石油機械制造零部件銷售管理

吳靜

摘要：從上個世紀七八十年代一直到本世紀初是國內石油機械制造企業積累時期，這個時期的國內石油機械制造企業主要是引進和吸收國外先進的技術和質量管理經驗，經過幾十年的自我創新和反復實踐，如今的國內石油機械制造企業產品無論是技術水平還是質量都與國外發達國家的產品差距越來越小。中國制造的石油機械設備在國內及國際上的銷售量和持有量飛速增長勢必會推動零部件銷售向信息化和專業化方向發展。過去，零部件銷售業務是銷售部門輔助業務，如今的銷售部門零部件銷售訂單幾十、上百倍增加，作為企業利潤的重要來源，作為將企業，客戶和最終用戶之間真正連接在一起的紐帶，企業管理層意識到零部件銷售的重要性。國內大中型石油機械制造企業將銷售部門的零部件銷售與整機設備銷售進行分離，設立了專門的零部件銷售職能和零部件銷售管理職能來幫助和擴大零部件銷售，同時信息系統如ERP系統和辦公軟件如EXCEL數據表開始被運用到零部件銷售業務管理中。

關鍵詞：石油機械制造企業;零部件銷售訂單;零部件銷售管理職能;ERP系統;EXCEL數據表

一、石油機械制造企業零部件銷售管理職能概述

國內大中型石油機械制造企業將銷售部門的零部件市場銷售職能負責對外，由若干零部件銷售人員組成，他們負責開拓市場和溝通客戶，努力實現企業下達的零部件銷售目標;零部件銷售管理職能負責對內協調和管理，由若干零部件銷售管理人員組成，他們負責零部件銷售訂單的排產，零部件收發料跟蹤，零部件存貨定期盤查等一系列在零部件訂單交付給客戶前的工作，工作目標是確保銷售市場人員從客戶那里獲得的零部件訂單按照合同規定及企業或銷售部門的流程規定順利按時生產出來并實現交付.

二、石油機械制造企業零部件銷售管理使用的計算機軟件

石油機械制造企業的零部件銷售管理職能需要利用現代化的信息管理軟件來幫助實現管理。利用各種軟件對零部件銷售過程中的活動進行記錄，跟蹤，總結，從而發現活動中的問題，為決策者和銷售團隊提供信息支持。目前常用的管理軟件包括ERP系統和EXCEL辦公軟件。ERP系統是英文Enterprise Resource Planning的縮寫，全稱為企業資源計劃。從概念上來看具體指的是在信息化在基礎上，通過系統化管理思想的指導，為企業提供一個科學化的決策管理平臺。ERP系統最早起源于20世紀60年代，最早應用于物料需求計劃當中，之后在80年代中期又在制造資源計劃當中得到了充分 的發展，在90年代的社會經濟大變革當中真正走向技術上的成熟⑴。零部件銷售管理人員通過ERP的部分功能實現零部件訂單跟蹤管理。ERP系統信息數據龐大，查詢跟蹤信息比較零散，銷售部門零部件管理人員還需要使用EXCEL數據表來對零部件訂單的相關信息進行整合。EXCEL專注于表格和數據的自動篩選和計算，功能強大，其中的函數功能適用于對整合在表中的信息進行統計、分析。

三、石油機械制造企業零部件銷售管理

零部件銷售訂單管理包括以下四個方面的內容：零部件訂單排產;零部件在庫房的收發料跟蹤，EXCEL表格在零部件銷售訂單排產和收發料及積壓庫存管理中的運用。

1.零部件訂單排產

零部件訂單的排產是在ERP系統的SD 模塊（銷售模塊）中完成;按照ERP系統對生成銷售訂單的要求，須在ERP系統中輸入訂單的關鍵信息：買方在ERP系統中的代碼，零部件編碼，數量，價格，收料庫房代碼等，信息填入完畢后，ERP系統會生成一個系統內的銷售訂單號。

2.作為銷售產品的零部件收發料;

