芻議醫院人事檔案數字化運用的困境

孫燕

摘要：醫院的人力資源構成比較復雜，因此加強醫院的人事檔案管理對醫院的發展至關重要。現在各大醫院為了能夠提升人事檔案管理的效率，都在加快檔案管理的數字化建設，但是目前在醫院人事檔案的數字化運用方面還存在一些困境，比如數字化意識薄弱、軟硬件設施不健全、電子化認可程度低等，嚴重影響了醫院人事檔案數字化的進程，因此醫院要針對以上問題加大數字化建設的力度，不斷提升醫院信息化管理的水平。

關鍵詞：人事檔案;數字化;困境

近年來，隨著國家醫療衛生體制改革的不斷深入，醫院的醫療行為和人才引進機制也發生了重大的變化。很多醫院為了能夠在激烈的市場競爭中處于領先地位，都在不斷地引進各種專業人才加入到醫院的醫療服務隊伍當中。因此對于醫院的人事檔案管理就會面臨很復雜的情況。醫院的人員構成比較復雜，除了有醫療人員、護理人員、財務人員、工程人員以外，還包括一些職能后勤科室的專業人員等，這些構成了醫院人事檔案所有的內容。因此對于醫院的人事檔案管理部門要想管理龐大的醫院人事隊伍就必須借助信息數字化的技術，只有這樣才能夠科學的對人事檔案進行管理，為醫院的臨床研究，醫療科研提供可靠的人才資料，同時也為醫院的決策者發現人才、重用人才提供可靠的依據。傳統的手工管理模式已經不能適應現代社會對于人事檔案管理的需要，醫院人事檔案數字化建設已經勢在必行，雖然現在各大醫院在人事檔案管理方面已經建立了專用的軟件系統，同時也設置了專用的檔案數據庫來儲存人事檔案的電子信息，但是適用范圍仍然非常狹小，人事信息數字化進程發展比較緩慢，醫院的人事檔案數字化進程還是停留在一些表面工作上，沒有真正地把人事檔案的數字化管理與醫院的戰略發展緊密的結合，存在一些困境。

一、人事檔案數字化運用的困境

（一）檔案數字化的意識比較薄弱

人事檔案反映了醫院各種人才的基本資料，也是醫院發展學科建設最重要的參考資料，但是醫院對于人事檔案數字化建設存在認識不夠的情況，很多醫院的工作人員對于人事檔案數字化的觀念仍然停留在紙質檔案的階段，人才資料也是通過紙質傳遞的方式，很少開展數字化檔案的傳遞工作，這也讓醫院人事檔案的數字化建設進程比較緩慢。還有很多醫院的人事檔案管理人員只是把電子文檔作為紙質文檔最終定稿的輔助，等到電子文檔經過幾次修改確定以后，就會把電子文檔打印出來保存到醫院的人事檔案數據庫當中，電子文件隨后就被刪除。再次利用紙質文件進行數字化操作時就必須重新進行掃描錄入到人事檔案數據庫當中，這在無形之中增加了人事檔案數字化的工作量。

（二）醫院人事檔案硬件設施建設不完善

醫院的人事檔案數字化管理需要軟件和硬件雙方面的保障，在硬件方面要想讓醫院人事檔案實現數字化管理，必須采用專用高效而且功能強大的掃描儀進行掃描，很多醫院對于一些病例檔案已經實現了信息化采集高效掃描，這種方式拍攝速度快，成像質量高，也不需要對原來的檔案進行拆解，避免了對紙質檔案進行裝訂和還原的過程，但是對于人事檔案來說掃描設備卻無法滿足不同類型檔案的數字化要求，同時高速掃描儀在對人事檔案進行掃描時受到外部因素的影響以及掃描人員責任心不強等，很難保證掃描的人事信息具有一致性，掃描的圖片質量也會模糊不清，導致人事檔案的電子化信息無法使用。掃描設備也要配合專業的軟件來進行，由于醫院的人事檔案數字化管理沒有受到醫院應有的重視，因此在檔案數字化軟件系統投入方面也存在不足的情況，這些都限制了人事檔案數字化的開展。

（三）醫院對于電子人事檔案的認可程度比較低

現在各個部門在使用人事檔案的信息時還是偏重于紙質資料，因為數字化的人事檔案在傳遞過程中沒有辦法確保數據是否存在被篡改的嫌疑，同時電子文檔也無法讓領導簽名蓋章，難以判斷真實性。這樣就會造成電子數據的保密性和真實性與真實的紙質檔案存在一定的差距，導致了醫院的人事檔案數字化進程一直沒有得到有效的開展。

二、完善人事檔案數字化運用的對策

首先醫院要重視人事檔案數字化建設對醫院發展的重要作用，紙質化的人事檔案信息在傳遞過程中很容易造成檔案的丟失、毀損，保存時間過長也會造成字跡模糊，影響相關部門對于檔案的查閱和考核。因此必須加快人事檔案數字化進程，這樣不但能夠讓人事檔案信息可以長久的保存，同時也可以節約大量的人事檔案紙質存儲的空間，讓醫院的有限空間可以為醫療服務。其次要做好人事檔案數字化基礎設施建設工作，在硬件方面醫院要配備專業的掃描設備，同時也要與軟件公司進行洽談，加快人事檔案軟件信息方面的建設，同時醫院也要聘請專業人員對人事檔案數字化建設進行專業的指導，讓他們科學合理的對醫院的人事檔案進行電子數據化的處理。在人事檔案安全管理方面，要加強相關的管理制度，確保電子數據不被泄露，應該要加強全院對于人事檔案數字化管理的宣傳教育工作，讓醫院的工作人員都能夠意識到數字化的檔案對于醫院發展的重要作用，增強人事檔案管理意識，對于每個人的人員信息發生變動都要及時地傳遞給人事部門進行數字化的更新，確保人事檔案數字化都是最新的人事資料。

三、結語

醫院的人事檔案數字化建設關系到每一位員工的切身利益，因此一定要引起醫院相關部門的重視，及時的解決人事檔案數字化運用中存在的一些困境，促進醫院人事檔案的科學化發展。

【參考文獻】

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