媒體公關(guān)從業(yè)者的時(shí)間管理淺析

葉豐收

公關(guān)環(huán)境不斷發(fā)展的今天，貫來(lái)實(shí)行彈性工作制的媒體公關(guān)從業(yè)者群體，面臨的工作頭緒更多，學(xué)會(huì)合理的時(shí)間管理對(duì)從業(yè)者變得相當(dāng)重要。然而這個(gè)行業(yè)發(fā)展這么多年，大家對(duì)時(shí)間管理這個(gè)并不新的概念如何跟從業(yè)者工作生活相結(jié)合的問(wèn)題，卻集體忽視了。本文擬從目前比較受認(rèn)可的時(shí)間管理法入手，來(lái)簡(jiǎn)要談一談媒體公關(guān)行業(yè)從業(yè)者為何要進(jìn)行時(shí)間管理及如何進(jìn)行時(shí)間管理，以對(duì)媒體公關(guān)行業(yè)群體關(guān)注時(shí)間管理、提升時(shí)間利用效率起到一定提示作用。

時(shí)間管理并非新詞，它產(chǎn)生已久并熱門(mén)至今。所謂時(shí)間管理，是指對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的計(jì)劃和控制，從而在有限時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造最大效益。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是一個(gè)人，通過(guò)一定的方法，用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。

時(shí)間管理在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到充分實(shí)踐，然而在媒體公關(guān)領(lǐng)域，時(shí)間管理和從業(yè)者產(chǎn)生的關(guān)聯(lián)甚少。

對(duì)于全國(guó)大多公關(guān)從業(yè)者而言，其職業(yè)規(guī)則都實(shí)行彈性工作制，通過(guò)定額考核和績(jī)效考核相結(jié)合的方式，由從業(yè)者個(gè)體化完成工作任務(wù)，最后打分和評(píng)級(jí)計(jì)算收益。

這樣的工作機(jī)制，在過(guò)去媒體公關(guān)業(yè)發(fā)展的黃金年代，在公關(guān)路徑相對(duì)單一途徑的背景下，能起到兼顧效率和公平的好作用。彼時(shí)，大家無(wú)需非常重視時(shí)間管理，所以時(shí)間管理這個(gè)話題很少人談起也屬正常。

今天，當(dāng)融媒體呼嘯而來(lái)，當(dāng)公關(guān)人面臨的環(huán)境天翻地覆，大家進(jìn)行合理化時(shí)間管理，就非常重要。

公關(guān)從業(yè)者為啥要進(jìn)行時(shí)間管理？

如今，我們身邊的媒體公關(guān)從業(yè)者工作狀態(tài)是怎樣的呢？“忙”是大多人的口頭禪，并且翻看他們的日程表，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，確實(shí)安排的滿滿當(dāng)當(dāng)。“恨不得把每一分每一秒都安排好，結(jié)果感覺(jué)時(shí)間總是不夠用。”這是很多媒體公關(guān)人的共同心聲。當(dāng)有人出現(xiàn)這樣的狀態(tài)，說(shuō)明其時(shí)間管理存在問(wèn)題。

有人會(huì)說(shuō)，媒體公關(guān)人有日程表，這不是在進(jìn)行時(shí)間管理了嗎？其實(shí)不然，對(duì)大家而言，真正的時(shí)間管理，是讓公關(guān)人不這么“忙”，讓公關(guān)人在合理調(diào)配時(shí)間管理維度下，從容完成各項(xiàng)工作。

公關(guān)人是份職業(yè)，從事這份職業(yè)的也是普通人，“他”或“她”需要有節(jié)奏感的工作，更需要有節(jié)奏感的生活，如果一個(gè)公關(guān)人沒(méi)有合理的時(shí)間管理，在工作和生活中找不到平衡點(diǎn)，光靠收入刺激或雞血激勵(lì)，這對(duì)公關(guān)人的職業(yè)生涯是一種巨大的損傷。

眾所周知，如今媒體公關(guān)人工作壓力大、強(qiáng)度高，面對(duì)這樣的工作氛圍，如果公關(guān)人沒(méi)有一點(diǎn)時(shí)間管理概念，每天看著忙碌，實(shí)則工作效率不高，主要精力都花費(fèi)在一些瑣事上，終究會(huì)像個(gè)彈簧一樣，彈性形變超過(guò)一定量級(jí)，就可能帶來(lái)身體垮掉、思維枯竭的狀態(tài)，做出好的公關(guān)案例概率會(huì)大大下降。不斷爆出的媒體公關(guān)人英年早逝的噩耗，讓我們傷痛，也是對(duì)所有人的提醒。

