

（3）加強專題檔案編研及專題檔案數據庫建設。在疫情防控過程中及疫情結束后，高校檔案工作者要積極建立新冠疫情防控專題卷宗和專題數據庫、知識庫，做好檔案編研。防疫抗疫檔案材料的收集是建立專題卷宗及專題數據庫、知識庫的基礎，專題數據庫、知識庫的建設能使防疫抗疫檔案更深層次的價值得以體現。在防疫抗疫檔案收集過程中，要充分考慮檔案數據庫建設的總體設計及需求，從檔案材料收集的前端把控收集材料的相關格式等規范，避免重復性工作。數據庫及知識庫的建設對高校防疫抗疫工作的考核、總結、借鑒具有重要作用。防疫抗疫檔案材料專題數據庫、知識庫的建立既是對高校檔案工作者自身業務水平的考驗，也是鍛煉與提高自身業務能力的機會。

四、高校檔案館應對突發公共衛生事件的策略

高校突發公共衛生事件檔案在豐富檔案館藏、突發公共衛生事件處置工作考核、借鑒等方面具有重要意義，但是目前高校檔案館對突發公共衛生事件檔案的重視程度不夠，關注度不高，導致突發公共衛生事件檔案工作有不少不盡如人意的地方。高校檔案館應從配套制度建設、檔案資源建設、開發利用等方面加強突發公共事件檔案管理工作，提高突發公共衛生事件檔案管理水平。

1. 加強面向突發公共衛生事件檔案工作的配套制度建設。首先，高校檔案館應設置突發公共衛生事件檔案工作小組。該小組主要職責為統籌協調突發公共衛生事件發生期間的高校檔案管理工作，小組成員由分管校領導、檔案館負責人、檔案工作人員、兼職檔案員組成。檔案館負責人也應在高校突發公共衛生事件應急處置小組成員之列，以便了解突發公共衛生事件進展情況，了解最新信息，方便及時調整檔案工作。在突發公共衛生事件發生之后，高校檔案館應加強與突發事件處置負責部門的聯系，強化應急處置業務人員的檔案意識，從源頭上加強檔案的收集歸檔工作，做到應收盡收、應歸盡歸。檔案工作人員應參與整個事件的處置與防控工作，對材料的收集進行專業的指導，保證歸檔材料的全面性與完整性。對于全校性的突發事件，要利用高校各單位的日常檔案管理網絡，加大檔案宣傳力度，對各單位兼職檔案員進行專門培訓，確保各單位突發公共衛生事件檔案收集、整理工作的規范性和完整性。其次，加強相關制度及標準的制訂，形成突發公共衛生事件的檔案管理機制與網絡，把突發公共衛生事件檔案納入規范化、科學化發展軌跡。特別是突發公共衛生事件檔案的收集、整理、鑒定、利用等制度，既要有一定的指導性，也應具有相對的靈活性。特別是檔案收集制度，高校檔案館不應固守已制定的高校檔案材料收集范圍，要解放思想，創造性地進行突發公共衛生事件檔案的收集工作。第三，對突發公共衛生事件檔案工作形成緊急預案，把檔案工作相關管理規范納入學校突發公共衛生事件應急預案或應急管理體系中，形成突發公共衛生事件檔案管理網絡。根據緊急預案，定期進行檔案工作者業務培訓，以確保在突發公共衛生事件發生時，檔案工作者能盡快進入角色，保障工作高質量、高效率完成。

2.重視高校突發公共衛生事件檔案資源建設。構建實體檔案資源與數字檔案資源并重，專題檔案資源開發為重點的高校突發公共衛生事件檔案資源建設模式。在實體檔案資源建設方面，要根據突發公共衛生事件檔案收集范圍及收集方式，進行檔案收集、歸檔工作。筆者認為，凡是在突發公共衛生事件處置工作中直接形成的具有保存和參考利用價值的各種類型載體的記錄，都應納入收集范圍，還要注重微博、微信公眾號及其他新媒體平臺的相關資料（文字、音視頻等）的收集與歸檔，保證突發公共衛生事件檔案的全面性、完整性、真實性。在數字檔案資源建設方面，將突發公共衛生事件檔案數字化建設納入高校檔案信息資源建設整體規劃之中，以專題檔案數據庫或知識庫的形式進行數字化建設，能夠打破實體檔案歸檔導致信息分散的情況，使突發公共衛生事件檔案資源化，以方便開發與利用[4]63。

3.解放思想，提高突發公共衛生事件檔案開發及利用水平。檔案利用服務是檔案管理工作的目的。因突發公共衛生事件發生時間具有不確定性，此類檔案利用具有較強的時效性。首先，檔案數字化是提高檔案利用效率的有效途徑，數字化檔案能夠打破利用的空間及時間限制，且極大提高檔案檢索速度及準確性。其次，在專題數據庫建設時，在保證部分檔案保密性的同時，進行跨學科、跨單位的聯動開發，充分考慮各類需求，充分發揮各學科專業優勢，最大程度開發突發公共衛生事件檔案的價值。最后，在突發公共衛生事件檔案利用過程中，要提供多元化、知識化的服務方式。

高校檔案館對突發公共衛生事件檔案重視程度不高，導致此類檔案工作存在不少問題。在突發公共衛生事件發生時，這些問題更加凸顯。存在的主要問題有組織、制度建設不到位，檔案管理人員主動性不夠，突發公共衛生事件檔案的收集不完整、不全面，導致檔案信息資源建設成為無源之水、無本之木，檔案的利用服務與需求之間的矛盾增大。高校檔案館要加強突發公共衛生事件檔案的組織建設及制度制定工作，使此類檔案的收集、整理、利用工作有章可依；加強突發公共衛生事件檔案信息資源建設工作，解放思想，開拓創新，提高檔案的開發與利用水平。