公眾參與檔案信息傳播活動的提升策略

邢小美

一、引言

我國檔案信息傳播的發展歷經了起步、初級、發展階段，正在向傳播要求的高級階段過渡，尤其需要注意資源建設和公眾導向兩方面的問題[1]，即構建高質量的檔案信息資源體系、吸納公眾參與檔案信息傳播活動。

鼓勵公眾參與檔案事業有利于檔案信息傳播活動的開展。檔案信息傳播領域的公眾參與可以理解為以綜合性檔案館為主體的檔案部門主動吸納社會力量進入檔案信息傳播活動的各方面，實現公眾關注、參與檔案事業，促進檔案事業健康發展的目的。公眾參與對檔案信息傳播活動的促進作用表現在：激發檔案信息傳播主體活力、推動構建檔案信息資源體系及豐富檔案信息傳播內容、實現受眾深度參與檔案信息傳播活動、鼓勵檔案信息傳播媒介創新、優化檔案信息傳播效果反饋。其中，公眾參與對豐富檔案信息傳播內容、提高檔案信息傳播內容質量意義重大。

二、公眾參與在檔案信息傳播活動中的作用

吸納公眾力量參與到檔案信息傳播活動中能夠在傳播主體、傳播內容、受眾參與、傳播媒介、傳播效果五個維度促進檔案信息傳播活動的開展，本文重點論述公眾參與在豐富檔案信息傳播內容、提高檔案信息傳播內容質量等方面的作用，即優化檔案信息傳播內容的建設方向，提升檔案信息傳播內容的服務能力，進而改善館藏檔案信息內容的組織與表現方式，促進檔案信息傳播活動順利實現。表現為：

（一）提升檔案信息傳播內容的傳播價值

檔案信息傳播內容本身的吸引力和開放程度以及傳播內容的規范化程度（即是否對信息內容進行加工、組織，使之有序化），都能影響檔案信息的傳播價值。

公眾參與檔案信息資源的建設，能夠豐富檔案信息資源的類型，優化檔案信息資源的建設方向，為檔案信息傳播活動奠定基礎，如國外的Ancestry.com家譜網站通過免費提供服務收集用戶的家譜數據，用戶利用家譜軟件可以建立自己的家族樹、上傳家庭信息、寫家庭故事等，為豐富家譜網站數據做出了重要貢獻[2]，美國作為典型的移民國家，對于這類見證家族歷史變遷和社會發展歷程的家譜檔案十分重視;我國的沈陽家庭檔案信息網則向社會和家庭廣泛宣傳家庭建檔的意義，普及家庭檔案知識，在全國推進家庭建檔工作，為人民群眾服務。家庭類檔案與公眾的生活關系密切，公眾不僅有熱情參與到家庭檔案信息傳播內容的建設中，而且這類檔案信息內容的傳播對公眾有很強的吸引力，所以公眾參與能提升檔案信息內容的傳播價值。

（二）增強檔案信息傳播內容的易讀性

檔案信息傳播內容的易讀性表現在信息內容的易理解性、可讀性、真實性等方面，如歷史檔案雖具有很強的史料價值，但也因其存在文字晦澀難懂、抄寫錯漏等不足而降低公眾利用這類檔案信息內容的需求。公眾參與檔案工作能夠提高檔案信息傳播內容的質量即提高其可讀性和易讀性，從而提升檔案信息內容的傳播效果。

英國的檔案志愿者項目和美國的公民檔案員項目都旨在吸納公眾力量進入檔案工作，規范檔案信息資源，從而不僅可以增強檔案信息內容的易讀性，也因對檔案信息資源進行了加工處理而提升了檔案信息內容的傳播價值。例如英國檔案志愿者可以利用社交媒體平臺做文件著錄、加標簽等工作，或對難以理解的古老語言進行現代化標注[3];美國的網上公民檔案員可以通過將標記放置在左側和通過“查看/添加貢獻”兩種方式給文件打標簽、對文件進行轉錄。通過這種公眾參與的方式對檔案信息進行選擇、加工、組織，使得檔案信息資源更加規范化，增強了檔案信息傳播內容的易讀性。

三、公眾參與檔案信息傳播活動的阻力

（一）缺乏制度保障

制定規范性文件（如志愿手冊）的目的是確保志愿項目能有章可循、有據可依。如英國國家檔案館的志愿者項目就依照《志愿活動政策》這一文件使得檔案志愿服務工作有序推進，文件包括檔案志愿服務的重要性、國家檔案館與志愿者的關系、版權和數據保護等十三個方面，使檔案志愿服務項目進行有了可操作的依據，有利于檔案志愿者項目形成常態化工作機制。