長(zhǎng)時(shí)間熬夜、飲食不規(guī)律、時(shí)間不夠用、精神壓力大，這些就是公關(guān)人的工作常態(tài)，為什么公關(guān)人要進(jìn)行時(shí)間管理，原因顯而易見(jiàn)——公關(guān)人應(yīng)該通過(guò)合理的時(shí)間管理，讓自己的人生更豐富起來(lái)，生活的質(zhì)量更高，這樣也有利于公關(guān)人做出更好的公關(guān)案例。

時(shí)間管理方法有哪些？

在多年來(lái)關(guān)于時(shí)間管理的運(yùn)用中，世界各地的專家總結(jié)了不少被驗(yàn)證可行的方法，例如二八法則、番茄工作法、四象限法則等。這些時(shí)間管理法在其他性質(zhì)職業(yè)人群如教師、護(hù)士、秘書(shū)中被廣泛使用，同理應(yīng)該可以跟公關(guān)人的工作產(chǎn)生關(guān)聯(lián)。

可以預(yù)想，公關(guān)人群體對(duì)這些時(shí)間管理法進(jìn)行梳理，將它們綜合起來(lái)結(jié)合自身實(shí)際運(yùn)用，行成對(duì)自己最有效的時(shí)間管理，也是完全可能的。

首先談?wù)劧朔▌t，二八法則時(shí)間管理法來(lái)源于著名的二八定律——巴萊多定律，這一定律是19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多發(fā)現(xiàn)的。他認(rèn)為，在任何一組東西中，最重要的只占一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。將二八定律和時(shí)間管理相結(jié)合產(chǎn)生的“二八時(shí)間法則”，可以理解為“將80%的精力用在20%的最重要事情上”。

合理運(yùn)用二八法則，能讓公關(guān)人在有效的時(shí)間里，把主要精力放在當(dāng)天重要的工作上，增加自己的職業(yè)體驗(yàn)感和獲得感。

其次跟公關(guān)人群體推薦下番茄工作法，這個(gè)工作法是弗朗西斯科？西里洛1992年創(chuàng)立的一種時(shí)間管理方法，簡(jiǎn)單易行。

番茄工作法的核心，在于大家面對(duì)每日任務(wù)清單時(shí)選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，之后為了這個(gè)任務(wù)專注工作，中途不做與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，可以休息5分鐘，然后繼續(xù)，每個(gè)番茄時(shí)間是不可割裂的整體。當(dāng)執(zhí)行者為任務(wù)持續(xù)推進(jìn)了4個(gè)番茄時(shí)間后，可以選擇多休息一會(huì)兒。

番茄工作法保證公關(guān)人在一定的時(shí)間段內(nèi)集中精力完成手上工作，形成階段成就感，讓公關(guān)人減輕時(shí)間焦慮、提升集中力和注意力、減少事情推進(jìn)過(guò)程中的中斷、鞏固做出更好公關(guān)案例的決心，也有利于公關(guān)人通過(guò)一次次番茄時(shí)間，改進(jìn)自己的工作流程。

時(shí)間管理法中還有一個(gè)被廣泛使用的方法是四象限法，這是美國(guó)管理學(xué)家科維提出的，科維將工作按照重要和緊急兩個(gè)程度劃分為四個(gè)“象限”，第一象限為緊急又重要的事項(xiàng)，第二象限為重要但不緊急的事項(xiàng)，第三象限為緊急但不重要的事項(xiàng)，第四象限為不緊急也不重要的事項(xiàng)。

對(duì)于公關(guān)人而言，同樣可以把自己的工作按照這樣的四象限劃分法進(jìn)行歸類，工作會(huì)一目了然。

如何利用這些時(shí)間管理法

對(duì)公關(guān)人而言，二八法則、番茄工作法、四象限法……這些時(shí)間管理方法都能和自己進(jìn)行很好的結(jié)合，每個(gè)人根據(jù)自己的習(xí)慣，重點(diǎn)選用其中一種方法來(lái)進(jìn)行時(shí)間管理，也可在靈活運(yùn)用中綜合三種方法的優(yōu)點(diǎn)。

