技術文件管理創新在AP1000建設管理中的應用

高紅艷

（上海核工程研究設計院，上海 200030）

1 引言

工程技術文件管理是企業檔案管理的重要組成部分[3]，隨著科學技術的發展和信息技術在檔案管理學中的應用，檔案的標準化[4]、規范化和科學化也由單一的功能向著實用型、創新型方向發展。XX核電AP1000工程在項目建設管理過程中，為了更好地實現無紙化辦公，減短文件處理流程，減少人工操作項，采用自有資金聘請外圍技術開發團隊對技術文件管理系統進行不斷創新和改進，經過測試已正式投入運行，標志著技術文件的接收、錄入、分發、歸檔、回收等檔案管理問題向著信息化、無紙化辦公管理又邁進了新的一步。

2 技術文件管理過程中存在的問題

在圖紙資料管理初期，發現部分工作任務操作起來生硬、單一、落后，不能滿足實際工作的需要。具體體現在以下幾個方面：

2.1 圖紙資料存在的問題

1）接收的圖紙資料只能手動錄入系統，耗費了大量的人力、物力，而且特別容易出錯。

2）對存在圖紙資料升版的情況，在生成的分發單中舊版圖紙資料編碼緊挨新版圖紙資料編碼，打印好的清單中由于新、舊版同時顯示，在回收的過程中不容易辨別。同時，部分舊版圖紙資料信息不能實現和新版信息關聯，給舊版回收帶來一定困難。

3）由于核電管理有別于火電項目，圖紙資料未能按照卷冊成套出版發布，提交現場比較零散。

對此XX核電項目在建設管理過程中，借鑒其他核電項目經驗，調整圖紙資料的歸檔保存的方法，按接收先后順序歸檔，不論在后續的查找、借閱還是回收時，都給工作人員增加了便利。

4）在XX核電現場，業主負責設計管理并從各設計院或采購單位統一接收圖紙資料。同一批圖紙分發到現場需經過業主和工程公司兩次擬分、分發。

5）為避免圖紙資料接收人員人因失誤，避免接收錯漏，確保上游下發的圖紙能夠準確及時的分發到施工單位，需要定期與業主對圖紙資料的接收情況進行跟蹤核對，人工核對費時費力，EXCEL接收臺賬和業主提供的清單在比對時存在諸多障礙。

6）由于已有系統部分文件格式不兼容，系統不能識別非.pdf格式的文件，例如.TIF格式的文件。

2.2 變更存在的問題

1）項目初期尚不能實現按機組查詢變更澄清的收發情況。

2）常規島及BOP工程標段較多，產生的各類變更文件近千份，對變更文件執行狀態的更新輸入工作量大。

2.3 圖書資料管理存在的問題

1）對發起采購需求的圖書，若同一編碼存在多冊，針對這種情況，初期入庫時尚不能實現數量的拆分。

2）對于已入庫的圖書資料，初期模塊尚不能實現電子版附件的掛接和修改。

3）對于全部借出已無庫存的圖書資料，初期模塊尚不能實現預約。

3 技術文件功能改進與創新

3.1 圖紙資料管理模塊的改進

1）改進分發單顯示方式，由于舊版分發單顯示方式為新舊版緊鄰顯示，在逐一核對新版圖紙編碼信息時，視覺范圍跳躍性極大，在歸檔剔除舊版圖紙時極容易看錯行。改進后的顯示方式直觀明了，不容易出錯。對無舊版信息的部分，則系統自動顯示為“—”。

2）為減少人工數據錄入量，提高系統信息的準確性，對業主CIMS平臺和項目管理單位的NPAP平臺進行接口開發。使圖紙資料能夠在兩個單位間自由傳送。項目管理單位在批量接收傳送過來的數據后，可自行批量修改、提交擬分，大大提高了工作效率，減少了人工錄入時間，降低了出錯率。對誤發、錯發的數據可實現回退，并通知業主后續處理結果。

3）為能夠清楚地知道每份圖紙資料的歷史處理信息，增加圖紙處理流程顯示的節點時間和操作人姓名，包括圖紙資料錄入時間、提交擬分時間、擬分完成時間、修改時間、分發時間及對應的操作人員的姓名，做到每次操作都有據可查。