無論是英國的檔案志愿者項目還是美國的公民檔案員項目，都通過規范性文件如志愿活動政策、志愿手冊、轉錄技巧等來規范檔案志愿服務工作，英國制定的志愿手冊，為用戶提供在國家檔案館志愿服務時所需要獲知的信息、用戶提供志愿服務的收獲、國家檔案館對志愿服務用戶的期許等;美國也通過在公民檔案員官網“資源”版塊通過提供下載文件的方式，幫助志愿者著手轉錄、打標簽等工作以及查找信息。與英國相比，美國檔案志愿項目提供的文件更微觀、具體。

反觀我國，盡管在吸納公眾力量進入檔案事業有一些積極嘗試，如黑龍江省檔案館就招募了一些懂滿文的群眾，對滿語進行一系列錄音保存活動[4]、沈陽大東區檔案館吸納離退休老同志組成檔案法規報告團[5]，這些嘗試一方面比較初級，一些針對志愿者開辟的網上志愿項目并未出現;另一方面，因為并沒有政策、標準的支持，沒有實現長久堅持或向外推廣。

（二）實踐內容和形式不夠深入

真正面向公眾開放全部屬于開放范圍的檔案信息資源是公眾能夠參與到檔案事業的基礎。英國國家檔案館專門制定志愿活動政策表現了對檔案志愿項目的重視、美國稱公民檔案工作者為利益共享者和局內人，認為公眾的貢獻對于揭開歷史的神秘面紗大有裨益。

正是以互聯網為代表的信息技術的發展，極大地拓展了公眾參與檔案活動的深度和廣度，也使得檔案志愿項目成為可能，我們在利用互聯網的便捷、交互性強等優勢的同時，也不可避免要面對互聯網的匿名性、虛擬性等劣勢。目前在我國，公民檔案員這類檔案志愿項目形式的公眾參與未形成氣候也有一部分原因是檔案部門對公眾參與的最終結果缺乏信心，固守“檔案保管員”的角色，認為保證檔案安全是檔案管理的首要職責，因而不愿開放檔案信息資源，沒有嘗試深入的檔案志愿服務形式的熱情和動力，使得檔案資源的真正價值難以發揮。

（三）公眾參與意識和能力不強

吸納公眾力量參與檔案事業，關鍵在于公眾的熱情和能力能否充分展現。社會公眾的參與意識影響他們對公眾參與檔案信息傳播活動重要性的認識，一定程度上決定著能否實現公眾的長期參與以及他們對檔案信息傳播內容價值的理解是否客觀，從而間接影響檔案信息傳播活動的效果。社會公眾的參與能力直接決定公眾參與檔案信息傳播活動的質量，即決定了公眾參與在優化檔案信息傳播內容的建設方向、提升檔案信息傳播內容的服務能力等方面的價值能否充分發揮。

目前我國社會公眾的參與意識和能力都亟待提升，如某家庭檔案網就存在網站家庭檔案質量參差不齊、格式不規范等問題，雖然家庭檔案網上會提供建檔指南和家庭檔案常識，如關于家庭檔案的含義、范圍的介紹，但并不代表訪問該網站的用戶會主動關注、遵守這些說明，一個比較極端的例子是該網站上存在一張用戶上傳的微信頭像，且并無其他說明，這類照片并不具有檔案的性質;即使用戶確實上傳的文件確屬家庭檔案，也往往因為缺少準確、充分、便于理解的描述而不能發揮其價值，筆者注冊了家庭檔案網的會員，通過嘗試上傳功能，發現上傳頁面只有填寫文件主題（必填項）、填寫詳細內容、選擇家庭檔案屬性三個功能選擇，不能滿足要深入理解該檔案所需了解的內容需要;公眾參與意識不強，導致網站因缺乏新鮮血液的注入而更新周期長，缺乏有吸引力的傳播內容。

（四）缺乏對社交媒體平臺的關注

英國和美國都充分重視利用社交媒體平臺實現公眾參與，英國國家檔案館已經在14個社交媒體平臺上開設官方賬戶，開展相關志愿服務活動[3]，利用互動性強、便捷的社交媒體平臺，豐富公眾能夠參與檔案志愿服務的形式，降低公眾參與檔案志愿服務的成本，更能促進志愿活動的持續進行。