有句話說(shuō)，“你怎么過(guò)一天，就會(huì)怎么過(guò)一生。”時(shí)間管理，看起來(lái)是管理時(shí)間，本質(zhì)上是管理自己，目的是推動(dòng)個(gè)人的發(fā)展。管理好了，短期內(nèi)或許看不到一個(gè)人的明顯變化，但時(shí)間久了公關(guān)人的發(fā)展路徑會(huì)明顯不一樣。

比如說(shuō)二八法則，占20%的重要事項(xiàng)，可能決定了公關(guān)人80%的提升，因此也需要公關(guān)人投入80%的精力去應(yīng)對(duì)。但這樣并不是說(shuō)剩下的80%日常瑣事公關(guān)人就需要放棄，放棄的觀點(diǎn)是把本來(lái)相互矛盾、卻又相互依存、不可缺一的兩者完全割裂開(kāi)來(lái)，也沒(méi)有看到兩者之間的比例并非絕對(duì)，而是存在著動(dòng)態(tài)平衡性。

當(dāng)然，公關(guān)人要清晰重要事項(xiàng)的80%邊際，如前文所述，公關(guān)人的工作彈性很大，比如當(dāng)一個(gè)公關(guān)人得到一個(gè)公關(guān)任務(wù)后，后續(xù)工作看起來(lái)隨之開(kāi)始，雖然往往一個(gè)公關(guān)案例有最終提交時(shí)間，但很多后續(xù)工作其實(shí)都要自行安排，自由度很大。沒(méi)有時(shí)間管理概念的公關(guān)人，不對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行二八分配，不知道將后續(xù)工作中看起來(lái)占一小部分比例，實(shí)際上對(duì)最終成型的公關(guān)案例幫助極大、跟個(gè)人公關(guān)水平提升息息相關(guān)的事項(xiàng)列入“優(yōu)先做、重點(diǎn)做”的80%精力范疇，得不償失會(huì)在所難免。

當(dāng)然，公關(guān)人運(yùn)用二八法則進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，也要學(xué)會(huì)面對(duì)占據(jù)日常事務(wù)中80%的瑣事，確保留出20%的精力處理這些瑣事。而不是說(shuō)，既然抓住20%重要事務(wù)解決了人生80%的獲得感，就不用管這80%的瑣事。

一個(gè)公關(guān)人在日常運(yùn)用中會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)他用20%的精力處理好了80%的瑣事，他的人生幸福感會(huì)得到很大提升，而這種幸福感的提升，又能反哺到他花費(fèi)80%精力處理的20%重要事項(xiàng)，在這種互補(bǔ)中公關(guān)人的時(shí)間利用效率將更高。

從科學(xué)的二八法則時(shí)間管理角度來(lái)說(shuō)，公關(guān)人每天抽出一定精力去看書(shū)、看電影等，每月安排一定比例的精力去參加公益，都是對(duì)公關(guān)人成長(zhǎng)非常有利的時(shí)間管理。公關(guān)人通過(guò)這20%的安排，身心達(dá)到更愉悅的程度，對(duì)于保持他的創(chuàng)意激情和意志，能起到巨大的正向助推作用。

說(shuō)過(guò)二八法則，我們?cè)僬務(wù)劮压ぷ鞣ǎ@個(gè)時(shí)間管理法對(duì)很多公關(guān)人來(lái)說(shuō)也很適用。公關(guān)人的思維活躍，每天都會(huì)面臨大量細(xì)節(jié)，尤其對(duì)接媒體的公關(guān)人會(huì)發(fā)現(xiàn)，隨著融媒體的發(fā)展，除了報(bào)紙、電視、電臺(tái)外，微博、微信、客戶端、音頻視頻整理等等，都需要一一應(yīng)對(duì)和處理。這時(shí)，公關(guān)人就可以采用番茄工作法來(lái)進(jìn)行時(shí)間管理，比如微博、微信、客戶端各占一個(gè)番茄時(shí)間段，這樣可以讓自己在單位時(shí)間內(nèi)集中精力將事情一樣樣有條不紊地完成。

