《出生醫學證明》歸檔方法及效果評價

【摘要】目的：《出生醫學證明》是一個自然人的人生第一份檔案材料。它不僅可以證明新生兒出生時的自然狀態，證明新生兒的血親關系，還是新生兒戶籍登記的法定依據和新生兒獲得保健服務的憑證。隨著改革開放的深入，《出生醫學證明》使用范圍越來越廣泛，如幼兒入托入園，長大了入學，出國留學，申請移民等等。可見，《出生醫學證明》對個人而言，意義重大。所以，做好《出生醫學證明》的收集整理歸檔工作，既豐富了醫院檔案資源，又可以服務民生，服務百姓，是創造和諧環境，構建和諧社會的具體體現。

【關鍵詞】出生醫學證明、歸檔方法、效果評價

【中圖分類號】R876

【文獻標識碼】B

【文章編號】2095-6851（2020）03-143-01

一、概念

《出生醫學證明》是證明新生兒出生時健康和自然狀況;證明新生兒血親關系;是戶口登記機關對新生兒進行戶籍登記的法定醫學依據;是新生兒依法獲得保健服務的憑證等等。可見，《出生醫學證明》作為一個自然人的第一份檔案材料，意義重大。

《出生醫學證明》的簽發單位是具有助產技術服務資質的醫療保健機構。分為首次簽發、換發和補發三種。

《出生醫學證明》由正頁、副頁、存根組成。正頁由新生兒父母（申領人）保存，副頁作為戶口登記機關戶籍登記之用，并由戶口登記機關拆解和保存（自行拆解無效），存根則由簽發單位存檔保管。

二、建檔背景

我院是一家具有助產技術服務資質的二級甲等綜合性醫療機構，每年在我院婦產科出生的新生兒在2500-3000人次余。因此，我院承擔著這些新生兒《出生醫學證明》的簽發和對《出生醫學證明》存根進行存檔保管的責任和義務。2011年4月之前，我院的《出生醫學證明》材料是和產婦的病史檔案一起由病案室存檔保管。保管期15年。

當前在注重民生，關注民生，服務民生，構建和諧社會的大背景下，國家檔案局在2008年、2010年相繼提出了建立覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務民生、服務人民群眾的檔案利用體系以及確保檔案安全保密的檔案安全體系，三個體系建設。

2012年8月上海市發布了民生檔案建檔指導目錄，《出生醫學證明》被列入民生檔案的范疇。

2011年4月，《上海市<出生醫學證明>管理辦法》出臺，（滬衛疾婦[2007]7號），“管理辦法”第五章第27-28條規定，簽發機構應當按照檔案管理要求，對每一位新生兒出生狀態材料進行歸檔，永久保存。這些材料包括：1、《出生醫學證明》首次簽發登記表（《出生醫學證明》存根粘貼于首次簽發登記表）、2、《出生醫學證明》申領須知、3、新生兒父母身份證復印件。4、假如領取《出生醫學證明》不是新生兒母親，還應該提供由新生兒母親簽字的委托書和領取人的身份證復印件。

根據上述文件精神，自2011年4月起，我院由醫院檔案室全面負責《出生醫學證明》的存檔工作，負責相關材料的收集、整理、鑒定和保管、利用，歸入醫院文書檔案業務類，永久保存。

三、工作方法

1、收集歸檔時間提前：《出生醫學證明》檔案材料主要產生部門在產房，產房專門指定人員負責材料的收集、歸檔。因為每年的量比較多，所以在當年的9月份左右，檔案部門即與產房負責人員聯系溝通，把當年1-6月份的材料先歸入檔案室，

作者簡介：高彩娟，館員。

檔案室人員可以先把收集到的材料予以整理、編號、錄入、裝訂，以減輕第二年醫院各部門材料集中歸檔的壓力。

2、積極溝通：在整理、鑒定的過程中，對不符合歸檔要求的材料及時與產房溝通，以便在今后的工作中改進。比如：（1）建議每年編一個大流水號，從1月1日零點到12月31日24點整 。（2）及時指正填表書寫的不規范，這些材料的書寫有的是院方填寫、有的是家屬填寫，所以填寫要規范，字跡端正，選用水筆或鋼筆，藍黑色或黑色，避免用圓珠筆填表;（3）紙張大小盡量使用A4紙，避免大大小小不規范用紙。

3、做好信息化建設工作：把整理好的案卷目錄和卷內文件目錄錄入檔案管理軟件系統，做好檔案的信息化工作，便于檔案的保管和利用，提高工作效率和工作質量。

四、建檔體會

從檔案利用看民生檔案建檔的重要性：

自2011年4月《出生醫學證明》建檔以來，有這樣兩個利用案例記憶深刻

案例一：有一位外省戶籍的產婦2011年6月在我院分娩一男孩，在回老家途中，把《出生醫學證明》弄丟了，回家報不了小孩戶口，來到檔案室查檔，要求補發證明，經電腦查檔，很快查到了小孩的信息，并與產房聯系，產房按照補發證明的相關手續要求，給她開具了證明材料。產婦焦急的心情也放松了，她非常感謝我們的辦事效率。

案例二：2012年3月某一天，有一個年齡在35歲左右婦女，她因為從小由養父母撫養長大，只知道生父母生她是在我們醫院，今天來到檔案室，想查一下她出生時相關記錄，找到親生父母的線索。遺憾的是，30多年前的出生材料是和產婦的生產病史檔案合并一起的，當時的存檔要求不同現在，要查30多年前的病史檔案，很難！最后只能勸他們另想別的途徑，檔案室愛莫能助，只能看著他們失望離去的背影。

可見，沒有檔案資源，就談不上檔案利用，也就無法滿足人民群眾的檔案信息需求。

我院自2011年4月，按照上級文件精神，對《出生醫學證明》進行了規范化歸檔，信息化檢索，大大方便了查檔利用。在每年的《出生醫學證明》存檔情況年度檢查中，得到了老師的肯定。

《出生醫學證明》的建檔，是為每一個新生兒管好“人生第一檔案”，為今后服務民生積累豐富的檔案資源。

作為基層檔案管理部門，收集好、整理好、保管好、利用好民生檔案，科學化、規范化、信息化管檔，為老百姓解決生活中實際困難，方便老百姓辦事，不僅是每一個檔案管理人員的職責，也是貫徹落實科學發展觀、踐行黨的群眾路線，促進社會和諧的具體體現。