以中國石化共享業務為例

張延永

【摘 要】2019年中國石化財務共享中心全面上線應付賬款發票校驗自動化系統應用。作為中國石化第一家上線應用該程序企業，中原油田經歷需求收集、流程再造、全面測試，最終順利上線該應用。筆者結合實際工作經驗，以中國石化共享業務為例淺談應付賬款發票校驗處理自動化探索。

【關鍵詞】 中國石化 發票校驗 自動化

中原油田物資采購量年均二十多億元左右，采購物資品種多、料性雜，其中寄售采購業務占到了總業務量的95%以上，結算掛賬環節需審核的紙質資料量大，導致上線財務共享后，材料核算人員工作量依然沒有得到有效降低，對紙質資料的審核也多至業務人員初審、核算人員復審、共享人員終審三級。而實施應付賬款發票校驗自動化能夠有效提高工作效率，減少企業端核算人員、共享端賬務處理人員工作量，間接降低人工成本，打通業務、財務相互融合的渠道。

一、發票校驗自動化上線進程

（一）深入開展全流程需求收集

項目立項階段，進行充分的需求收集。財務共享中心同中原油田物資供應處開展應付賬款發票校驗自動化可行性研究對接，由企業端物資管理部門、業務部門MRO用戶、財務部門FI用戶、信息部門IT用戶、試點財務共享中心應付核算用戶、艾森哲開發顧問等人員共同組成應付賬款發票校驗自動化項目運行小組，按照采購物資應付賬款原有掛帳流程，梳理業務關鍵資料及風險點，明確業務流程的關鍵控制環節。

（二）轉換思路再造流程

在開發顧問初步設想的基礎上，根據物資采購業務實際需要，物資供應處提出多項流程修改意見，按照簡潔、管用、協同的原則，堅持風險防控為主線，簡化審核層級，優化設計發票校驗自動化后新的業務流程。

（三）多輪測試確保系統順利上線

1.業務測試階段，建立項目組日常運行機制，明確測試階段每日收集整理測試日志，將問題統一提交顧問修改，同開發顧問對接已完成問題整改情況，以及次日工作安排，實行測試過程中問題的及時溝通、及時反饋，每周一同開發顧問對接上周問題處理情況，確保系統開發按進度開展。

2.分階段有序進行測試，強化系統測試控制，通過各業務流程節點逐一驗證，確保系統功能完善，程序運行流暢，風險防控到位。項目組選取十家戰略供應商，整理其實際業務單據按生產實際步驟開展測試，從物裝模塊創建測試數據、業務人員查看提取數據，到利用發票開票通知單事務代碼創建開票通知、并傳遞至共享中心簽收人員，再到共享系統自動化提取相關信息、共享應付業務人員處理掛賬單據，細摳每個業務節點，并逐家對接供應商“開票通知單”接收情況，同時以“測試問題清單”的形式每日同步對接，跟進單據處理情況，做到問題、解決方案每日更新。

二、發票校驗自動化的問題及改進建議

（一）發票校驗自動化存在的問題

1.業務人員對業務全貌缺乏直觀的管理界面

物資辦理驗收入庫后，發票尚未收取，此時系統形成暫估料款。傳統模式下，由業務人員根據整理匯總后的入庫料單，通知供應商開具發票，但往往因為料單數量大，導致部分單據遺漏，或是部分供應商業務相對較少、結算不頻繁，導致部分供應商遺漏，業務人員沒有一套全面的暫估料管理臺賬，無法實時掌握供應商結算情況，不利于企業控制暫估料規模，從而導致不能及時通知供應商開具發票，延誤后續結算工作。

2.實現發票校驗自動化后，發票不再經企業端業務人員、財務人員審核，而直接寄送到共享中心。企業端未收取發票，卻要對供應商發票信息錯誤（如：產品名稱、規格型號錯誤，單價、數量有誤的情況;供應商稅控代碼正確，但供應商名稱錯誤的情況）承擔稅務稽核風險，導致企業端對發票校驗自動化上線工作有所抵觸。

3.應付賬款掛賬業務涉及采購質保金、維修質量保證金、物流輔助服務費、倉儲費、運雜費、檢測費、輔助材料費等各項費用，涉及增值稅專用發票、普通發票以及可能存在的各項稅率，再加上未來市場業務更加復雜，石油石化行業升級轉型步伐加快，各種新業務、各種新事物不斷出現，涉及業務場景過多，不利于業務人員快速，及時發起發票校驗業務。

（二）系統相關改進建議

1.持續系統開發，業務人員能夠按照供應商、合同等兩個維度，了解需要定期處理的已入庫未結算物資暫估料信息，并對超過一定時間未清理的暫估料信息進行系統提示。

2.建立發票強匹配數據庫，根據試點期間運行情況，逐步收集供應商發票使用的物資名稱與中國石化內部物料主數據相互匹配的數據庫，逐步提高自動化匹配程度，為發票強匹配提供技術支撐，對無法強匹配的信息，通過與企業端建立溝通機制，確保采購發票信息準確，規避稅務風險。

3.應付賬款發票校驗自動化程序開口設計，各項功能界面確保可以“自由選擇、自由組合”，為前端MRO、SD、PS、HR等模塊業務人員，進行模糊化操作提供簡單的操作界面，以及更加智能的審核報錯設置。

三、共享中心自動化推廣探索

（一）發票校驗自動化動能延伸

物資采購應付賬款發票校驗自動化順利上線，為財務供應處自動化賬務處理應用推廣邁出了第一步，為中國石化內部關聯交易結算、勞務采購結算、業務費用報銷等多種場景下，發票校驗自動化持續開發改進打下堅實基礎。

（二）推進了財務共享信息化建設

基于財務共享模式下的應付賬款發票校驗自動化項目應用以來，業務由企業端提報、由共享自動派工、自動校驗制單，企業端業務信息全部基于電子傳遞，實現無紙化和移動辦公，利用信息集成優勢，將企業端物裝信息流和財務共享端財務信息流鏈接，實現數據共享，資源共享，推動中國石化財務共享信息化建設。

（三）共享中心對外提供外包服務業務

中國石化財務共享中心可以以應付賬款發票校驗自動化程序為代表，建立一套可視化的操作模板，打造中國石化財務共享管理品牌，以財務業務記賬、代賬以及財務分析等業務為基礎，開展對第三方企業的外包增值服務業務。