如何提升基層檔案管理科學化

邢光青

摘要：本文首先分析了基層檔案管理科學化的重要性，接著提出了基層檔案管理存在的問題，最后提出了要優化基層檔案管理機制、提升檔案信息的準確性、檔案管理流程的規范化、提升專業人員的綜合素質等策略。

關鍵詞：基層檔案;科學化;管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

隨著中國特色社會主義進入新時代，基層單位管理成為社會各界關注的問題。檔案管理是基層組織管理的一部分，其重要性不言而喻。但是，由于部分基層單位對于檔案管理管理的認識度不夠，并沒有真正的感受到檔案管理在組織建設中的作用，甚至認為這項工作開展可有可無，導致基層檔案管理存在諸多問題。在現階段，要能夠站在全面發展的角度看問題，注重基層檔案管理的科學化，從基層穩定大局出發，提高政治站位，以實際行動來提升基層檔案管理成效。

一、基層檔案管理科學化的重要性

檔案是記錄基層發展的重要材料，能夠為基層組織發展提供全方位的服務，輔助其他部門工作的開展。檔案管理工作比較復雜，提升其規范性、實現科學化管理能夠充分發揮出檔案在組織管理中的作用。畢竟基層單位需要合理調配資源才能朝著科學合理的方向發展，檔案管理戰略同樣需要結合組織的整體發展規劃，以組織的長遠規劃為目標和方向，找出檔案管理科學化中存在的問題，有居安思危意識，精準分析每個時期的組織發展經歷。此外，檔案管理還能夠為科學決策提供參考依據。我們以人事檔案為例，基層組織的人員考核跟職工利益有直接的關系，職工的工作狀況、成效等都會被記錄在人事檔案中，通過調閱人事檔案來客觀評價職工的工作狀況，提升決策的科學有效性。

二、基層檔案管理存在的問題

1.檔案管理的重視度問題

部分基層管理者認為，檔案管理并不能給組織帶來直觀的經濟效益，這項工作并不是特別重要。這些管理者并沒有認識到檔案管理的地位，認為檔案管理就是行政管理的一部分。沒有結合單位實際制定檔案管理制度，導致檔案管理具有很大的隨意性。如果領導不重視，那么這項工作的開展就會受到影響，甚至存在檔案失真問題。

2.檔案管理的人員配備問題

基層檔案管理人員的綜合素養有待提升，缺乏專業知識扎實的管理人才。由于機構崗位設置問題，部分基層單位沒有過分關注檔案管理崗位的人員，甚至把檔案管理部門作為“養老部門”看待，把一些業務能力不是特別強的人員派遣到這個工作崗位上，這些人員本著“得過且過”的態度對待這項工作，缺乏相應的保密意識與管理手段，導致檔案管理的整體質量不高。

三、提升基層檔案管理科學化的策略

1.優化基層檔案管理機制

要實現檔案管理的科學化與規范化，就需要健全的檔案管理機制作為基礎，通過劃分具體的崗位職責，規范崗位工作內容，完善組織協調等手段來提升管理成效。一方面，要把檔案管理制度公布出來，確保各項制度能夠真正的落實到位，明確檔案管理工作人員，分管領導要對這項工作的開展狀況進行監督管理。另一方面，要定期召開檔案科學化管理座談會，通過商議制定管理制度、管理人員職責來健全規范化檔案管理機制，確保這項工作的順利開展。此外，還要做好檔案管理的宣傳工作，確保其他部門能夠配合檔案管理部門的工作，盡可能的提升檔案管理效率。

2.提升檔案信息的準確性

隨著基層管理制度的改革，事業單位也開始逐步引進市場競爭機制，人事流動也變得比較頻繁。作為檔案管理人員要時刻關注單位內部的信息變動，有效掌握各種信息資源的具體狀況，比如，我們仍舊以基層人事檔案為例，當出現人員調動或者人員職務調整要迅速更新人事檔案信息，確保人事檔案的準確性。要認真審核當前事業單位的檔案的歷史遺留問題，特別是“人檔分離”等情況，進行整理和分類，通過聯系當事人把檔案信息該移交的移交，該收藏的收藏，妥善處理好人事檔案的歸處。對于那些利用價值不大或者幾乎沒有利用價值的檔案，可以全部登記造冊，經領導同意之后集中注銷，提升檔案信息管理的時效性。

3.檔案管理流程的規范化

基層檔案的收集、歸檔等工作主要就是通過檔案工作人員主動收集、整理或者其他人員提供相關信息資料完成。當前，大部分組織都有了辦公自動化軟件，實現了工作的信息化，而各個部門的工作內容也變得越來越豐富、提升了復雜性。站在這個層面上說，檔案管理面臨的挑戰是如何識別和保留有價值的信息資源，如何保證這些信息資源的完整性和有效性，而且在信息產生和傳遞形式多樣化的前提下，要從哪個環節入手開展工作。對于檔案管理部門來說，制定規范化的檔案文件采集與歸檔方式，這也是當前檔案管理面臨的新的任務。要在檔案制度規范的基礎上，按照規范化的管理框架，對辦公室的各種信息資源的具體價值進行判斷，結合不同的存儲形式選擇合適的歸檔方式和歸檔標準。檔案管理人員要強化跟各個部門之間的溝通和聯系，定期開展檔案資料收集工作，確保重要信息不漏項，確保信息資料的真實性。

4.提升專業人員的綜合素質

在檔案管理科學化道路上，人員選擇要堅持專業化標準，挑選那些具備檔案 管理經驗的人員。對于新任工作人員，單位要進行專業化的培訓，或者統一參加上級單位組織的培訓工作，也可以“老帶新”，讓他們能夠盡快熟悉工作崗位，對檔案管理有個清晰的認知。同時，基層組織還要樹立正確價值導向，重視專業人才的繼續教育工作，更新其專業知識點，激發他們檔案管理的內生動力，用較高的工作熱情來開展檔案管理工作。組織管理者要針對培訓的成效開展計算機技能測試與職業能力測試，找出存在的不足，重新制定人員培訓方案，通過這些方式提升檔案管理人員的工作能力。在培訓中，要特別引入信息時代檔案信息安全的重要性知識，強化檔案信息安全預防工作，通過在計算機安全系統隔離、防護惡性軟件和病毒，提升網絡運行的安全性。

結論

綜上所述，國民經濟的迅猛發展，社會各個方面的轉型升級也被提升日程。隨著信息化技術的推進，檔案管理工作顯得越來越重要。特別是基層單位，作為基礎性工作，管理人員務必要認識到當前檔案管理工作中存在的問題，優化基層檔案管理機制、提升檔案信息的準確性、檔案管理流程的規范化、提升專業人員的綜合素質。

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