提高老年大學文書檔案管理水平探討

□劉艷華

【內容提要】檔案管理是老年大學管理工作中的重要組成部分，目前我國老年人的數量逐漸增加，老年大學也得到了越來越多的關注。本文將針對老年大學的文書檔案管理工作展開研究，確定各項工作的實際開展措施，提高文化檔案管理的綜合水平，最終達到促進老年大學的文書檔案管理工作良好發展的目的。

檔案管理是老年大學管理工作中的重要組成部分，老年大學的人數越來越多，文書檔案的數量也越來越多，檔案管理難度逐漸提升,提高文書檔案管理的綜合水平，能夠有效促進老年大學的發展。

老年大學文書檔案管理特點

目前老年大學的文書檔案管理工作在實際開展過程中，主要具有以下特點：第一，檔案信息變化速度較快，課程設置的種類較多。加上老年人的流動性較高，因此老年大學的文書檔案信息收集工作、整理工作難度較大。加上老年學員入學時間不統一，在正式教學的過程中需要根據老年人的心理和生理特點進行考核，相應的課程調整在所難免，因此信息也相對復雜。第二，在我國老年大學中，仍有不少學校采用紙質檔案管理方式，信息化的管理方式亟待進一步加強。這種情況下非常容易出現檔案管理效率不高以及準確性低的情況。

老年大學的文書檔案管理現狀及存在問題

老年大學的文書檔案管理中存在的問題主要包括以下幾點，第一，檔案管理制度不完善，目前許多老年大學雖然制定了相應的文書檔案管理制度，但是并沒有將制度充分落實到實際管理工作中，導致老年大學的文書檔案管理制度逐漸向著形式化方向發展。另外，在制度內容建設的過程中，并沒有根據我國市場經濟以及時代發展情況制定內容，導致與時代發展脫軌，無法將老年大學的文書檔案管理制度的價值充分發揮出來。第二，文書檔案管理人員的綜合素質不高，在實際檔案管理的過程中，檔案管理人員依舊存在缺乏專業知識以及專業態度的情況，無法提高檔案管理工作的實際開展質量。這一情況就導致在檔案管理中，經常出現檔案管理不規范甚至是管理遺漏的現象，嚴重影響了文書檔案管理工作的開展效果。第三，信息技術應用效率不高。目前我國已經進入信息化時代，信息技術已經應用到人們生活中的各個階段，但是在老年大學的文書檔案管理中，信息化技術的應用效率并不高。導致這一現象出現的主要原因就是人們對信息技術的認識不足，并且無法充分掌握信息技術，造成檔案管理工作的實際應用效果提升較慢。

加強老年大學文書檔案管理的措施

（一）建立全面的文書檔案管理制度

制度是老年大學文書檔案管理工作開展的基礎條件，因此相關人員需要根據當今時代對檔案管理的要求，對檔案管理制度進行優化和完善，在此過程中需要根據相應的法律法規展開研究，同時，將制定完成的管理制度應用到實際管理工作中，避免出現管理制度趨于形式化的現象。例如，針對文書檔案管理中的檔案統計、檔案借閱、檔案鑒定以及檔案處理等工作，都要制定相應的規章管理制度，通過這種方式提高檔案管理制度建設的全面性和有效性。并且保證檔案制度建設的標準統一、要求統一以及使用統一，刪除傳統管理制度中不科學的部分，使整個管理制度能夠符合當今時代的要求和發展。

（二）建立數字化的管理平臺

建立數字化的管理平臺，是老年大學的文書檔案管理工作未來發展的主要方向，同時也是必然選擇。例如，利用云端網絡以及大數據技術，對文書檔案管理中心的數據信息進行處理，在不同老年大學之間建立相應的數字管理平臺，這種方式能夠實現不同大學之間的檔案數據信息共享。通過這種形式，使老年大學的文書檔案管理工作人員之間相互學習、分享經驗、交流溝通，利用相互借鑒的方式，共同促進自身工作的優化和發展。另外，由于數字化管理平臺建設需要有設備作支撐，因此需要對設備進行經常性的維護、優化，保證數字化管理系統能夠在該設備上穩定運行。例如，采購高配置的計算機、網線以及多媒體終端等設備，為數字化文書檔案管理平臺的建設和發展提供條件。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質

要想提高文書檔案管理工作的開展質量，最重要的一點就是對管理人員的綜合素質進行有效培養。在此過程中可以從以下幾個方面進行。第一，對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳，從而使檔案管理人員從思想上認識到自身工作的重要性，為接下來的專業訓練提供條件。第二，對管理人員的理論知識展開研究，使其了解相關理論知識，在此基礎上對實際管理技能進行培養，將理論知識與實際工作相互結合。第三，定期對管理人員進行技能培訓，這一方式能夠了解到管理人員的工作開展情況，并發現其在實際工作中存在的問題，并根據問題給予針對性的解決，避免出現管理人員水平與時代發展相互脫節的現象。

（四）將信息技術充分應用在其中

信息技術已經成為保證工作準確性和工作效率的主要手段，因此要想提高老年大學的文書檔案管理水平，就需要將信息技術應用其中，保證整個文書檔案管理工作的順利開展。例如，將OA 系統應用在其中，該系統能夠自動完成接收文件以及發送文件的工作，改變傳統的檔案管理方式。另外，還可以利用信息技術對檔案進行整理、編號、存儲以及檢索，整個過程能夠高效準確的完成。在檔案檢索的過程中，可以利用信息技術建立一個多層次和全方位的檔案檢索體系，只需要輸入相應詞匯，即準確、快速完成檢索工作，提高整個檔案管理工作的開展效率。將信息技術應用到其中，能夠降低檔案查閱和檢索的難度，還可以簡化整個管理流程，無論對于檔案管理人員還是老年人來說，都具有較高的實際應用價值。在老年大學實際的文書檔案管理中，需要從形式、技術應用以及人員等方面展開優化完善，并充分認識到文書檔案管理工作對整個老年大學管理的重要性，只有這樣才能不斷提高檔案管理工作開展的科學性和有效性，不斷促進我國老年大學文書檔案管理工作的長期穩定發展。