淺析企業管理體系的內部審核

崔敏

摘 要：質量管理體系的內部審核是對組織內部的管理體系進行系統評價的重要方式，是自我驗證管理體系是否持續的滿足規定的要求并且正在運行。本文從內部審核的特點、審核目的、審核的對象、審核的依據和方式、審核的策劃以及審核的實施步驟等方面，深入淺出的闡釋了內部審核的主要步驟和注意事項。

關鍵詞：質量管理體系;管理體系的內部審核;內部審核的特點;內審的目的;內審的對象;內審的依據和方式;內審的策劃;內審的實施及其步驟

質量管理體系的審核是指為獲得審核證據并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程。

內部審核有時也稱為第一方審核，即由組織自己以組織的名義進行，審核的對象是組織自己的管理體系，驗證組織的管理體系是否持續的滿足規定的要求。

一、內部審核的特點

內部審核是由機構內部具備資格的人員實施的質量審核，具階段性的特點，其審核范圍覆蓋整個管理體系的所有要素、部門和活動。

二、內部審核的目的

內部審核的目的是證實組織的管理體系運行是否有效。

1、保證管理體系完全按照計劃要求正常運行。其中包括組織的質量方針和質量目標。

⑴質量方針是由組織的最高管理者正式發布的該組織總的質量宗旨和方向。通常質量方針與組織的總方針相一致并為制定質量目標提供框架。質量方針是組織總方針的組成部分，但都必須具有明確的號召力。

⑵質量目標：是質量方針的展開和落實，尤其在作業層次上質量目標必須是定量的。由上而下的逐級展開。質量目標的內容，應與質量方針提供的框架相一致，且包括持續改進的承諾和滿足要求的所有內容。

2、識別管理體系存在的問題，找出原因，確定需要采取的糾正措施，并采取必要的風險防控實施有效的預防。對管理體系的總體效果、適應性及其對資源適應性做出評價。

質量手冊、程序文件 、作業指導書等的執行情況，即管理體系所覆蓋的所有活動，包括技術的、管理的、以及所涉及到的各種要素的運行情況。內審就是對這些活動進行階段性的審核，也就是對前段時間工作的查缺補漏，及時總結經驗教訓。

三、內部審核的對象

內部審核主要是針對組織的所有部門、組織的所有管理和技術活動以及管理體系覆蓋的所有要素，并通過現場管理來展開。

⑴各部門的日常工作的開展情況

⑵主要是檢驗部門的各項工作流程及其設備的日常管理、維護保養等。

四、 內審的依據和方式

內部審核的依據包括：組織建立的管理體系文件，其中包括質量手冊、程序文件和作業指書;國家質監總局第163號令、評審標準、有關法律法規;檢驗檢測技術標準和規范。

內部審核的方式不僅有全面審核、部門審核、活動審核，還有“水平”審核和“垂直”審核。一般情況下，內部審核的頻次是一年一次，遇到突發性事件時，就需要臨時增加一次內部審核。

五、內部審核的策劃

內審策劃是一項準備工作，該階段的工作主要包括：制定審核計劃，準備審核用的工作文件和資料、編制審核表、發出審核通知等。

為了確保策劃成功，組織應做到：

⑴計劃落實，其中包括計劃制定、批準，采取必要措施讓審核組和受審核方充分了解。

⑵責任落實，即審核組分工明確、受審核方做好準備。

⑶工作文件落實，即各類審核用文件、表格齊備，能讓使用者更便于理解和應用。

六、內部審核的實施

內審是由質量管理部門進行內審策劃，由質量負責人組織成立內審組，內審組長制定內審實施計劃，發出內審通知，通知至少要提前一周發出。召集內審預備會和首次會議。為了確保策劃成功，應該在審核組內部落實責任，分工明確。在此期間，內審員要獨立于被審核活動。尤其強調審核的原則，即公正性和抽樣性。