利用社交媒體平臺支撐公眾對檔案事業的參與，一方面擴大了檔案部門影響力;另一方面，社交媒體本身就是我們進行檔案信息傳播活動的一種媒介，如果科學、合理地利用好社交媒體平臺，如提供最真實、感人的宣傳事例，能為展示公眾參與檔案信息傳播活動的成果提供可利用的廣闊舞臺，實現面向互聯網所有用戶展示檔案信息傳播內容的高質、規范的目的。

仍以家庭檔案網為例，該網站的宗旨雖說是為全國乃至全球的家庭檔案建立檔案，但其網站上的內容目前還是集中于沈陽市范圍內的家庭檔案，影響沒有波及更大的范圍，而該網站除了在網站首頁的論壇和博客，甚至沒有官方微博、微信公眾號等社交賬號，可見其對社交媒體平臺的關注之不足。

四、公眾參與檔案信息傳播活動的提升策略

（一）加快規范性、標準性文件的制定

英美國家都是由國家檔案館制定規范志愿者項目的標準和手冊，我國可采取由國家檔案局（館）向各地方檔案館征求意見的方式，研究制定統領性文件，如對吸納公眾力量參與檔案事業的意義概述、檔案志愿項目進行中的權責問題、檔案志愿項目中檔案開放范圍等作出具體規定，檔案志愿項目的具體實施辦法可由各檔案部門按照實際需求自行選擇，堅持集中領導、分散管理的原則，為公眾參與提供理論依據和支撐。

（二）加大對公眾的信任，創新公眾參與形式

任何事物的發展都需要經歷一個逐步完善的過程，不能因為畏懼向公眾開放檔案信息內容可能引發的一些問題，就放棄我國巨大的互聯網人口紅利，只有對人民群眾有信心，才有可能出現人民群眾的聰明才智在檔案工作中集體迸發的繁榮局面。此外還要擴寬公眾參與檔案工作的渠道、豐富公眾參與檔案工作的形式，如社會公眾在非物質文化遺產檔案化保護中發揮著獨特作用，是非遺的知情者、培育者、受益者， 在非遺檔案的收集、鑒別、組織、宣傳等方面有著先天優勢[6]。因而可以充分動員公眾力量參與非遺檔案化保護。

（三）創新激勵方式，強化審核和監管職能

公眾參與檔案工作要形成長效化機制，能持續推進，我們不能僅依靠公眾出于自身的興趣愛好或想學習一些史學或檔案學方面的知識和技能的需求來維持，而忽視物質獎勵或實質性獎勵，如以積分作為志愿活動的報酬，用戶可利用積分兌換檔案復制品，或得到免費瀏覽收費資源的機會[7]。

為了與公眾的參與能力匹配，推出的項目要體現能力層級，讓用戶有選擇的余地，同時應通過提供操作手冊、常見問題答疑、培訓等方式提升參與公眾的能力;加強監管和審核，如將網民自評價和專家評判相結合，如對項目的結果要評價，當志愿者發現原有結果中存在差錯的時候，可先進行糾錯，如遇到多方爭執、難以定奪的問題，便可交給專家團來商議解決[7]、家庭檔案網借鑒網站管理員審核和其他用戶監督相結合的方式進行內容控制，對不符質量要求、格式規范的文件不予通過審核等。

（四）充分利用社交媒體平臺進行宣傳

英美國家對社交媒體的重視是其檔案志愿項目蓬勃發展的重要原因之一。如英美國家主要利用社交媒體互動性強的特點宣傳檔案志愿項目，并且效果顯著，我國沈陽市家庭檔案網可以采取將家庭檔案中的故事、網站組織的特色活動、優秀檔案專題通過大眾傳媒的方式如官博、官微等社交工具推介出去，讓更多的人了解家庭檔案，在保護好用戶的權益、對家庭檔案進行合理組織挖掘的基礎上，宣傳家庭檔案中蘊藏的溫情，不僅是給予上傳家庭檔案用戶的精神慰藉，也更能吸引對家庭檔案感興趣的用戶;利用社交媒體的移動性、大眾性，擴大家庭檔案的影響范圍，吸引更多地區的家庭投身于家庭檔案建立的事業。

五、結語

在檔案信息傳播活動中，檔案信息傳播內容是我們需關注的重要內容，它決定了我們能向受眾展現什么樣的檔案信息。公眾參與能在優化檔案信息傳播內容的建設方向、提升檔案信息傳播內容的服務能力，提升檔案信息傳播效果，因而，理清公眾參與檔案信息傳播活動的作用以及當前在實際工作中面臨的阻力，并采取措施消除公眾參與檔案信息傳播活動的種種阻力，能為檔案信息傳播工作的開展提供動力，具有一定的現實意義。