石油化工項目施工管理過程中的溝通管理

馬國華

（中國昆侖工程有限公司，北京 100037）

在石化工程建設的發展過程中，溝通管理的作用是舉足輕重的，甚至在一定程度上對石化工程建設起著決定作用。所以，在石油化工工程項目管理中，如何加強溝通管理是一個十分重要的問題。為了能夠進一步加快石化工程項目的發展，所有員工必須合作，才能夠讓石化工程得到更快速的發展。

1 項目溝通管理的內容

通過高效溝通，能夠消除誤解，減少存在的差異，從而達到解決沖突的目的，確保工作環境的和諧，增強石油化工項目的競爭力。隨著石油化工工程建設規模的不斷擴大，為了能夠更好地管理石油化工項目施工，必須不斷加強施工團隊內部的溝通管理能力。美國項目管理學會（PMI）對溝通管理的定義為對項目信息的及時、適當的規劃、收集、生成、發布、存儲、檢索、管理、控制、監督和最終處置。

作為“前線指揮官”的施工經理，大部分時間都花在了與組織內外利益相關者的溝通上，施工經理的溝通管理水平直接影響著施工階段的項目執行效果。有效的溝通不僅可以提高現場解決問題的效率，也可以與干系人建立一個良好的工作關系。所以，如何在合適的時間用合適的方式將合適的信息傳遞給合適的干系人是施工經理在施工階段要重點考慮的事情。

2 石油化工項目管理中進行溝通管理的主要措施

由于石化行業在工程項目管理過程中，工作相對比較復雜，并且程序也比較煩瑣，因此需要各部門之間的相互配合和溝通。如何做好溝通管理工作，并有效地運用于石化項目的工程管理實踐，是一個值得大家不斷研究和探索的問題。

2.1 構建完善的石化工程項目管理體系

在石化工程項目管理階段，最重要的就是加強有關部門和人員的溝通管理，并建立健全管理體系。只有這樣才能讓各部門聯系得更加緊密，從而提高企業的凝聚力和市場競爭力，讓石油化工項目工程的管理水平得到進一步的提高。為了能夠更好地提高石油化工工程項目的溝通和管理，必須完善各種制度。具體而言：（1）在提升領導素質的同時，充分調動員工溝通的積極性，明確各部門人員的職責和溝通方式，按照有關的規章制度來進行溝通。（2）建立員工交流意見的渠道，強化內部員工溝通和管理。如設置員工郵箱，允許員工通過郵箱發表自己的看法，并與相關主管溝通。在此基礎上，內部員工交流意識和管理能力得到培養，從而能夠更好地加強石油化工管理。

2.2 建立公平、和諧的溝通與管理環境

在石化工程項目管理中，需要在不斷溝通、協調中創造公平和諧的環境，促進項目管理工作的開展。在一定程度上，公平、和諧的溝通協調環境氛圍體現了石化企業溝通協調管理工作的開展情況。針對石油化工項目管理的復雜性，在石化項目管理過程中各種人員之間不可避免地會產生矛盾，如果這些矛盾不能被及時解決，必然對整個石化項目的管理造成極大的負面影響。因此，要真正推動石油化工工程項目管理規范發展，應致力于建立一個相對和諧、公平的溝通協調環境，讓員工在一個相對輕松和諧的工作環境中工作。

2.3 及時向員工提供溝通行為反饋

在石油化工工程管理中，員工作為溝通管理的重要組成部分，能夠及時、有效地對項目進行反饋，對項目管理工作的順利開展起著至關重要的作用。因此，要加強與員工的溝通和管理，及時向員工提供溝通行為反饋。

例如，在石油化工工程項目管理中，如果要向員工介紹新工作，交代完之后要及時問他們是否已明白所交代的內容，還應主動詢問是否有問題和困難，如有需要及時幫助解決。石油化工工程項目管理過程中，不斷加強各部門、人員之間的溝通，還體現在通過各種渠道積極開展工作，為員工提供表達意見的平臺；針對不同的員工使用不同的語言，必要時可以借助一些身體語言來表達。不管采取哪種方法，都要加強員工之間的溝通和協調。

