芻議財務報銷流程的信息化管理

李永鵬

摘 要：企業財務管理是一個企業運營中的重要工作環節，本文著眼于企業財務報銷流程的信息化管理問題進行討論，提出幾點思考和這方面的建議，旨在不斷推進企業財務管理工作向著更好的方向發展。

關鍵詞：財務報銷流程;信息化管理;企業

“會計電算化”、“金蝶”、“用友”、“系統管理員”等等所有的這些名詞都具備一個相同的特點，即它們都屬于“器物”類名詞，例如財務信息化建設體系的建立。大部分工作人員包含眾多企業高管在企業財務信息化相關的理解層面都還停留于上述器物上。

一、財務信息化的含義

財務信息化這一名詞包括了兩個概念，即“財務”與“信息化”。實際上，財務信息化具體指的是借助信息化手段最終實現有效提升企業財務效率目標。但如果談及價值鏈模型，財務信息化則又包含在“基礎設施建設”的范疇當中，它隸屬于“企業信息化”的一部分。談到財務基礎設施，除過所能看到的硬件和網絡或者是信息系統等一些“器物”之外，具體還應該包括與之對應的管理體系，業務流程以及組織建設等各種“軟件”。

二、財務信息化管理工作的主要內容

1、基于企業信息化整體框架下，對公司未來財務信息化的管理戰略進行規劃，具體包含了公司的發展方向和實現的路徑。

2、提到實現方式，一般都指的是項目的制運作，這一點必須對財務信息化項目實施項目管理，而且要在項目當中提供具體的業務流程再造專業性技術支持。

3、對于日常化管理工作來說，只是包含了前面所述的“軟件”類管理工作，包括信息系統、軟件、網絡等在內的各種“器物”類的管理工作，大部分時候都是交由IT部門的專業團隊負責的。

信息系統、軟件、網絡等這些“器物”，僅作為財務信息化工作當中必須考慮到的一些因素，也可以稱之為某種程度上極小的一部分關注內容。財務信息化被從企業信息化建設中相對獨立出來，主要側重于它在企業財務信息化管理方面創造出來的獨特的價值[2]。

三、如何實現財務報銷流程的信息化管理

1、提升企業費用管理效能借力信息化

企業財務報銷管理信息化手段的出現，可以有效地提升和促進企業的費用管理效率，并且在這方面工作中有著更重要的影響意義。

談及以往傳統的手工報賬體系，企業在費用管理工作中自始至終都沒有辦法突破的瓶頸就在于其運營效率比較低下。企業的報賬單據中往往存在大量的財務信息，比如項目、合同、預算來源等等，如果借助手工進行填寫一般比較缺乏規范性，而且差錯率也很高，在這期間就必須耗費大量的時間用于審核，進一步使信息質量成本不斷加大。再者，公司內部的費用預算編制也和預算執行相互脫節。當前大多數企業預算控制工作都是由財務部門專門負責的，這樣就使得財務部門和業務部門之間存在嚴重的矛盾沖突，同時責任部門又無法主動參與預算管理，這樣一來，全面化預算管理的價值也就無法最大化發揮出來，工作人員每次都要填寫很多重復的信息，如此填單工作的效率也就相對來說比較低。

另外，手工報賬會導致審批流程程序變得復雜，致使運營成本進一步增加。手工報賬必須要求員工要掌握單據審批流程與審批人的層次，同時報賬人員又需要耗費大量的時間或精力來找領導進行審批，此間，領導工作也經常會被審批打斷。如果僅僅針對財務人員而言，一般除了需要進行單據審核之外，又要在ERP審核系統中錄入記賬憑證、手工填寫網上支付文件，此時財務人員就要對與之相同的信息予以進行重復性處理，自然很難抽出時間投入到更具價值的管理工作中去。

對于上述企業手工報銷難題，借助信息化費用報銷管理工具，能有效地幫助企業進行規避或是解決手工管理所帶來的各種問題，同時又能進一步提高執行效能。待企業信息化水平升級之后，信息化系統會以員工自助報賬和在線審批來代替員工手工填單或是領導手工簽字，之后借助系統自動化計算與標準設置，對財務審核工作進行簡化，這過程中也很大程度上使得費用報銷執行的過程得以被簡化。最重要的是在徹底實現網絡財務報銷系統之后，實際報銷的過程會從領導審批、財務審核、出納付款幾個具體的工作流程透明化給員工展示出來，任何一個環節針對單據所做的調整以及審核修改都可以被及時地反應到員工處，進一步推進業務實現及時、高效、透明化辦理[3]。

2、企業信息化“主動式管理”平臺建設

單從當前企業在費用管理信息化建設工作的實際情況來分析，很多大中型企業均對信息系統提出了更高的要求。費用報銷管理信息系統已經不再是只對現有的業務表現出來的簡單移植，并且也不僅作為審批工作流程工具，具體指將加強企業的成本管理以及強化內部資金控制作為主要工作目標，并將支付審批流程作為主要依托，對預算支出管理進行統一化處理，對支付審批授權制度進行完善，同時又能將資金支付控制機制理順，最終徹底實現支付審批流程電子化和預算控制的自動化，同時支出管理精細化的專業性平臺，也是當作支持各級別領導與責任部門最終實現成本費用“主動式管理”的工作平臺。

那么如何打造企業信息化“主動式管理”平臺呢？作為企業必須通過流程再造以及優化，實現信息系統和預算管理系統，又或者是資產管理系統和資金管理系統、核算系統等一系列信息系統的全面對接，促使行成一條“支出預算——業務申請——支付審批——資金結算——憑證入賬”的業務閉環，徹底實現成本支出的“事前預算控制，事中審批控制，事后核算分析”式的一體化管理，切實地將企業的財務管理水平提至最高。

公司的費用管理系統必須結合公司的實際情況，對員工的報銷、借款、采購管理、對外付款等業務流程在信息化實施的途中進行梳理，以此來提升企業費用系統的效能，全面打造企業信息化“主動式管理”平臺，有效提高企業的財務管理水平。

結束語

企業財務管理信息化的實施，很大程度上提高了企業財務管理工作的效率和質量，同時也能幫助企業節省運營成本，對企業整體性發展起到了一種特殊而有利的助推作用。

參考文獻

[1]舒暢.芻議行政事業單位財務管理信息化建設[J]財經界（學術版），2010（5）

[2]夏宏偉構建事業單位費用報銷管理系統的要點及程序探析[J]經營管理者，2012（18）

[3]費用報銷的舞弊防范與內部控制來源：中國會計報