計算機辦公自動化技術應用

胡陽陽 安利偉

摘要：計算機信息處理技術的發展，改變了人們傳統的工作模式，極大地提高了工作效率，有效地降低了人們的工作量，同時也避免了人工出錯的概率。對于辦公工作的創新改革而言，計算機信息處理技術可以說是居功至偉。但在實際運用過程中受各方面因素的影響，導致計算機信息處理技術的作用難以在辦公中得以充分的發揮，甚至由于某些應用問題的發生而影響了辦公的效率。因此，本文簡要論述了計算機信息處理技術在辦公自動化應用中存在的問題，進而提出了相應的解決策略，從而能夠更好地將其應用到辦公自動化中，更好地發揮計算機信息處理技術的優勢。

關鍵詞：計算機信息處理技術;辦公自動化;應用

隨著互聯網科技的不斷發展，辦公自動化將很快地滲透到企業的方方面面，企業的辦公自動化不僅能很快讓其擁有良好的辦公效率，同時也會使計算機行業朝著實現化的方面發展，這是科技發展的趨勢，同時也是發展的前景。

1、計算機信息的應用與辦公自動化

隨著科學技術的不斷發展，人們的生活方式發生了改變，而計算機信息技術的應用，對于社會的發展起到了一定的助推作用，隨著經濟的全球化，越來越多的企業出現客戶分散的情況。企業面臨管理不便的問題。通過計算機信息技術可以有效改變這種情況，建立辦公自動化管理系統，可以讓辦公效率更高。

1.1 自動化的辦公

在傳統的辦公中，人們需要花費大量的時間來進行文件的處理與應用，而當我們將計算機信息技術應用到辦公系統中時，就可以進行更加便捷的辦公了，采用人與技術設備共同組成的人機系統，使辦公更加高效，進而減少辦公的時間，同時增加公司的效益，這對于現在的很多企業來說，都具有很高的指向性，可以節省更多的人力物力，讓辦公更加方便。

1.2 加強辦公自動化的執行

一些企業當前對辦公自動化的認識存在偏差，這些企業認為這方面在短期內并不能很快得到收益，因此在這方面投資力度小，缺乏對于公司內員工計算機方面的培訓，進而導致工作效率降低。所以，企業要重視信息技術在辦公自動化上面的運用力度，要從實際出發，通過應用計算機技術，有效地去規范工作流程，大大地提高工作效率，進而降低成本。

1.2 文檔需要自動化管理

在當前的企業中，一些辦公人員技術水平不高，在處理文檔方面難以勝任，利用信息技術手段來保存歸納文檔比較方便，工作人員收到文檔后，要及時利用信息技術進行有效的處理，實現企業文檔自動化管理。辦公自動化，可以形成高效的信息交流中心，使文件的有效處理可以快速地完成。

2、計算機信息處理技術在辦公自動化應用時存在的問題

計算機信息處理技術在辦公自動化過程中得到了廣泛的應用，極大地提高了人們的工作效率，但是根據本文的調查可知，在單位政府辦公自動化中，應用計算機信息處理技術時，依然存在很多不足，主要體現在以下幾個方面。

2.1 辦公自動化軟件缺乏實用性的特點

利用計算機技術進行信息處理是辦公自動化中的常用方式，然而不同行業對信息處理的要求不同，所以需要辦公自動化體現其實用性的特點，這是目前計算機信息處理技術應用過程中的不足：第一，不同行業和不同單位對于信息處理的要求不同，雖然都屬于辦公自動化軟件，但是很多個性化的需求進行定制，但是目前的辦公自動化軟件缺乏個性化需求的定制功能，還需要在整體框架的基礎上進行二次開發，只能實現半自動化的效果;第二，很多工作人員在使用辦公自動化軟件的過程中發展，其對信息處理的效果非常不好，無法更好地滿足實用性的需求，從而導致辦公自動化軟件被擱置，人們依然采用傳統方式進行信息化處理。