對(duì)于時(shí)間管理中的二八法則、番茄工作法、四象限法等通用方法，如果通過(guò)本文能對(duì)公關(guān)人產(chǎn)生一些影響，大家有意識(shí)去結(jié)合自身情況研究并運(yùn)用時(shí)間管理，會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)自己將這些方法進(jìn)行糅合使用，時(shí)間效應(yīng)可發(fā)揮到更大。

以二八法則和四象限法為例，通過(guò)四象限法，公關(guān)人一日工作生活可以按重要程度進(jìn)行遞減排列，即“重要緊急型”、“重要不緊急型”、“緊急不重要型”、“不緊急不重要型”。這樣的不同維度象限劃分和二八法則融合，公關(guān)人可以自我明確，前兩個(gè)象限的事項(xiàng)列入80%精力范疇，后兩個(gè)象限為20%精力范疇，繼續(xù)用二八法則進(jìn)行象限內(nèi)的時(shí)間管理，那么第一象限又可占到80%精力中的80%。

以一個(gè)會(huì)遇到的實(shí)際狀況為例，現(xiàn)實(shí)中，我們總是發(fā)現(xiàn)有些公關(guān)人總是能更快進(jìn)入公關(guān)案例的提交、對(duì)接和實(shí)施。除了熟能生巧對(duì)比業(yè)務(wù)生疏的原因外，還有一個(gè)重要的原因，就是進(jìn)度慢的公關(guān)人往往時(shí)間管理上出了問(wèn)題。

比如，一個(gè)公關(guān)人，在制作一個(gè)公關(guān)案例時(shí)，時(shí)不時(shí)就去刷手機(jī)，效率肯定高不了。有的公關(guān)人可能會(huì)問(wèn)，信息時(shí)代，不可能不看手機(jī)，不了解最新前沿消息。其實(shí)，時(shí)間管理肯定不是不讓大家看手機(jī)，而是要在看手機(jī)的時(shí)間段上有所選擇。

用好時(shí)間管理的積極反饋

我們經(jīng)常看到一句健身房廣告——“比你忙的人，照樣在健身。”此話所言非虛，往往那些看起來(lái)工作量極大的人，反而越能堅(jiān)持運(yùn)動(dòng)，是他們做事手段比大家高明嗎？不是。面對(duì)相同事的處理，絕大多數(shù)人差距并不大，差距在于時(shí)間管理上。

公關(guān)人一定要找到適合自己的時(shí)間管理法，把生活和工作全部納入時(shí)間管理里，讓自己的工作生活更有節(jié)奏感。本文鼓勵(lì)公關(guān)人進(jìn)行時(shí)間管理，就是為了讓公關(guān)人能從容不迫面對(duì)工作和生活。公關(guān)人有了時(shí)間管理的方法并依據(jù)這種方法做了計(jì)劃和安排，初始階段發(fā)現(xiàn)自己無(wú)法執(zhí)行到位，也不必為此煩惱，發(fā)展方向趨好即可。因此，公關(guān)人們從現(xiàn)在再開(kāi)始時(shí)間管理，并不晚。

在可及范圍內(nèi)，我們發(fā)現(xiàn)除了只言片語(yǔ)，沒(méi)有真正探討公關(guān)人時(shí)間管理的案例，但這不是說(shuō)，現(xiàn)在就沒(méi)有公關(guān)人時(shí)間管理做得好。

紐約媒體公關(guān)人Katie Benner就是一個(gè)時(shí)間管理高手，Katie Benner在一篇訪談里說(shuō)過(guò)，自己曾經(jīng)也沒(méi)進(jìn)行過(guò)時(shí)間管理，大量時(shí)間都被手機(jī)消耗，后來(lái)意識(shí)到問(wèn)題，開(kāi)始對(duì)自己的精力維度做區(qū)分，摒棄一些無(wú)用事項(xiàng)，把更多精力騰出來(lái)干自己列出的更重要事，工作效率明顯提高。

在本文行將收尾階段，筆者建議所有的公關(guān)人，“重要的事先做”（FirstThingFirst）。管理學(xué)家德魯克在《哈佛商業(yè)評(píng)論》上的一篇文章里，以他豐富的經(jīng)歷非常肯定地說(shuō)：“我還沒(méi)有碰到誰(shuí)可以同時(shí)處理兩個(gè)以上的任務(wù)，并且仍然保持高效。”

這句話，理應(yīng)對(duì)所有公關(guān)人有所啟發(fā)。