遠程辦公會成為常態嗎？

Matthew Finnegan

新冠病毒的爆發導致世界各地的員工被迫自我隔離，不得不試著在全球范圍內遠程開展工作。但是，一旦疫情造成的混亂結束，員工們會集體返回辦公室嗎？還是在家工作會成為新常態？

遠程工作，一度被稱為遠程辦公，在過去幾十年里一直呈上升趨勢，這要歸功于數字通信和協作工具，使員工們不去辦公室也能完成工作。近年來，這一趨勢有所加速，這得益于一類以業務為中心的新型群聊應用程序，例如，Slack和更可靠、更方便用戶的視頻會議工具等，利用這些工具，員工們更容易相互進行交流，不必坐在同一間辦公室，更不必在同一個國家，從而極大地提高了工作效率。

專門研究遠程和彈性工作的求職網站FlexJobs聯合研究公司Global Workplace Analytics，對美國人口普查和勞工統計局數據進行了分析，發現遠程工作在2005～2017年間增長了159%。然而據FlexJobs的研究，盡管技術在不斷進步，遠程辦公應用也在穩步增長，但遠程工作者仍然是少數，僅占勞動力的3.4%（470萬）。

直到現在，情況發生了突變。

冠狀病毒的爆發在過去一段時間里明顯改變了這種情況，因為全世界的辦公室員工都被告知要在家里工作。企業急于采用規模比以往任何時候都更大的遠程工作方式，這加速了現有的趨勢。

倫敦大學卡斯商學院人力資源管理榮譽退休教授Chris Rowley說：“過去人們一遍又一遍地討論、很久才能做出的決定，現在都是在幾天內搞定——例如，大學轉為網課。這就是緊急情況的本質——停擺造成的風險突然超過了變革的風險。”

一旦制定了遠程工作政策，以后便很難取消這些做法。Rowley說：“如果要恢復以前的工作方式，那么改變后的工作情形就會產生抵觸，很難再改回去。新冠病毒引發的很多短期應急措施今后將成為企業的日常工作。”

遠程工作的轉折點？

并不是所有員工都能在工作地點以外的地方工作，但是對于那些可以這樣做的人來說，遠程工作為員工和用人單位帶來了各種好處。這包括更加靈活、減少通勤、更高的員工留任率等，甚至還提高了工作效率。

盡管遠程工作并不適合所有人，例如，與同事隔離可能是家庭辦公的一個主要缺點，但很多人歡迎這種方式。來自求職網站Glassdoor的一項調查顯示，67%的員工表示，由于冠狀病毒爆發，他們支持單位要求員工“無限期在家工作”的決定。

一些企業在遠程工作方面已經積攢了豐富的經驗。軟件公司Zapier的300多名員工分布在27個國家和美國的35個州。

該公司首席執行官Wade Foster說：“Zapier從成立之初便是一家完完全全的遠程企業。完全遠程辦公不僅可以接觸到世界各地的優秀人才，節省了辦公空間，避免了因堵車而造成的時間浪費，而且還減少了實體辦公場所帶來的費用。”

CCS Insight首席分析師Angela Ashenden表示，降低辦公成本是企業更廣泛采用遠程辦公的關鍵原因之一。她說：“從長遠來看，很多企業更愿意通過更廣泛地支持遠程辦公來降低辦公空間成本。”

Gartner于3月30日進行了一項調查，在受訪的首席財務官和財務負責人中，實際上有74%的人表示，他們打算將至少5%的現場員工長期安排到遠程崗位。

Ashenden說：“今后將逐步回歸辦公室工作，一些員工會不定期回到辦公室，而另一些員工因為要一直保持社交距離而繼續留在家中工作，這種情況會持續一段時間，意味著所謂熱點辦公會越來越多”，他指的是讓多個員工在不同時間段使用同一個工作區的系統。“對于企業來說，這將變得越來越普遍，他們認識到自己的辦公室不需要這么大，考慮縮小規模。”

人們所選擇的遠程工作的方式也出現了一些變化。FlexJobs在2019年對7300名美國員工進行的一項調查表明，“完全遠程”（76%）是最受歡迎的遠程工作方式，其次是時間“靈活”（72%）、“兼職”（46%）、“替代”（45%）和“部分時間”遠程工作（43%）。

Rowley說，這種變化將繼續下去，未來遠程工作的應用將呈現出“規模逐漸擴大”，同時熱點辦公也會越來越多。“當然，有些工作、職業和部門顯然更適合這種工作模式——例如，自營職業者通常更多地在家工作。”

