基于互聯網環境下的人事檔案管理工作

張丕榮

摘 要：在當前時代背景下，信息技術被廣泛應用到各個領域中，互聯網對社會發展有著重要意義。在互聯網環境下，我國各個單位人事檔案管理均得到了穩定發展。本文就結合基于互聯網環境下人事檔案管理的意義，重點對基于互聯網環境下人事檔案管理存在的問題進行解析，并結合不同的問題，提出相應管理建議。

關鍵詞：互聯網;人事檔案;檔案管理

隨著互聯網時代的來臨，促進了人事檔案管理水平的提高，相關工作人員在進行人事檔案管理時，可以吧互聯網技術應用其中，引導人事檔案管理目標順利完成。但是從目前情況來說，部分單位在進行人事檔案管理中，管理工作落實不到位，相關人員對互聯網環境的了解不足，導致管理問題頻頻出現，影響人事檔案管理效果的發揮。所以，應該結合互聯網背景下人事檔案管理問題，加大分析力度，提出管理對策，以更好迎合互聯網環境下人事檔案管理要求。

1 基于互聯網環境下人事檔案管理的意義

在互聯網環境下，人事檔案管理由之前的紙質化逐漸朝著信息化方向發展，通過實現人事檔案管理無紙化，能夠減少單位人事檔案管理成本投放，并在互聯網技術配合下進行人事檔案管理，有效提升人事檔案管理水平，促進人事檔案應用效率的提高[1]。另外，檔案信息對單位運營發展有著直接影響，通過實現人事檔案信息化管理，讓單位人事檔案工作效率得到大幅度提高，給單位人力資源管理工作開展提供便利條件，從而推動單位的長效發展。

2 基于互聯網環境下人事檔案管理存在的問題

1）人事檔案信息量較少。受到歷史等因素影響，我國大部分單位在人事檔案管理過程中，比較注重政治、道德品質等內容，忽略工作資料、工作狀態等，在某種程度上將無法保證人事檔案信息的全面性。在這種環境下，使得人事檔案信息過于單一，不利于幫助領導人員及時掌握單位實際運營和人才工作狀況，使得決策制定失誤，阻礙單位今后發展。

2）人事檔案利用率較低。我國在人事檔案中，嚴格按照高度保密政策要求進行管理，一旦存檔，當事人將無法查看人事檔案，使得人事檔案長時間處于一個比較封閉的局面。而這種封閉的局面將會影響人事檔案應用效率，影響人事檔案自身價值的發揮[2]。從人事檔案自身角度來說，其作為一項機密性文件，通過采用封閉式管理對策，能夠保障人事檔案信息安全，但是人事檔案價值在于應用，秉持以應用為核心的管理標準才是檔案發展的根本。

3）人事檔案數字化水平不強。從目前情況來看，我國部分單位在人事檔案管理中，部分系統正處于數字化建設階段，主要利用圖像掃描技術進行信息采集和保存。圖像掃描技術只能對檔案信息進行數字化復制，無法對原件內容進行具體概括，更不能利用關鍵詞進行信息查找。數字化可以實現檔案內容的整合，科學分析，精準定位，更好滿足檢索要求。但是在實際中，部分單位人事檔案數字化水平偏低，互聯網技術應用范疇比較狹窄，在某種程度上阻礙人事檔案管理效率的提高。

3 基于互聯網環境下人事檔案管理的相關建議

1）保證人事檔案信息完整性。在互聯網背景下，人們對人事檔案信息的完整性和真實性提出嚴格要求，相關工作人員應該轉變傳統思想理念，對現有的人事檔案管理模式進行改革創新，從而更好滿足新時代發展要求。首先，及時更新人事檔案信息。人事檔案信息隨著檔案環境等變化而發生改變，管理工作人員通過使用互聯網技術進行職工基本信息的采集和整合，保證人事檔案信息和檔案人實際的統一性，讓用戶獲取良好應用體驗，發揮人事檔案應用價值[3]。其次，擴充用戶交流渠道。在互聯網背景下，人事檔案管理工作人員可以借助微信、微博等新媒體軟件與建檔人及時交流，延伸用戶交流渠道，掌握更多人事檔案數據，真正實現人事檔案管理的信息化。