離散型制造企業的庫房種類很多，根據零部件的生產狀態可分為在制品庫和產成品庫;產成品庫根據來源又可分為自制品庫和外購件庫;外購件庫還可以按照零部件屬性進行細分，如國產件庫和進口件庫，鋼材庫和工具庫等等;對于零部件銷售管理人員而言，以上這些分類的庫房統稱為發料庫房，即可以不用進入加工環節而直接從這些庫房將零部件領到包裝庫。包裝庫是企業專門為零部件銷售業務而設置的特殊庫房，顧名思義，包裝庫房是用于暫時存放等待包裝和發運的零部件產品，銷售部門會根據客戶的要求來確定何時發運哪些零部件。企業為零部件銷售業務還設置了另一類特殊庫房即外埠庫房，從企業包裝庫房發運后但還未完成開具增值稅票或做收入等財務結算的零部件需要暫存在外埠庫房，寄售在客戶地點的庫房也屬于外埠庫房。外埠庫可以是真實也可以是虛擬庫房;無論是真實的外埠庫還是虛擬的外埠庫，外埠庫的存在都表示零部件已經離開了企業，但是還未做財務結算。綜上所述，發料庫——包裝庫——外埠庫是直接作為產品銷售的零部件的三個停留點或追溯位置，跟蹤零部件的收發料狀態也就是了解零部件處在哪個位置。在ERP系統會為每個庫房設置庫位代碼來表示。在EPR系統MM模塊（物資模塊）中，零部件從發料庫轉到包裝庫，包裝庫轉到外埠庫等一系列動作都是由物流部門來操作完成的。銷售部門可以通過MM模塊的查詢功能，跟蹤了解零部件所處的狀態。

3.EXCEL表格在零部件銷售訂單排產和收發料及積壓庫存管理中的運用

通過ERP系統排產零部件訂單及查詢零部件訂單生產和收發料只能針對某一個或幾個訂單進行查詢和跟蹤。實際情況是銷售部門的零部件訂單非常多，而且單個訂單里面的項目也多少不一，少則一兩項，多則幾百項。銷售部門為了了解或統計當月或者全年的零部件排產、發運及存貨情況，最簡單和經濟的方式是采用EXCEL表格將每個訂單的主要信息進行整合，統一錄入和管理。EXCEL表強大的統計和計算功能可以方便快捷地將零部件的生產銷售情況進行跟蹤和管理。

銷售管理職能的訂單排產信息，訂單生產跟蹤信息和訂單收發料信息可以整合在一個EXCEL表里，多人共享，銷售人員可以實時跟蹤了解所有零部件訂單直到發運前的任何狀態或節點的信息。

第一列為零部件訂單編制的排產序號，排產序號的編制規則是月份+順序。

從這個EXCEL編制的零部件訂單臺帳中，可以發現EXCEL將訂單的信息，ERP系統中的信息，以及收發料零部件的移動信息都整合在了一起，零部件銷售管理人員通過實時錄入和維護這個臺帳，可以方便銷售人員和銷售部門經理隨時了解零部件訂單的情況。

零部件訂單的收發料監控還包括對包裝庫庫房和外埠庫庫房的零部件數量的監控。銷售部門負責的庫存可以理解為生產完成并從發料庫房領到包裝庫的零部件以及從包裝庫發到外埠庫沒有完成開票做收入的零部件。為了保證零部件存貨正常的流動性，企業往往會要求在包裝庫及外埠庫的庫存不能存放超過二個月。但實際情況是，企業存放在包裝庫及外埠庫的存貨超過一年以上的情況也有很多。因此銷售管理人員需要對銷售部門負責的包裝庫和外埠庫的零部件存貨進行監控，存放時間過長的零部件需要反饋給銷售人員分析原因并及時進行清理。和前面的零部件訂單排產和收發料管理一樣，依然可以利用ERP系統和EXCEL辦公軟件進對零部件庫存進行跟蹤和管理。

通過EXCEL中的函數Vlookup將截止到6月底的庫存數量導入，從而得出7月新增存貨的情況和減少的存貨數量。銷售管理人員與庫房收發料人員每月對帳，可以將每項庫存物料對應訂單號，入庫時間和銷售人員姓名等信息整合到同一表中。

石油機械制造企業的零部件銷售管理的核心目的是支待零部件銷售，因此未來還可以進一步擴大職能內容，比如將零部件的成本價格，零部件訂單的應收帳款等重要內容納入到零部件銷售管理職能范圍內，除了ERP系統和EXCEL數據表，后期還可以利用VB等與數據自動化處理和編程軟件建立更寵大精確的零部件銷售數據庫。

參考文獻：

[1]李攻，浙江中小企業ERP應用現狀分析與對策思考【J】華東經濟管理，2008.22（1）：24-27

[2]諾立教育. EXCEL 數據處理高手.北京：機械工業出版社，2017：237-238