遠程工作的難點

Zapier公司的Foster說，在當前危機中意識到遠程工作好處的企業將更有可能長期持續下去。他說，這些企業已經制定了良好的遠程工作策略，并擁有相應的工具和流程，更容易實現過渡。

他說：“新冠病毒危機的出現加速了這種過渡，對此，我相當樂觀，但我認為這會朝兩個方向發展。通信系統不錯的企業已經習慣于使用聊天、文檔和視頻會議系統，他們馬上會得到效益，未來還會有更多的遠程工作。”

相反的情況也存在。“缺乏有效系統的企業目前在很多領域備受煎熬。他們很難適應這種突然的轉變。被推入了自己完全沒有準備好的環境中。”Foster說。

在這些情況下，“錯誤的管理方式、錯位的文化和缺乏必要的工具”可能會導致很差的遠程工作體驗。他說：“我擔心的是，人們會聲稱遠程工作是個問題，而不是通過自身的管理、文化、系統和流程來解決最根本的問題。”

CCS Insight的Ashenden說，這在很大程度上取決于新冠病毒危機之前企業在遠程辦公應用方面的狀況。她說：“對于那些以前根本不支持遠程工作的企業來說，我們不太可能看到他們對遠程工作的態度發生很大的轉變。”

部分原因是由于這樣一個事實，即盡管把員工們虛擬地聯系起來有好處，但在危機局勢下，遠程工作舉措未必能充分發揮其優勢。對于那些第一次在家辛苦工作的人來說，寬帶連接可能是個問題。盡管通常認為提高工作效率是遠程工作的優勢之一，但全球疫情以及其他家庭成員在家的干擾可能導致工作效率下降。

例如，斯坦福大學2015年的一項研究表明，在一家中國旅游公司進行的遠程工作試驗中，員工的工作效率提高了13%，員工留任率提高了50%，但試驗是在理想的條件下進行的。參加試驗的1000名員工沒有孩子在家，要求他們有自己的家庭辦公室，而不能把餐桌當成辦公桌，并要求每五天來一次辦公室。

這項試驗如此成功，以至于該公司制定了整個企業的遠程工作策略。

相比之下，該報告作者Nicholas Bloom在3月30日斯坦福大學的一篇博文中指出，目前的狀況是一場“工作效率災難”。

即便如此，制定了遠程工作策略的企業更有可能從中獲益，如果權衡起來效益大于挑戰的話，企業就會繼續支持遠程工作。

Ashenden說：“對于那些員工已經能夠偶爾在家工作的企業，以及那些已經采用了一些技術來支持遠程工作的企業——即使只是應用于部分業務，我認為他們也會越來越多地采用這些技術，而且今后將持續下去。那些員工集中在辦公室辦公的企業也將不可避免地接受遠程工作，哪怕只是為了應對目前這類不尋常的情況，或者是為了提高辦公場所的使用效率。”

怎樣開展遠程工作

對于很多企業而言，從面對面的交流轉為網上協作是很大的挑戰。

遠程工作策略有兩個核心要點：一是技術性的，另一個而且可以說更重要的，是讓員工為工作方式的重大變化做好準備。Gartner研究副總裁Lisa Pierce說：“問題主要出在人身上，與技術關系不大。”

Pierce說，問題在于遠程工作舉措和政策能否很好地解決“阻礙遠程辦公的一些人為因素問題。”這意味著要同時滿足員工和管理層的需求。

“一定要讓工作安排和員工都適合遠程辦公。為員工提供適當的工具，包括使用協作工具。”他說。

同樣重要的是，要確保管理層對任何安排都感到滿意，并能使用相關工具，進行相關培訓，以便他們可以“根據商定的結果，而不是員工在其辦公桌上的時間長短”來檢查員工的表現。

保證員工擁有合適的設備來開展工作也是非常重要的。Forrester的副總裁兼首席分析師J.P.Gownder說：“擁有知識型員工的企業必須有在家辦公的可行解決方案，包括Slack或者Microsoft Teams等協作軟件，Skype或著Zoom等視頻和演示解決方案，同時還要保證遠程端點的安全性。如果還沒有準備好，那勢必會造成在業務上斷斷續續。”

臉書工作場所副總裁Julien Codorniou說：“這類工具應該是大家所熟悉的，使用方便而且便于移動。隨著通信平臺的廣泛使用，員工們應能夠通過短信、電話和視頻聊天，與同事和公司領導進行交流。”