內審的實施就是展開現場審核活動。通過首次會議，確定了審核的目的、范圍、依據、內容、方法及程序。之后，按照內審計劃，開始部署實施。

1、內審員需要收集客觀證據，嚴格按照核查表進行。采用查、問、聽、看、考的方式來獲取第一手資料，詢問上次內審中對有關問題的整改情況，聽取有關人員的匯報，觀察試驗現場，考核檢驗人員的操作程序，并做好現場審核記錄。

現場審核的主要內容包括機構、人員、場所環境、設備設施四個主要方面

⑴機構：企業是依法成立并能夠承擔相應法律責任的法人或者其他組織，應有明確的法律地位。

⑵人員：企業應建立和保持人員管理程序，對人員資格確認、任用、授權和能力保持等進行規范管理;明確技術人員和管理人員的崗位職責、任職要求和工作關系，使其滿足崗位要求并具有所需的權利和資源，履行建立、實施、保持和持續改進管理體系的職責。

企業應建立和保持人員培訓程序，并保留技術人員的相關資格、能力確認、授權、教育、培訓和監督的記錄，記錄包含能力要求的確定、人員選擇、人員培訓、人員監督、人員授權，這一系列的工作均應記錄存檔。

⑶場所環境：企業除了應有固定的場所來確保工作環境滿足檢驗檢測要求之外，還應建立和保持良好的內務管理程序，不相容的相鄰區域進行有效的隔離，采取措施以防止交叉污染。

⑷設備設施：企業是否配備了滿足運行流程的設備和設施，設備和設施是否滿足了相關標準或者技術規范的要求等。

內審員在審核時首先查看設備設施管理程序文件，依據各種管理程序文件依次展開審核。

2、內審員通過過程參與、旁觀、詢問、考核等方式，取得第一手材料，隨時記錄現場審核記錄，由于審核記錄是形成審核報告的重要依據，因此要力爭做到記錄的有效性和合適性，確保材料客觀公正。審核記錄還可以記錄與審核對象有關的信息。內審員嚴格按照核查表，諸項填寫，根據材料，匯總分類。

3、內審組把審核結果匯總整理成書面材料，形成不符合項和觀察項記錄。

對于不符合項的判定，取決于該結果是否直接與管理體系標準或被審核方的一個管理體系文件規定相違背;現場審核記錄能否提供明顯的證據支持所做的判定。這就要求判定不符合項時應注意以下事項：以內審員核查表上記錄的客觀證據為基礎;與標準或體系文件某個特定要求直接相關;應是在審核過程中，在審核范圍內所發現的事實;對所提出的不符合事實，應在核查表上有記錄，作為追溯不符合項的客觀證據。

觀察項是指直到審核結束時，尚沒有充足的證據證明內審員觀察到的現象是否符合規定的要求。只是可疑，沒有足夠的客觀證據支持。對于觀察項，被審核方應才引起注意，進行自查，相應地采取預防措施或糾正措施。

4、內審組召開末次會議。其目的是將審核結果和審核報告提交被審對象，對存在的問題進行討論，便于采取糾正措施。末次會不是內審的終端，意味著只是現場審核階段審核結束。之后還要對受審核方進行驗證審核，即跟蹤審核。跟蹤審核是內審的延續，是審核的一部分。因此，在規定整改時間期限內，內審員要隨時跟蹤糾錯進展。直至關閉不符合項和觀察項。關閉不符合項，需要在組長的組織、監督下，輸入下次內審。關閉情況應寫入內審報告，輸入管理評審，作為持續改進的證據。

5、最后形成內審報告。內審報告是對內審活動中發現的客觀證據和觀察結果的統計分析、歸納和評價。內審審核報告要力求客觀，對事不對人，應客觀具體、突出重點、事實清楚、數據準確、簡明扼要、易于理解。內審報告由內審組長負責編制，審核結果應在所有審核觀察結果分析的基礎上做出，并在末次會議后于規定期限內以正式文件的形式提交質量負責人。經批準后，及時分發至相關部門和人員。

至此，內審工作完畢。

內部審核是質量管理工具，重點是促進機構內部質量活動改進。

參考文獻：

[1]質量管理體系標準

[2]質量管理體系文件

（淄博市周村區檢驗檢測中心）