Excel做年終報表的小技巧

朱建

年報不是學術(shù)文獻，雖然也力求數(shù)據(jù)準確，但更重要的是讓領(lǐng)導一清二楚地聽明白你的意思。很多時候，我們并不需要很“實誠”地把所有數(shù)據(jù)都羅列上，而是要將信息以最簡明扼要的方式表示出來，這就是年報制作的終極目標。

1只留最重要的

專業(yè)圖表和Excel默認圖表的最大區(qū)別，就是減少了很多無關(guān)元素。那么一份剛剛從Excel里“誕生”的新圖表，到底都需要進行哪些方面的改進呢？刪除網(wǎng)格線、刪除圖例、添加數(shù)據(jù)標簽、修改圖形配色，將要展示的月份設(shè)置單獨的色彩和美化標題欄……

Excel默認生成的圖表，程式化很強，很多地方都需要讀者自己解讀，并不符合年報的制作思路，因此像圖例、網(wǎng)格線這一類東西是首先要被清除的。其次要想讓觀眾一目了然地知道每個圖形所代表的含義，就要將數(shù)值直接標注在圖形上，這一步其實就是“數(shù)值標簽”的作用。最后Excel圖表的顏色一般比較“辣眼睛”，最好能與年報色彩統(tǒng)一，或者直接更換為一些低飽和度色彩，并將要展現(xiàn)的月份單獨標色，以便讓觀眾更一目了然地知道你要介紹的內(nèi)容。

2平均線讓你的成績更直觀

努力了一年，終于超額完成任務(wù)，卻在圖表制作中敗北，這樣的結(jié)果顯然不是我們所期望的。能否通過一根標識線，將超額人員與未達標人員，清楚地標出來呢？這其實就是———Excel里經(jīng)常會用到的平均線功能。

在原表格后方新建一組輔助列，起名為“平均線”；

在輔助列下方第一個單元格輸入公式“=average（$B$2：$B$5）”（$B$2：$B$5為當前圖表的取值區(qū)域），求出業(yè)績平均值，然后雙擊填充柄，將該公式復制到整個輔助列；

點擊圖表，拖動數(shù)據(jù)源表格中的藍色線框，將輔助列包含到數(shù)據(jù)源內(nèi)，此時圖表將變換成2個柱形；

點擊“圖表工具”→“設(shè)計”→“更改圖表類型”，在彈出面板中點擊“組合圖”，將“平均線”一項修改為“折線圖”；

確定后返回Excel，再次點擊折線圖上面的數(shù)據(jù)標簽，手工刪除，之后調(diào)整一下折線圖的色彩和粗細就可以了。

3讓數(shù)據(jù)不再“扎眼”

雖然已經(jīng)很努力了，但年終報表依舊不夠“搶眼”，這又該怎么辦？在Excel中，坐標軸會自動按照最大和最小值平均分布，這樣就導致了一個問題，所有的差距都會清清楚楚呈現(xiàn)在圖中，毫無遮擋可言。其實可以通過圖表的一些小調(diào)整“柔化”這一差異，讓數(shù)據(jù)不再那么“扎眼”！

右擊縱坐標軸，選擇“設(shè)置坐標軸格式”；

修改坐標軸邊界的最小值和最大值，將二者的差距拉大；

手工向右側(cè)拉寬圖表，直到波動看起來不再那么扎眼；

點擊折線圖，在右側(cè)面板中點擊“填充與線條”，然后勾選“平滑線”復選框；

最后根據(jù)需要保留或刪除數(shù)值標簽，如果數(shù)據(jù)實在不理想，可只保留最高值與最低值，借此避開數(shù)據(jù)不佳的尷尬。

將坐標軸邊界拉大和將圖表整體拉寬，都能降低圖表波動給人帶來的視覺刺激。同時輔以平滑線及數(shù)值標簽，可以很好地掩蓋數(shù)值不佳帶來的種種問題。此外線條的顏色也有講究，一般不飽和色（比如灰色）對人眼的刺激更小，將線條色彩調(diào)暗，也能一定程度上解決數(shù)據(jù)不佳的尷尬。

4一秒鐘把領(lǐng)導的目光吸引來

圖表就那么幾種，你做我做他也做，如此普通的東西又怎能吸引主管的目光呢？其實想要做出網(wǎng)上那種炫酷的圖表并不困難，一個簡單的Ctrl+C和Ctrl+V，就能讓你的圖表立馬酷酷的。

點擊“插入”→“插圖”→“圖標”，挑選一個自己喜歡的圖標樣式；

右擊圖標，選擇填充色命令，為圖標更換一個合適的色彩；

接下來通過Ctrl+C將圖標復制到剪貼板；

然后點擊圖表系列，按下Ctrl+V將圖標粘貼進去；

右擊系列→“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”，將“填充”標簽下的“伸展”改為“層疊”，至此第一組系列修改完成；

以此類推，同樣的方法去修改其他數(shù)據(jù)列，整個美化工作就完成了。

除了圖標以外，我們也能下載一些特定的JPG圖片，來完成圖表的美化，操作方法和上文一樣。圖表是年報里的精髓，一張好的圖表甚至抵得過一大堆業(yè)績出眾的表格。