2.2 需要計算機專業人員進行操作

目前，很多辦公自動化軟件對于操作人員的專業性有著較高的要求，主要體現在以下幾個方面：第一，目前很多辦公自動化軟件的功能非常齊全，而且也具有一定的個性化定制功能，但是人們在使用過程中發現，會經常出現莫名其妙的問題，從而對整個辦公自動化系統造成影響。而操作人員不具有專業的知識，無法及時對問題進行修復，需要專業的人員進行操作，進而影響單位政府辦公室的正常工作。第二，很多操作人員自身的辦公自動化能力較差，因此需要經過較長時間的培訓，才能夠熟練掌握辦公自動化的操作過程;同時，由于辦公自動化軟件的個性化需求，從而導致使用過程比較復雜，操作人員上手比較慢，無法更好地滿足工作的需求。

2.3 協同工作中存在的問題

辦公自動化軟件中可以允許員工對一些工作流程進行協同處理，但是在協同工作中依然存在多個方面的問題：第一，很多員工在使用辦公自動化軟件的過程中，僅僅關注自身的模塊，但是對于協同工作的內容不夠了解，而如果軟件的功能不是特別全面，無法及時給工作人員進行提醒，從而導致協同工作的效率非常低下。第二，在使用辦公自動化軟件過程中，往往會存在權限比較混亂的問題，不具有相關權限的人員可能會獲得相應的權限，從而出現越權處理問題的情況出現，造成協同工作中的混亂;而且出現問題后，無法及時定位到相關的負責人，會出現責任混亂的情況。

3、計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用策略

3.1 創新服務模式

計算機信息處理技術是為辦公自動化服務的，而要想提高辦公自動化水平，促進計算機信息處理技術作用的發揮，就必須完善服務模式。首先，結合辦公自動化發展需要，構建完善的自動化框架，確定服務平臺，加大辦公自動化服務的投入，不斷完善現有的服務模式;其次，要根據實際情況，有針對性地推進辦公自動化，對用戶的具體需求進行全面的調查，以調查結果為依據，制定出科學的設計方案、軟件及最終項目的運營[2]。

3.2 強化工作人員的培訓

計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用具有必然性和重要性，而要想發揮計算機信息處理技術在辦公自動化中的作用，加大工作人員的培訓尤為重要。基于現有的辦公人員，要進行集中培訓，使其了解計算機信息處理技術，能夠熟練運用計算機信息處理技術來解決相關問題;其次，對外引進專業的辦公人員，為辦公自動化發展提供支持[3]。另外，要加強工作人員服務意識的培訓，引導辦公人員樹立正確的服務觀念，進而更好地服務企業發展。

3.3 做好信息安全管理

計算機信息處理技術在辦公自動化的發展中有著積極的作用，雖然計算機信息處理技術便利了辦公工作，但是也給辦公自動化發展帶來了一定的隱患。網絡環境下，信息存在較大的安全隱患，而要想保證辦公信息安全、完整，就必須做好信息安全管理[4]。對此，企業在應用計算機信息處理技術，要做好信息安全管理。一方面，要保證辦公自動化系統的安全性，從軟硬件入手，確保操作系統穩定、安全;另一方面，運用信息安全技術對信息進行安全保護，如加密技術、身份認證技術，借助這些技術為辦公自動化發展營造一個安全的環境。

4、結語

在計算機技術快速發展的同時，信息處理技術也得到了廣泛應用，辦公信息處理模式也發生了改變。在這個競爭日益激烈的市場環境下，效率是企業所追求的，企業為了提高信息處理效率，提高辦公自動化水平，都在引用自動化技術。借助自動化技術，不僅可以將企業各部門有效聯系起來，提高工作效率，同時也有利于企業管理結構的完善，使企業管理更加順暢、便捷。作為企業，要認識到計算機信息處理技術的作用，善于利用計算機信息處理技術來推進辦公自動化發展。

參考文獻

[1]王維國.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用[J].信息與電腦（理論版），2018（15）：227-228.

[2]沈萬明.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J].傳播力研究，2018，2（22）：251.

[3]李明建.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J].信息與電腦（理論版），2018（14）：191-192.

[4]郝玉芳.辦公自動化中計算機信息處理技術的應用探析[J].現代商業，2018（18）：25-26..