2）提高人事檔案資料利用率。人事檔案資料應用效率偏低是當前大部分單位人事檔案管理中普遍面臨的問題，所以相關管理人員需要給予高度重視，做好檔案信息應用工作，提升人事檔案資源利用率。首先，加強人事檔案自動整合。在互聯網環境下，人事檔案管理并非簡單的檔案信息化處理，而是促進檔案信息全面整合，在實現檔案信息共享的同時，及時更新信息系統，這樣可以保證人事檔案信息的真實性，滿足檔案用戶應用需求。其次，促進單位各部門之間交流。基于互聯網背景下人事檔案管理，應該充分促進單位各個部門交流，建設標準化信息采集和整合系統，實時更新檔案信息，便于單位領導人員及時掌握職工實際情況，促進信息整合，從而讓人事檔案資料應用效率得到提高。

3）加強人事檔案監督管理。要想保證人事檔案管理工作順利進行，構建完善的人事檔案監督管理體系是非常重要的。相關單位在進行人事檔案管理過程中，應該結合實際情況科學建設管理機制，極大限度的保證人事檔案數據的完整性和真實性，給單位管理工作有效落實提供支持。首先，做好人事資料鑒別。人事檔案原始材料通常是手寫，在記錄過程中難免會出現各種問題，再加上人為因素，導致人事檔案信息真實性逐漸降低。通過加強人事檔案監督管理，管理人員可以及時找出錯誤信息并修改，通過互聯網手段將傳統人事檔案信息“閉塞”局面打破，從而順利落實人事檔案管理目標。其次，借助第三方監督管理機構。隨著互聯網技術的普及和應用，給第三方監督管理機構工作開展提供了諸多便利條件，所以在人事檔案管理過程中，單位可以在第三方機構的配合下實現人事檔案管理，減少人事檔案管理問題，實現人事檔案管理的科學化發展。

4）實現人事檔案數據自動化整合。基于互聯網背景下的人事檔案管理，并非只是檔案上網，而是實現人事檔案數據化和數字化。通過利用互聯網技術，實現人事檔案數據采集，便于各部門之間信息傳遞，滿足用戶應用需求。首先，加強人事檔案信息標準化建設，通過完善行業標準體系，將信息孤島現象全面處理。當前我國大部分單位均建設了信息化系統，同和引進ERP技術，實現部門之間信息交流，利于管理者了解各部門工作及人員清理。其次，在標準化建設的同時，還要加強檔案部門之間合作，實現檔案信息傳遞。我國人事檔案長時間處于分散化管理狀態，和互聯網背景要求不符，通過人事檔案信息傳遞和共享，利于檔案用戶信息查詢，推進數字化進程[4]。最后，即便我國已經進入到互聯網時代，但是在人事檔案管理過程中，依然需要關注傳統管理方式，其根本在于通過使用互聯網技術彌補傳統管理中不足。所以，管理人員需要明白檔案管理和互聯網背景之間的契合點，通過建設線下及線上檔案管理通道，分類給特定需求主體提供專業的服務。

4 結束語

總而言之，在互聯網環境下，為了全面提高人事檔案管理水平，相關工作人員應該秉承實事求是原則，科學構建完善的人事檔案管理體系，適當擴充人事檔案管理內容，提升人事檔案資源應用效率，拓展人事檔案數據，保證人事檔案信息的完善下，給單位運營發展提供服務。此外，在互聯網背景下，人事檔案管理工作人員應該加強監督管理，及時找出人事檔案管理中各個問題，減少人事檔案管理風險，提升人事檔案管理效率，引導人事檔案管理目標順利實現。

參考文獻

[1]徐瑩.互聯網時代人事檔案的改革與創新[J].人才資源開發，2019（07）：22-23.

[2]姚成.“互聯網+”時代人事檔案信息化初論[J].蘭臺內外，2019（22）：3-4.

[3]鄭新興.新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策[J].辦公室業務，2019（22）：170-171.

[4]范博.“互聯網+”背景下的人事檔案管理體會[J].蘭臺世界，2018（S1）：83.