新時代檔案管理的主要問題與對策

夏海艷

摘 要：檔案具有記錄史實，反映當地文化等功能，具有重要的文化價值和社會價值。在新時代，檔案管理工作已成為我國發展文化事業中的一項基礎性工作，逐漸受到政府的重視。然而現階段我國檔案管理工作還存在一定欠缺。本文通過查閱大量文獻資料，結合湖南檔案管理機構的管理工作進行分析，指出了檔案管理工作的不足之處，并簡要剖析了檔案管理工作存在疏漏的原因，針對出現的問題從調整館藏資源結構、完善基礎設施、提高檔案管理工作公眾化程度等方面提出對策。

關鍵詞：新時代;檔案管理;對策;檔案館

檔案是人類社會發展的記錄，在推進文化發展、推動社會變革等方面具有重要的參考價值。檔案管理工作職能包括保存原始資料、提供準確信息、傳播檔案文化等。隨著新時代的來臨，我國政府明確提出“創新、協調、綠色、開放、共享”的發展理念，這一理念賦予了檔案管理工作新的任務和標準。但現今我國檔案管理工作還存在著一些問題，因此，在新時代背景下，檔案管理部門需要注意政府對工作目標的要求，主動變革，使檔案工作適應社會發展的節奏，工作成效得到提升。從主管部門來區分，檔案管理機構包括檔案館、企事業單位、民間社團等，其管理模式有一定不同。為示區分，本文探討的范圍僅限于檔案館的檔案管理。

1 新時期檔案管理工作存在的主要問題

1.1 館藏資源結構不合理

大部分檔案館的館藏資源多為文書檔案，專業檔案比例甚少，無法體現某個地區的整體面貌。建國以來，檔案館屬于國家機構，其收集的資料多為官方機構在工作中的會議、工作記錄等資源，而專業資料、人文歷史方面的資源較少，因此檔案館的實際用途更偏重國家部門工作過程和政績的查詢，在體現歷史發展進程，反映地方文化等方面有所欠缺。以湖南省檔案館資源為例，其館藏文書中的民國檔案資料損毀極其嚴重。在70年代，一批珍貴的歷史檔案因不符合當時的政治需求被集中銷毀。在當時的年代，檔案收集以政治會議為主，對文化、經濟、教育等檔案資料有所忽略，這一檔案鑒定標準對檔案館的收集工作產生了長期的影響，導致檔案資源結構失衡。館藏資源結構決定了檔案管理工作的服務對象多為行政機關，忽略了學術研究和社會公眾的檔案需求。

1.2 檔案管理面臨檔案資源多樣化的挑戰

傳統檔案資料主要以紙質文書的形式出現，檔案館的保管技術大多與紙質文檔相關。隨著科技的發展，出現了大量電子文檔等，這對檔案管理技術形成了挑戰。電子檔案與紙質檔案相比有著不同的特性，如紙質檔案的保存需要注意防潮，硬盤的保存除了注意防潮外，還需要遠離強磁場;電子檔案容易被不著痕跡地修改，而紙質檔案不存在這一問題。如何全面收集、保護、儲存新型檔案，這一問題在檔案管理工作中還屬于新興領域。由于理論具有一定滯后性，關于多樣化檔案資源的管理還缺乏系統的理論指導。

1.3 檔案管理工作公眾化程度低

我國政府自1980年起決定開放歷史檔案，從理論上來說，檔案管理機構的服務對象得以增加，除了為專業機構、國家機構服務外，還面向社會公眾。但實際上，群眾的檔案意識還有所欠缺。這是基于兩方面的原因：

1.3.1 檔案查閱、利用程序繁瑣

我國檔案館的開放時間是工作時間，這就導致社會人員難以利用休息時間查閱到檔案或查閱檔案需經過復雜的審批程序。查閱過程的不便利性抑制了人們查閱檔案的熱情。以湖南省檔案局為例，雖然為公眾提供了休息日到館查閱檔案的條件，但程序較為繁瑣，居民需要在休息日前一天通過電話等方式提出預約查詢的申請，檔案工作人員在作好記錄并獲得負責人審批之后方將審批結果通知提出申請的居民。這與以往的工作相比有可圈可點之處，但與發達國家相比仍有差距。如美國于1995年規定本國公民持有效身份證明并進行登記便可查詢到開放型檔案，并為公眾提供了遠程查詢等服務。

1.3.2 檔案管理工作的實效性有所欠缺

檔案館屬于政府管理機構，無需創造經濟效益，因此檔案機構的工作方向大多是跟隨國家政策，而源于非自身求發展的需求，檔案機構的管理工作缺乏實效性。如湖南省檔案局雖然建立了湖南省檔案館的官方網站，但“檔案查詢”這一功能形同虛設，這一方面的內容僅包括館藏簡介、全宗介紹和檔案檢索，公眾僅能通過網站查詢到相關檔案目錄，無法查閱到檔案的具體內容。此外，雖然湖南省檔案館官網在線提供的資料能促使人們了解湖南歷史文化，但很少提供某一專題的查詢功能，因此這一網站的在線檔案資料無法為大部分學術研究提供條件。湖南省檔案館官網僅起到了宣傳湖南檔案工作、在一定程度上普及湖南歷史文化的作用，為公眾提供的方便比較有限。湖南省檔案館官網首頁的版塊為：湖南省檔案資訊、行業動態、機構信息、檔案專題展覽以及網上辦事和公眾問答版塊，網站所展示的重點是檔案政策、相關法規以及檔案館的工作動態，查詢檔案資料的功能相對不足。在“知名文藝家檔案專館”的“作品欣賞”中，以陳羲明的草書蘇軾詞圖（圖1）為例，網站僅提供了無法看清的縮略圖和作者介紹;通過網站提供的信息，群眾僅能了解到作者生平，無法欣賞到書法作品。