為員工提供筆記本電腦和其他硬件設備也非常重要，而虛擬專用網絡（VPN）則是保證安全訪問敏感數據的必要條件。連通性也很重要。

Ashenden說：“從技術角度來看，企業應從戰略上考慮人們在遠程場景中需要使用的工具——包括筆記本電腦和其他硬件、基于云的協作工具以及能夠訪問核心業務應用程序，但基礎是，員工們需要可靠的連接才能使用這些基于云的工具。要實現并支持大規模的遠程工作，企業必須制定政策，說明怎樣支持那些網絡連接不好的員工。”

Ashenden說，企業還必須考慮遠程工作的治理和合規要求。“例如，如果客服中心的工作人員要處理客戶的財務數據，他們是否能在家辦公？”

盡管在新冠病毒危機期間，遠程工作工具對很多企業來說是不得不進行的投資，但其好處將在一段時間后顯現出來。從這個意義上講，應對新冠病毒其實也是很多企業使基礎設施和流程現代化的好機會。

Codorniou說：“這場危機將迫使很多企業意識到，當意外發生時，他們需要什么樣的工具來維持業務的正常運轉。一旦企業意識到可以通過員工遠程工作來維持業務正常運轉，那么他們未來可能會更加靈活——當然不僅僅是為了應對危機。”

視頻會議能否采用虛擬現實？

在當前的危機中，企業剛剛開始適應大規模的遠程工作。盡管有很多協作和通信工具可供使用，但科技企業肯定會尋求創新產品和服務，更好地滿足用戶進行數字連接的需求。

這可能會導致一些領域的創新。

隨著視頻會議的需求猛增，我們看到人們為開發“始終保持接通”的視頻工具而付出了努力，例如，初創企業Around，其流暢的視頻讓員工們感覺更加舒適。

虛擬現實和增強現實還可以發揮出更大的作用，把員工們連接起來以開展各種業務。

今年2月的巴塞羅那移動世界大會被取消后，大型科技會議像多米諾骨牌一樣被紛紛取消，很多活動轉而在網上進行。HTC甚至把它的虛擬VIVE生態系統會議變成了一場虛擬現實活動，高管們以數字化身的形式出現。

在危機之外，用虛擬活動代替當面的會議（之所以愿意進行面對面的會議，是因為可以自在地當面互動）會很難讓人接受，盡管如此，虛擬現實還是有助于提供一種更身臨其境的體驗，而不是簡單地收看現場視頻。

Forrester的Gownder說：“如果所有活動只在網上進行，那就體現不出面對面活動的價值——盡管在疫情形勢下，總比什么都沒有好。現在需要的是更好的協作模式，比如微軟旗下的AltspaceVR，參與者可以在其中走動，模擬真實的體驗。否則，這只是一堆視頻，而不是模仿出席會議的真正協作。”

虛擬活動——無論是不是虛擬現實，并非只是一種替代，它為人們提供了一種見面和分享想法的另一種方式。

Gartner的Pierce說：“與一群志趣相投的人在一起，那種興奮感是無可替代的。所以，要想產生更好的效果，現場活動仍然是必須的。但也有可能拓展數字活動——最重要的是，這些活動的持續時間更短，人們可以選擇最感興趣的主題，并相應地參加。”

像Spatial和Glue這樣的初創企業已經提供了虛擬會議環境，這在未來會變得更加普遍。

Moor Insights & Strategy的分析師Anshel Sag說：“我發現，越來越多的人開始使用虛擬現實來召開會議，與他人分享3D資產和模型。”

他說：“每天都會推出新的工具，這種疾病對社會的威脅時間越長，導致人們不得不繼續隔離下去，那么，我預計對虛擬現實協作平臺和耳機的需求將會增加。人們開始意識到，除了二維幻燈片和視頻會議之外，他們更希望從會議中獲得更多信息，通過虛擬現實/增強現實改善協作的需求會越來越多。”

例如，這一領域的另一家初創企業Spaces就把自己的應用程序打造成了虛擬現實和視頻會議應用（比如，Zoom、Skype和谷歌Hangouts Meet）之間的橋梁。Spaces在其網站上說，這款應用程序是“在全球疫情期間誕生的”，讓參與者投身到一個虛擬環境中，其中包含了數字白板和虛擬現實主持人。

Sag說：“這種發展越來越快，我認為，隔離令持續的時間越長，對虛擬現實/增強現實合作的需求就越大。”

Matthew Finnegan是瑞典人，為Computerworld撰寫協作等其他企業IT主題的文章。

原文網址

https：//www.computerworld.com/article/3536083/remote-working-now-and-forevermore.html