2.4 提高管理人員的專業水平

（1）及時溝通，提前溝通。有問題不可怕，可怕的是問題不能及時被發現，問題暴露得越晚，解決的難度就越大，這就要求施工經理需要有前瞻性思維，這種前瞻性思維在施工管理過程中重點體現在：提前對未來某一階段現場人力資源的需求做分析并與部門領導和項目經理溝通，給出合理的人力資源需求理由，給部門和項目經理充足的調配時間。①預判影響施工進度的障礙。比如，圖紙和材料不到位是影響施工進度的普遍原因之一，施工經理要及時向項目經理發郵件匯報項目進展和困難并抄送至設計經理和采購經理，匯報材料中需對未來某一時間節點需要的圖紙和材料的急迫性進行說明，不能只是泛泛地匯報項目進展。溝通的效果是要將現場的壓力和急迫性及時傳遞給設計經理和采購經理，有了設計經理和采購經理的大力協助，現場施工才能順利進行。②識別、評估質量和安全風險。③及時組織會議討論，制定預防措施。

（2）選擇合適的方式溝通。明確了主要干系人信息需求后，需要選擇合適的方式與干系人溝通。比如，現場進展匯報，除每周固定時間以固定格式向業主和項目經理匯報外，還需不定期以微信內容發送現場進度情況并附照片，這樣可以及時將現場信息直觀傳遞到項目主要干系人。另外，匯報進展的同時也要匯報困難，提高項目主要干系人對項目的支持力度。

2.5 加強溝通控制

控制溝通是對溝通管理過程的監督和控制。溝通過程中會影響信息傳輸的因素有時間不對等、專業不對等、話語權不對等。施工經理在溝通管理過程中要盡量將這些因素帶來的影響降到最低。具體措施：（1）修正與干系人不正確的溝通方式，使得信息在傳遞方和接收方之間順利傳輸；（2）高度總結概括需要溝通的內容，明確目的后溝通；（3）找專業人員跟設計人員溝通具體設計問題等。

當項目之間的關系不順利時，要清除產生的干擾和障礙，從而保證能夠順利溝通。造成干擾的因素很多，主要包括決策失誤、沒有明確具體責任，以及對施工材料不能及時供應等。

在石化工程施工管理過程中，正確理解各干系人的意圖非常重要，有很多項目經理或施工經理總喜歡感慨：“他們什么都不懂，還在那里亂指揮。”殊不知，對于這種現象其中很大一部分也是項目經理或施工經理的責任。當面對“無知”的顧客時，仍然可以通過有效的溝通來解決。相應的溝通管理要點，可以從以下方面展開：①使項目的目標明確，在項目的總目標上達成一致，使各方能夠形成共識，繼而在統一的行動步調下前進；②為了避免項目參與者之間由于目標不同而產生的沖突和障礙，使各方面的行為相同，減少摩擦、對抗。③解決矛盾，建立良好的團隊組織，實現更高的組織效率。同時，還要讓客戶能夠充分理解項目的實施過程，使他們能夠成為“專家”，繼而減少其對項目開展過程的非專業干預。在客戶決策之前，可以通過溝通讓他們了解項目的全貌、實施現狀、方案的利弊等；在溝通時，可以充分尊重客戶，及時向他們通報項目信息，使其決策更加科學和符合實際情況，繼而減少雙方的爭執。

2.6 加強技術交流與協調

要更好地加強技術交流和合作，確保工藝更加領先，必須讓生產前沿的技術優勢得到更好的發揮。對此，在設計組織、特技方案、圖樣審核、施工技術及施工工藝方面都要加強溝通。石油化工項目設計階段，各專業承包商的交叉作業主要通過提前溝通協調進行有效控制。通過把設計圖紙和現場的實際情況結合起來，能夠制定出一套更加符合施工和后期維護的方案。

3 結束語

綜上所述，為了保證項目的順利進行，項目的一方和另一方必須進行詳細的溝通，尤其是對項目中出現的問題，更要加強溝通，只有這樣才能促進施工的順利完成。一個優秀的項目經理或施工經理，必定有著良好的溝通管理能力，能夠在項目的實施過程中起到巨大的作用，通過溝通調動項目各個參與方的力量，引導大家向著項目的施工總目標前進，繼而順利完成施工管理全過程工作。