淺談檔案管理工作的重要性

何士文

摘 要：我們知道在古代，皇帝身邊會有史官，記錄皇帝的一言一行，其實這個就是檔案。所以說，檔案從古至今都有。人的壽命是有限的，知識卻是永存的。在歷史長河中，檔案發(fā)揮著獨特的作用。它聯系著過去、現在和未來。怎樣去管理檔案工作，讓其更好的為人類服務，這是我們需要思考的問題。本文通過對檔案管理工作重要性分析，提出了怎樣去提升管理檔案工作的建議。

關鍵詞：檔案管理;重要性;建議

1 前言

檔案的內容是一種無形的資產，檔案就是其載體。從我們一出生，就需要去上戶口，在上戶口的地方，就會將身份信息進行歸檔，這是人在社會生存的證明。檔案能夠將真實的歷史展現在大家面前，能將瞬間記錄下來，成為永恒。這樣以史為鑒，汲取歷史經驗，展望未來發(fā)展，檔案工作可以說是功在當代、利在千秋的重要工作。它隨著社會的發(fā)展，越來越與人類發(fā)展緊密聯系。

2 檔案管理工作的重要性分析

結合查閱相關知識和筆者的自身工作經驗，筆者從以下幾個方面談談檔案的特殊功能：

2.1 檔案特殊功能之一—憑證作用

我們平時所說的檔案工作，其實指的是檔案的業(yè)務工作，一般在單位都有相關的工作人員，其中最具有代表性的就是檔案館和檔案室，他們用科學的方法，去管理檔案。檔案區(qū)分于文獻或者教科書等等，在于它有獨特的作用，憑證作用。在檔案室的檔案，在保證真實的情況下，是具備法律效用的。檔案的記錄是真實的，是客觀記錄的，不像出書，寫出來的文字大都帶有主觀情緒。檔案形成的條件不一樣，這是由檔案本身的特點決定的，它是能讓人信服的。檔案存在的表現形式有多種，像當事人的親筆手稿、印章的印記等等，有的還有錄下來的音頻和視頻[1]。

2.2 檔案特殊功能之二—參考作用

檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。檔案的參考體現在檔案本身的2個方面。一是可靠性。檔案都是第一手資料，它是在社會發(fā)展中自然形成的記錄文檔，而且是在第三方監(jiān)督下，進行記錄式的記錄。比如：軍隊干部在軍隊管理當中屬于非常重要的成員，在離退之后，一定要做好相應的檔案管理工作，這樣對于國家以及干部自身都會有非常重要的意義， 因此國家對于軍隊離退休干部的具體檔案管理問題非常的重視。歷史學家也稱檔案室“沒有摻過水的史料”，這些都說明了檔案是可靠的。二是廣泛性。戶口每個人都有，從這里就說明檔案是非常廣泛的，就跟每個人的身份證一樣。在每個地區(qū)、每個單位都有檔案室，人人都有檔案，所以檔案是廣泛的，就和進行大數據統(tǒng)計一樣，在研究社會時，這樣的數據才具有參考作用[2]。

3 紙質檔案以及電子檔案

紙質檔案以及電子檔案之間可以共同發(fā)展以及相互補充，二者是相互兼顧的。 目前，在實現電子檔案信息化管理的過程中，也要重視紙質檔案所發(fā)揮的效益以及作用。只有這樣才可以更好的適應不同的領域以及不同層次用戶的具體需求。 與此同時，要積極地利用現代化手段，保障工作質量以及效率得到雙向的提高。

4 完善檔案管理工作的建議

4.1 管理人員需要重視

首先，認知是根本。管理人員需要轉變觀念，不要只去執(zhí)行計劃，對其中需要歸檔的文件不重視。在檔案部門的人員，也需要及時跟進工作，根據項目進度，按照時間節(jié)點，去收集相關檔案資料，如果出現問題，就需要及時解決[3]。這些都需要領導重視，只有這樣，其他部門人員才能積極配合，將整個項目進行完整記錄歸檔。這些檔案后續(xù)項目實施之前的最好參考數據，如果有糾紛，這個也是重要的證據。另外，需要完善檔案管理工作的制度，建立一套完整的檔案管理的流程，有標準、有效率的進行工作。管理人員需立足現在的根本，去發(fā)展更廣的未來。

4.2 收集資料要完善

在舉行大型活動時，所有的文件材料都是很分散的，可能很多事情都不了解，這些都是檔案管理工作人員需要去特別注意的。在整理檔案時，要保證檔案的真實，而且要把整個活動文件完整的歸類。這個需要工作人員細心、耐心，要深入到活動中，熟悉活動的各個環(huán)節(jié)，與相關人員良好溝通，還要發(fā)揮監(jiān)督作用，還要按時去收集資料?？偟膩碚f，就是完完整整、仔仔細細將整個活動過程記錄下來，并且留有相關記錄的證據來源，如果有下一次一樣的活動，能直接參考這個活動的記錄進行工作。這就是檔案的力量。資料的完善也可以利用新技術，像是現代化的辦公軟件，去提高效率，避免出現差錯。

4.3 提高檔案管理工作人員的綜合能力

檔案管理工作需要工作人員有較高的文案功底，大型活動的相關文案管理工作人員需要有較強的業(yè)務知識。在各個單位的檔案人員的能力是參差不齊的，所以，建議檔案管理部門定期組織相關人員的培訓，在相應大型活動中，有針對性的進行培訓。還有，可以與相關單位的檔案管理部門人員進行交流，統(tǒng)一活動的記錄格式，這樣能保證檔案文檔的標準化，減少檔案人員的工作。另外，要制定獎懲制度，對整個活動檔案整理的好的，有表揚和物質獎勵，提高工作人員的積極性[4]。作為一個檔案管理工作人員，要做到公平公正，客觀，喜歡檔案事業(yè)，在很多人看來，檔案工作是非常無聊的。所以需要我們有全心全意為人民服務的精神，不怕寂寞，并且口要嚴，在工作上能保密，具有高度的法制觀念。不過，這不代表檔案管理的工作就是古板無趣的。檔案管理是在客觀的情況進行記錄，并不是記錄方式是一成不變。就和古時候有手印，現在有指紋，以前都是紙質版，現在有掃描件，學籍不僅有紙質版，電子版更新更快。檔案工作人員也要有創(chuàng)新精神，利用新科技，更快更好的去進行工作。

5 結束語

如果平時對檔案工作不怎么熟悉的人，可能會覺得這是一份無聊的工作，這個工作不引人注目，但是，它的作用是不可以忽視的。一旦檔案管理工作出現問題，檔案丟失，或者被銷毀，這將是可見的巨大的損失。因此，我不覺得作為一個檔案工作人員，是無所謂的，而是要以此為榮，我們不僅是在做好本職工作，更是在守護歷史。

參考文獻

[1]張長春.淺析檔案管理工作的重要性[J].人力資源管理（12）：264.

[2]冷艷.淺析檔案管理工作重要性[J].電子制作，000（5x）：286.

[3]張英軍.淺談檔案管理在于洪區(qū)水庫移民管理工作中的重要性[J].內蒙古水利，2019（2）：129-129.

[4]冷明霞.淺析檔案管理工作的重要性[J].科學中國人，2018（11）.