圖1 陳羲明 草書蘇軾詞 來自湖南省檔案館官網

1.4 檔案工作宣傳度不足

檔案是屬于全人類的文化財富，但在我國居民的傳統意識中，檔案工作具有保密性，具有服務國家機構的功能，因此大部分群眾對檔案工作的用途和意義所知甚少，對檔案的利用也無從談起。這是因為檔案工作宣傳度不足所導致。大部分檔案管理機構沒有宣傳檔案文化、提高居民檔案意識的理念，未曾采取措施提高居民的檔案需求，這在一定程度上阻礙了檔案工作的開展。

2 加強和改善檔案管理工作的相應對策

2.1 合理調整館藏結構

隨著社會的發展，檔案館的服務對象由國家機構向社會公眾擴展，檔案收藏工作也應隨之調整，除了考慮黨政機構的檔案需求外，還應考慮社會公眾和學術機構的需求，并根據檔案館的具體情況，形成館藏特色。

第一，廣泛接收具有學術性的檔案資料，如關于當地泥石流治理的專業資料、在某領域有特殊貢獻的人物檔案、反映歷史風貌或傳統文化的資源等，使檔案管理工作具有學術參考價值。第二，除了納入單一的國家機構文書外，還應增加對具有代表性的，與社會公眾的生活、歷史息息相關的資料的接納，這類資料包括當地大家族的族譜、法規的演變、歷史久遠的婚姻文書等，以此拉近與檔案管理工作社會公眾的距離，提高公眾對檔案工作的興趣。第三，形成館藏特色的途徑可以分為兩方面，首先，因為大多數檔案館的館藏資料覆蓋了當地或某一領域的全方面，導致檔案館藏資料雷同。因此檔案館的館藏范圍可在全方位覆蓋當地檔案資料的基礎上，加強對當地特色資料的收集。如檔案館所在地是具有悠久歷史的文化名城，便在檔案收集方面突出人文風俗、歷史古跡的特色，如檔案館所在地屬于新城市，可著重收集建國以后的城市發展史。其次，偏重收集某種門類的檔案資料，如收集以人物志為主的檔案資源，大量保存珍稀史料等?？傊畽n案館在館藏結構上應擺脫同質化，向特色化方向發展。

2.2 完善基礎設施，提高檔案管理業務水平

采用科學的管理系統，規定采集檔案的方式，確保檔案資源的真實性;歸檔后限制電子文檔的修改權限，保證電子文檔不被替換、篡改;考慮到文件的讀取方式和存儲方式，配備合適的基礎設施，使檔案長期有效。

檔案管理工作人員是檔案工作的實施者，在管理工作中起著重要作用。所以在檔案管理工作中，應加強對檔案工作人員業務水平的提升，鼓勵工作者向相關專家、技術人員學習，學習適合新型檔案資源的管理方式，及時處理工作中遇到的新問題。

2.3 促進檔案管理工作面向社會的對策

2.3.1 樹立檔案服務意識

首先，主管部門應樹立服務意識，通過制定工作規范、工作標準等措施規范檔案管理人員的行為。其次，聘請專業講師對檔案館工作人員進行培訓，使檔案工作人員轉變觀念，樹立檔案服務意識。再次，在官方網站上引入公眾評分功能，設立獎懲機制。公眾可通過實名注冊，匿名評價的方式，通過官網對檔案館的工作人員的服務態度、專業水平進行評論，主管部門經查證屬實后，對表現優秀者予以獎勵，反之則進行警告或懲罰。以此加強檔案工作人員的壓力，促使檔案工作人員面向公眾服務，提高檔案工作質量。

2.3.2 提供方便群眾的服務模式

檔案機構如需實現服務職能，便需提供方便群眾的服務模式。首先，改變檔案館休館時間，采取全天候開放的模式，方便群眾在休息日查閱檔案資料。其次，簡化檔案館查閱文獻的程序，建議借鑒國外發達國家的模式，僅憑有效身份證件進行登記便能獲取查閱檔案資料的權限。

2.3.3 將檔案資源數字化，增加檔案在線查閱范圍

由于條件限制，將所有紙質檔案數字化不現實，但電子檔案具有查閱快捷，可復制性強的特點，能大幅度提高查閱檔案的效率。所以筆者認為，隨著時代的發展，檔案資源的數字化無可避免。建議將檔案逐步進行數字化處理，首先對開放型的，被查閱頻率高的檔案資料進行掃描，再掃描冷門檔案資料，并將電子檔案與檔案館的相關業務相對接，利用先進網絡技術將檔案資料實現統一管理，建立高效的檔案管理系統。將開放型的檔案資料上傳到官方網站，為公眾提供詳細的檔案資料，一方面減輕檔案管理人員的工作任務，另一方面實現檔案信息的共享。

2.4 加大宣傳力度

檔案館可通過新時代的先進網絡技術和傳播媒介，提高人們對檔案文化的了解，并使當地居民了解本館的館藏范圍和查閱程序，鼓勵人們利用檔案館進行學術研究、資料查詢。在宣傳手段上可挖掘照片檔案等資源，將檔案資源和新技術相融合，采取制作圖片檔案，圖像檔案等方式，提高檔案在公眾間的影響。

3 結語

檔案是我國發展過程中遺留下的文獻資料，檔案管理對發揮檔案的文化功能和社會功能具有重要意義。在新時代，黨和政府為檔案管理工作提出了新的要求，我們應具備高度的責任心，激活工作思維，不斷創新，使檔案管理工作發揮更大的社會價值。

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