如何做好事業(yè)單位檔案管理

王金亮

摘要：做好事業(yè)單位檔案管理的對策，需要從“人”和“物”這兩個方面展開。“區(qū)就業(yè)和人才服務中心”，通過對單位檔案資源的開發(fā)與利用不僅能為域內(nèi)各經(jīng)濟主體提供人才信息，還能為域內(nèi)的社會職業(yè)教育發(fā)展提供方向。具體的實施對策為：以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性、依據(jù)本土人才供給特點優(yōu)化和再造歸集標準、管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作、推動信息化流程管理倒逼各部門的協(xié)作意愿。

關鍵詞：事業(yè)單位;人才檔案;檔案管理;對策

做好事業(yè)單位檔案管理，將有助于增強其為社會提供公益性專業(yè)技術服務的能力。在問題導向下去探索做好事業(yè)單位檔案管理的對策，需要從“人”和“物”這兩個方面展開。事業(yè)單位檔案管理人員構成了“人”的要素，隨著檔案管理向信息化、智能化趨勢發(fā)展，提升他們適應時代要求的檔案管理能力則成為了第一要務。檔案管理的對象則構成了“物”的要素，事業(yè)單位檔案管理對象涉及科研、人事、文書、圖情等多個板塊，所以實現(xiàn)對這些檔案對象的開發(fā)與利用則成為了做好事業(yè)單位檔案管理的落腳點。本人所在的事業(yè)單位為“區(qū)就業(yè)和人才服務中心”，通過對單位檔案資源的開發(fā)與利用不僅能為域內(nèi)各經(jīng)濟主體提供人才信息，還能為域內(nèi)的社會職業(yè)教育發(fā)展提供方向。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的不足

結(jié)合本人的工作體會，事業(yè)單位檔案管理主要存在著以下三點不足：

（一）檔案管理人員的崗位能力性未能充分調(diào)動

以本人所在單位為例，檔案管理人員包括了：接待窗口的工作人員、檔案歸集人員、檔案信息化管理人員，他們工作中的崗位能動能力未能得到充分調(diào)動。具體表現(xiàn)在：（1）接待窗口的工作人員與客戶之間的信息互動較少，多為以回答客戶疑問的形式作答，且并未關注客戶在求職、就業(yè)方面的訴求;（2）檔案歸集人員按照人才檔案歸集制度和流程開展相應工作，缺乏對本土人才供給特點做出分析的主觀意識，使得檔案歸集工作過于死板;（3）檔案信息化管理人員并未利用自己的專業(yè)優(yōu)勢開展大數(shù)據(jù)分析，而是簡單就紙質(zhì)檔案信息遷移到在線平臺。

（二）檔案資源的開發(fā)與利用工作還未形成機制

隨著增強事業(yè)單位助力區(qū)域社會經(jīng)濟發(fā)展的要求被提出，事業(yè)單位已將檔案資源開發(fā)與利用提上議事日程，但在實踐中卻缺少長效機制保障。具體表現(xiàn)為：（1）參與檔案資源開發(fā)和利用工作的人力資源整合工作相對滯后;（2）檔案資源開發(fā)與利用相脫節(jié)，難以對區(qū)域社會經(jīng)濟發(fā)展提供建設性建議;（3）檔案資源開發(fā)與利用的工作體系尚不健全，無法實現(xiàn)全域式的檔案資源開發(fā)與利用工作。由于這項工作還未形成機制，則導致了大量的人才檔案資源仍處于“沉睡”狀態(tài)。在國家大力推進教育扶貧的歷史背景下，便弱化了就業(yè)與人才服務中心的服務能力和與社會保障部門之間的協(xié)作能力。

（三）檔案管理工作面臨著部門職能化壁壘影響

將目光回到檔案資源開發(fā)與利用相脫節(jié)的問題中來，其原因之一便是：檔案管理工作面臨著部門職能壁壘的影響。與體制內(nèi)單位的組織架構相同，筆者所在單位的組織架構仍屬于直線職能型。在部門利益封閉性的驅(qū)使下，部門之間的分工與協(xié)作存在著“分工易、協(xié)同難”的困境，這就使得需要建立全域化檔案資源開發(fā)與利用的工作，卻在現(xiàn)實中遭到了部門之間職能壁壘的分割，這就使得在檔案管理工作中存在著苦樂不均的局面。

二、完善事業(yè)單位檔案管理的對策

根據(jù)以上所述，完善事業(yè)單位檔案管理的對策可從以下四個方面構建：

（一）以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性

在“不忘初心、牢記使命”教育活動的推動下，單位黨委應組織檔案管理人員對標、對表找自己的工作差距，并在教育活動中向檔案管理人員提出工作要求。工作要求應包含這樣幾個內(nèi)容：（1）應發(fā)揮檔案管理工作的職能優(yōu)勢，努力助力區(qū)域社會保障工作的精準開展;（2）應發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢，為單位更好的服務社會、服務群眾做出貢獻;（3）應發(fā)揮黨員職工的先鋒示范效應，勇于承擔檔案資源開發(fā)與利用的重任。與思政教育工作相配合，基層黨支部應聚焦目前的檔案管理工作短板，幫助檔案管理人員深化崗位意識建設。

（二）依據(jù)本土人才供給特點優(yōu)化和再造歸集標準

將“不忘初心、牢記使命”落實到完善檔案管理工作中去，首先就需要根據(jù)本土人才供給特點優(yōu)化和再造檔案歸集標準。本人所在地區(qū)的人才供給特點包括：擁有工科背景的人才資源較為豐富，年齡段主要集中在25—45歲之間。那么，在優(yōu)化和再在檔案歸集標準時，就需要根據(jù)專業(yè)背景制訂人才檔案分類標準，且需要細化工科人才的檔案歸集標準，如細分為機械加工類人才、機電一體化類人才、智能制造類人才等。通過細分檔案歸集標準，不僅能為檔案資源開發(fā)提供便利，還能為用人單位的選材提供方便之門。

（三）管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作

社會保障部門承擔著向社會公眾提供職業(yè)培訓的職能，但目前在提供職業(yè)培訓時存在著：培訓項目多而不精的現(xiàn)象。為此，單位管理層應牽頭檔案管理部門與社會保障部門建立人員往來機制，并在檔案資源開發(fā)和利用中實現(xiàn)信息共享。為了使雙方的合作更加有效，可以在雙方單位設立信息員崗位，由信息員之間保持時時信息交互去加強檔案管理工作的區(qū)域植根性。

（四）推動信息化流程管理倒逼各部門的協(xié)作意愿

為了解決職能壁壘對檔案管理工作所帶來的困擾，在減少組織變革阻力和降低部門間交易成本的思路下，可以推動信息化流程管理倒逼各部門的協(xié)作意愿。具體做法為，在單位OA系統(tǒng)中開展在線檔案管理工作，由軟件系統(tǒng)按工作流程將事項分別配備到各個崗位，在規(guī)定時間內(nèi)必須完成在線任務，若超時系統(tǒng)將默認本崗位工作任務未完成，然后將余下工作任務向下一級工作崗位推送。這樣一來，就能在系統(tǒng)視域下追溯檔案管理工作中的主體責任，并與各主體的績效考核和職務晉升相聯(lián)系。

三、小結(jié)

做好事業(yè)單位檔案管理工作的對策為：以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性、依據(jù)本土人才供給特點優(yōu)化和再造歸集標準、管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作、推動信息化流程管理倒逼各部門的協(xié)作意愿。

參考文獻：

[1]符彩云.事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].檔案天地，2019（10）：5657.