4）對多標段共用圖紙資料，需要人工統計缺圖信息，形成臺賬，費時費力，且容易疏漏，因此在后續開發過程中，增加“缺圖信息統計”臺賬模塊：根據分發范圍配置表中配置的標準分發份數與實際分發份數進行對比，自動生成缺圖信息統計臺賬。當相關圖紙足量補發后，缺圖信息統計臺賬自動更新，符合分發范圍配置表中配置的標準時，記錄自動關閉，亦可手工關閉缺圖信息，并導出Excel格式缺圖信息統計臺賬，做到歷史補發數據有據可查，開發完成的缺圖臺賬。

5）為確保從業主接收的圖紙資料信息能夠準確無誤錄入臺賬、并分發，工程公司需要定期將數據導出，與業主清單進行比對。由于圖紙資料數量巨大，人工一一核對耗時又耗力。針對此問題，開發出CIMS數據清單和工程公司NPAP圖紙資料管理模塊數據清單比對功能，將清單整合、修改，符合比對格式后，將數據導入模塊，瞬間完成數據比對。比對結果出來后，即形成差異清單，可僅針對此部分差異清單 進行數據核實，不僅節省了時間，還提高了準確率。開發出的CIMS數據比對界面如圖1所示。

圖1 業主數據和工程公司數據進行比對模塊的開發界面

3.2 變更澄清管理模塊的改進

1）在綜合查詢中增加“工程”選項查詢條件，其下設“XX核電3、4號機組常規島及BOP工程”和“XX核電一期工程”副選項，擇其一進行查詢，可查詢、導出相關變更類文件（通過“合同標段”與“工程”關聯實現），如圖2。

圖2 按工程期數對變更澄清進行查詢

2）為減少人工錄入量，在繼續錄入界面，進行連續添加變更澄清時，載體介質默認為紙質應改為“紙質+電子”。實現的顯示格式如圖3。

圖3 系統增加自動顯示“紙質+電子”顯示

3）針對核電工程標段較多，各類變更文件數量大的問題，進一步開發規范各類變更文件管理，簡化變更文件管理流程，提高效率，開發實現由各監理工程師對變更文件標識狀態、執行狀態等要素在線更新功能。在變更文件的分發過程中，為了保證擬分人與其所擬分的變更文件一一對應，分發操作時限制只有同時滿足“分發范圍”、“擬分人/擬分時間”均相同的變更文件才可同時分發、打印在同一張分發單中。對不滿足上述任一個條件的變更文件則禁止打印在同一分發單中并在誤操作時給操作人員相應提示。

3.3 圖書資料管理模塊的改進

1）由于在采購回圖書之前，購買人員不清楚自己購買的書籍具體有幾部分，如分冊，季刊、月刊等。針對這種問題，對于存在多冊的圖書，在待入庫界面增加“拆分圖書”功能，圖書管理人員能夠根據實際冊數自行編輯拆分，實現的操作界面功能如圖3。

圖4 實現圖書數據拆分的顯示方式

2）分公司圖書資料采購計劃表中對于已完成采購入庫的圖書資料信息進行標識后，相應信息自動填充到圖書資料入庫記錄表中，操作員可對其進行編輯填充并保存；可實現圖書電子文件的掛接。

4 結論

針對在XX核電項目管理過程中存在的一些文檔管理問題，本文對比XX核電AP1000既有文件管理平臺，在此基礎上研究不斷改進和提高XX核電項目技術文件信息化管理水平的方法和思路，通過實現圖紙資料管理模塊、變更澄清模塊和業主CIMS平臺的數據接口，實現大批量數據互傳，從而大大降低人為操作流程，提高工作效率；通過不斷優化圖紙資料分發單顯示方式，使新舊數據在分發單上面的顯示變得一目了然；通過增加顯示數據操作修改記錄，使系統中數據的修改均有據可查；通過實現對入庫圖書資料冊數的拆分，避免了多本圖書共用一個編碼的弊端。經改進、創新和測試問題模塊后，新的功能模塊在NPAP平臺上數據運行良好，基本能滿足日益增加的核電建設檔案管理需求，為其他核電和火電項目建設管理提供經驗。