信息技術管理視域下企業綜合檔案室的建立與管理

馬春華

摘 要：隨著現代信息技術的發展與普及性應用，信息技術管理業已成為提高企業管理水平的重要手段之一。綜合檔案室是進行企業全部檔案統一管理機構，它的建立既能夠對企業檔案進行統一的、集中式的管理，還可以將企業檔案管理工作延伸至企業的各項管理工作之中進而為促進企業健康、可持續發展奠定基礎。本文就信息技術管理視域下企業綜合檔案室的建立與管理進行系統闡述，以期為企業綜合檔案室的數字化建立與管理水平提供更多的參考與借鑒。

關鍵詞：信息技術;綜合檔案;企業;檔案管理

企業檔案是企業在日常生產經營活動中逐步形成的全部檔案總和。企業綜合檔案則涵蓋了人力資源、財務管理、生產經營以及黨、政、工、團等方面的全部檔案，這些檔案中包括各種文書、照片、圖紙、影音資料、圖表等一些文字材料及非文字材料。企業綜合檔案室的檔案既是國家檔案事業最基本的組成部分，更是企業的一種無形資產。隨著現代信息技術的發展及普及性應用，企業也應在綜合檔案室的建立與管理過程中有機地融入現代化信息技術，以此來提高企業綜合檔案室的建立步伐與管理水平，進而為全面提高企業檔案應用效率、促進企業健康可持續發展提供更多的保障。本文就信息技術管理視域下企業綜合檔案室的建立與管理進行系統闡述

一、信息技術管理視域下企業綜合檔案室建設的現狀

（一）各部門歸檔材料不全

在信息技術管理視域下企業綜合檔案室建立過程中，往往出現各部門歸檔案材料不全問題，甚至還會出現檔案遺失無法歸檔等現象。企業綜合檔案室建立過程中，檔案收集工作既是綜合檔案室建立的基礎和起點，也是直接影響到企業綜合檔案室建立與管理的直接因素。出現歸檔材料不全問題的主要原因是由于原有檔案多由各部門分設、分管，個別部門管理層認為關鍵的、核心的檔案材料一旦交到企業綜合檔案室后會在部門需要利用、查找時產生諸多不便，還不如自己保管方便;也有個別企業的生產部門認為：生產類檔案材料是在自身在日常生產、管理工作中逐步形成的，應由生產部門來保管。另外，也有的部門因不了解綜合檔案室歸檔范圍，進而將一些不屬于歸檔范圍的檔案材料也進行了歸檔，卻將一些關鍵性的圖紙、圖片等留為自用，進而也造成了檔案材料流失問題。

（二）檔案管理人員信息技術素養不高

目前一些企業在企業綜合檔案室建設過程中往往未配置專職、專業的檔案管理人員，且由于多數檔案管理人員多為“半路出家”“兼崗”，這也直接造成企業綜合檔案室工作人員的信息技術素養較低現象，這對企業綜合檔案室的信息化、數字化建設進程與質量也會產生直接影響。

（三）綜合檔案室的信息利用率過低

很多企業在建立綜合檔案室后，其最終目的僅僅是為了進行企業內部檔案的保存與管理，缺乏對檔案的深層次應用與開發。如一些企業在綜合檔案室建設過程中，雖然能夠將各部門分散的檔案加以有效歸檔，但仍將一些核心的、有應用價值的檔案束之高閣，最終造成檔案失去了其應用的價值。另外，因一些企業綜合檔案室的管理人員缺乏良好的職業素養，未能對綜合檔案室內的相關檔案進行科學、合理的編纂，進而也導致了檔案信息失去了應用價值，甚至還會造成企業綜合檔案室的建設與發展。

二、信息技術管理視域下企業綜合檔案室的建立與管理策略

（一）豐富綜合檔案室檔案資源，將之建成企業的信息中心

大數據“互聯網+”以及信息技術管理背景下，企業在綜合檔案室的建立過程中，必須充分借助現代信息技術及相關管理手段來不斷豐富企業檔案資源、更新管理理念，將企業綜合檔案室建設成為企業生產、經營、管理的信息中心。同時，還要結合檔案歸檔制度將企業各部門（或分支機構）的檔案應納入到綜合檔案室之中，以提高企業綜合檔案室檔案資源。另外，企業還要利用現代信息技術作為企業內部檔案的接收、采集、整理的手段，如利用現代信息技術將更多的文字檔案轉化成為圖片、視頻檔案，或是將原有的影像檔案轉化成為數字視頻檔案等，在全面豐富綜合檔案室檔案資源的同時，也能夠加快綜合檔案向數字化檔案轉化的進程。檔案管理人員更要借助信息技術管理手段來深度開發各類檔案資源，使之能夠真正成為促進企業發展的信息中心。

