從檔案價值實現的規律視閾思考檔案鑒定工作

湯嬌美

檔案鑒定，是指對通過檔案價值的鑒別判定，決定檔案的存毀及保管期限。這項工作始終貫穿于檔案管理工作各環節之中，是檔案管理工作中具有決定性意義且難度最大的工作[1]8。做好檔案鑒定工作,不僅要對檔案的原始價值有深刻、系統、全面的認識，而且要了解檔案價值實現的規律。檔案的價值是客觀存在的，其價值的實現是有規律可循的[2]58。

一、檔案鑒定工作的內容

檔案鑒定是指檔案館（室）按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，挑選有價值的檔案繼續保存，并確定保管期限；剔除無須保存的檔案予以銷毀的檔案業務工作。

具體說來，檔案鑒定工作包括五方面基本內容：（1）制定或執行檔案價值的有關標準，比如現行的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等；（2）具體判定檔案材料的價值，并劃分其保管期限；（3）挑出沒有保存價值的文件材料，進行銷毀或者作相應的處理[1]27；（4）對保管期滿的檔案進行價值的重新判定，決定其存毀并按規定組織實施；（5）按照規定，對進入開放期或者保密期滿的檔案，進行檔案的開放鑒定。

二、檔案價值拓展律的內涵和表現形式

檔案價值在保管和利用過程中是可以擴大和發展的，檔案價值的拓展具有一定的規律性，這種規律稱為檔案價值的拓展律。具體說來，檔案價值的拓展律主要有兩種表現形式。

1. 由服務對象的擴展而實現的檔案價值拓展。第一，檔案的服務對象的范圍，從形成機關拓展到全社會。美國檔案學家謝倫伯格的“文件的雙重價值”學說，已被檔案學界廣泛認同。他認為，文件的第一價值是文件對其形成機關的價值，文件的第二價值是文件對全社會的價值[3]28。謝倫伯格這里所說的“文件”就是指轉化為檔案以后的“文件”。據此，我們知道檔案對形成機關的作用，可稱為第一價值。檔案形成以后，在此后很長的一段時期內，作為本機關鑒往知來進行決策，處理現實工作或制定長遠發展規劃的查考依據，服務對象主體是本機關。而檔案對全社會的利用價值，稱為檔案的第二價值。進入了檔案館的檔案作為公共文化資源，作為社會信息系統的組成部分，服務對象從檔案形成機關拓展到了全社會。第二，隨著檔案保密程度的遞減，檔案服務對象范圍不斷擴展。檔案具有一定的保密性。所謂保密，就是控制知悉范圍。對于檔案工作來說，保密就是控制檔案利用主體。

2. 由于檔案服務領域的拓展而實現的檔案價值拓展。檔案價值在第一價值向第二價值的過渡和轉化過程中，實現了服務領域的拓展。在第一價值階段，檔案服務領域主要為本機關所屬行業或領域，其價值也主要為單純的行政管理價值、法律價值或者業務價值等。但在第二價值階段，檔案服務領域大大拓展。檔案價值不僅可以服務于本機關所屬行業或領域（如地質檔案用于找礦），同時可以在多領域發揮作用。例如，行政檔案可以為社會學研究提供素材，甲骨檔案可以為考古學提供信息支持等等。

三、檔案價值時效律的內涵和表現形式

檔案價值的時效律是指檔案價值的實現是有時限的，某些檔案在一定時期內對其利用者是有價值的，超過時限后，價值就會降低甚至消失，這一規律稱為檔案價值的時效律[2]61。檔案的價值和時間有著密切的關系，檔案價值的時效律主要表現在兩個方面。

1.檔案原始價值的時效性，即檔案的價值因文件時效的喪失或檔案載體的老化而遞減或消失。有的年代久遠的檔案由于檔案載體的老化難以修復，造成檔案本身的信息難以辨認，從而降低或失去其憑證價值和情報價值。

2.服務對象需求的時效性，即服務對象的有些需求也具有時效性，如果未能適時提供利用服務，有些檔案價值就會喪失或者衰減。例如，當服務對象需要查閱檔案進行某項業務研究或者決策而未能及時提供利用時，一旦作出錯誤決策有些后果是難以挽救的，而這些檔案也失去了實現其憑證價值和情報價值的時機。

四、充分掌握好檔案價值實現的拓展律和時效律，更好地指導檔案鑒定工作

檔案價值的實現與拓展是一個動態的、發展的過程，是有其實現規律的。從某種意義上說，檔案的鑒定工作就是判定檔案的價值；而劃分檔案保管期限，就是確定檔案價值的時效期[2]61。了解和掌握了檔案價值實現過程中的拓展規律和時效規律，能夠有效指導檔案工作者科學地鑒定檔案的價值。

1. 檔案價值的拓展律啟示檔案工作者在開展檔案鑒定工作時，要遵循從國家、社會和人民的利益視角判定檔案價值的原則，充分考慮社會各方面利用者對檔案的需要，避免片面地以個人或某個團體的需要為鑒定標準。比如，那些在失去現行效用之后，雖然對本機關的情報價值不再凸顯，但是可能拓展為全社會其他主體開展研究、教育工作時的素材的檔案，就具有保存價值，因而判斷其去留時可以留存。

2. 檔案價值的時效律啟示檔案工作者充分認識時間對于檔案價值實現的影響，按時組織檔案的開放鑒定工作。2020 年6 月20 日新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確規定：縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿25 年向社會開放。經濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于25 年向社會開放；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于25 年向社會開放。此次修訂，將檔案向社會開放的期限由30 年縮短為25 年[4]。檔案工作者應該遵守《檔案法》的上述規定，按時做好館藏檔案的開放鑒定工作，以便按時做好檔案開放和提供利用服務工作，防止本應被適時利用的檔案因為沒有組織開放檔案的鑒定，而沒有及時提供利用，錯過了利用需求的時效期而沒有實現檔案該有的價值。

3. 檔案價值的拓展律和時效律啟示檔案工作者鑒定檔案時要處理好檔案的現行價值和長遠價值的關系。分析檔案的價值，必須把檔案放在它所形成時期的歷史背景中，并結合當前和將來考慮檔案的價值。比如，某些文書檔案，用現在的眼光看，可能文件內容存在不正確的地方，對于這類檔案不可輕易地棄檔或者銷毀，因為根據檔案價值實現規律，這類檔案的價值很可能會實現服務對象、服務領域的拓展。而有些現在看來利用價值不大的檔案，將來可能有大用處。因此，判斷檔案的價值，既要考慮文件的第一價值，也要結合檔案價值的實現規律，用全面的、發展的眼光，科學預測現行價值和長遠價值。