（二）提高檔案人員的信息技術素養，提高綜合檔案管理質量

企業綜合檔案室的檔案工作具有較高的專業性，且不同門類、不同載體的檔案管理對檔案工作人員的要求也不盡同。因此，企業必須加強對綜合檔案室的檔案工作人員的培訓與再教育的力度，使之能夠不斷更新檔案管理理論知識與技能、更要不斷提升自身的信息技術素養，使之能夠真正利用現代信息技術來進行綜合檔案的數字化管理與應用。企業還要定期或不定期地組織綜合檔案室工作人員進行業務交流、業務創新研究討等，還可以通過企業之間檔案工作人員的交流、學習等來提高企業綜合檔案室工作人員的整體專業素養與管理水平，進而才能為提高企業綜合檔案室管理與服務質量提供保障。

（三）加強綜合檔案室數字資源建設，提升企業檔案服務應用的安全性

企業在綜合檔案室建設過程中必須充分利用信息技術，不斷加強綜合檔案室的數字化資源建設，以提高企業綜合檔案室的服務與利用水平。首先，企業應保障綜合檔案室的基礎設施建設，如實現綜合檔案室的庫房恒溫、恒溫要求，配置獨立中央控制空調、溫濕度控制儀等;同時，還要加強綜合檔案室的安全管理工作，如安裝門禁設備、電子監控設備、報警設備等，以提高企業綜合檔案室的安全。其次，加強企業綜合檔案室保密安全工作。企業應通過第三方就企業綜合檔案室的保密安全系統進行全方位的設計，既要實現數字檔案應用系統的“三員分立”，還要在系統中為用戶分配相應的權限、設定相關人員的密級、檔案資源查閱的權限等，并通過“數據權限”+“功能權限”方式進行用戶、信息、系統訪問控制權的管理，最大限度地保障企業綜合檔案室管理、應用的安全性。

（四）不斷拓展電子檔案利用途徑，提高企業綜合檔案利用率

企業綜合檔案的建立，應基于信息技術管理基礎之上，不斷豐富企業檔案資源，如通過完成企業檔案以及相關的行業知識、標準、期刊論文、電子公文、制度文檔等資源的“一站式”檢索功能，來實現“以知識管理為導向”的企業綜合檔案室的管理，進而全面提升企業綜合檔案的數字化利用效用。另外，企業綜合檔案室管理人員還要充分利用大數據技術中的數據搜索技術構建相應的搜索行為模型，并依照不同的企業檔案信息屬性來設計不同的分類瀏覽、引擎搜索方式，以提高檔案信息的搜索、查閱的精準度。企業還可以將綜合檔案管理系統與企業管理平臺相結合，并利用大數據處理技術將檔案中的“相似檔案”“技術型檔案”“核心檔案”等加以分類整理，如以圖表、柱狀圖等形式進行分類，以提高對各類檔案管理、應用效率。檔案工作人員還可以基于人工智能技術中的智能檢索將各類檔案的關鍵字、各字段進行加權混合索引處理，還可以將最相關的檔案信息列在最前面（或最上方），以提高檔案檢索速度與準確率，這對提高企業綜合檔案的利用率具有積極的促進作用。

結束語：

總之，企業應在信息技術管理視域下依托現代信息技術優勢來逐步完成企業綜合檔案室的數字化建設，并以電子文件、專業數據庫等新型檔案資源歸檔為綜合檔案室建設的重點。同時企業檔案工作人員還可以利用大數據、人工智能技術等來實現企業各類檔案的智能化識別、檢索、定位、管理、監控等，進而才能為企業及檔案使用人員提供更加便捷的檔案信息服務，才能最大限度地提升出企業檔案的利用率，為促進企業健康、持續發展提供更多的信息技術保障。

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