責(zé)編利用終校自查表提高學(xué)術(shù)期刊校對(duì)質(zhì)量
——以《西安工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》為例

潘秋岑，張立新，蘇俊宏

“三審三校”是圖書(shū)、報(bào)紙、期刊出版單位內(nèi)容編輯環(huán)節(jié)的基本制度，是期刊出版的中心工作，對(duì)保障期刊質(zhì)量具有關(guān)鍵性的作用。但一些出版單位由于內(nèi)部管理失范，“三審三校”制度執(zhí)行不到位，有的甚至流于形式，嚴(yán)重影響內(nèi)容導(dǎo)向和出版質(zhì)量。為完善出版單位制度建設(shè)，排查風(fēng)險(xiǎn)隱患，2019年，國(guó)家新聞出版署開(kāi)展了出版單位“三審三校”制度執(zhí)行情況專項(xiàng)檢查。其中，校對(duì)工作環(huán)節(jié)一定程度上體現(xiàn)了編輯的業(yè)務(wù)技能，對(duì)期刊的良性發(fā)展有著重要的影響[1]。為了提高編輯部工作效率，促進(jìn)編輯出版工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提升期刊校對(duì)質(zhì)量，大多數(shù)期刊出版單位制定了編輯部“三審三校”制度[2]，在校對(duì)中采取輪校與責(zé)任編輯負(fù)責(zé)制，為期刊質(zhì)量提供制度保障。除了人工紙筆校對(duì)方式，有關(guān)學(xué)者提出了電子化智能編校方式提升效率和質(zhì)量，如文獻(xiàn)[3]提出采用Word VBA技術(shù)進(jìn)行一鍵智能編校，該系統(tǒng)操作簡(jiǎn)單，對(duì)編輯無(wú)技術(shù)要求；文獻(xiàn)[4]提出采用xodo軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)稿件的實(shí)時(shí)交互和遠(yuǎn)程協(xié)同辦公編校，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公和數(shù)據(jù)共享共存；文獻(xiàn)[5]基于知識(shí)管理，運(yùn)用數(shù)字化出版便捷功能對(duì)科學(xué)技術(shù)期刊編校排版流程進(jìn)行優(yōu)化；文獻(xiàn)[6]提出利用身邊的常用工具和軟件（如word、流程單、通讀校對(duì)單）提高編校效率和查錯(cuò)率。但計(jì)算機(jī)的電子化應(yīng)用會(huì)給期刊校對(duì)帶來(lái)諸如錄入差錯(cuò)、系統(tǒng)變換差錯(cuò)、改樣差錯(cuò)和編輯疏忽差錯(cuò)等問(wèn)題[7]。也有學(xué)者提出從把握心理、強(qiáng)調(diào)規(guī)范、注意細(xì)節(jié)[1，8]等方面完善編校細(xì)節(jié)，或采用編校合一+互校[9]方式進(jìn)行校對(duì)，或在一校過(guò)程中實(shí)行逐段、逐字和逐項(xiàng)校對(duì)以盡量提前消滅差錯(cuò)，從而提高編校效率及刊物質(zhì)量。

但在實(shí)際校對(duì)工作中，雖然單篇稿件歷經(jīng)了編輯的三次校對(duì)及作者自校，整期期刊歷經(jīng)了當(dāng)期責(zé)編的統(tǒng)編、統(tǒng)校、通讀，可能責(zé)編經(jīng)驗(yàn)很豐富、技能很嫻熟，也難以把所有的細(xì)節(jié)做到面面俱到，難免會(huì)有粗心、遺忘或犯錯(cuò)的時(shí)刻，稿件基本要素常出現(xiàn)以下差錯(cuò)問(wèn)題：信息缺失；內(nèi)容錯(cuò)誤、不匹配及前后不統(tǒng)一；格式錯(cuò)誤或不規(guī)范等。因此，對(duì)稿件增加校次，編輯對(duì)稿件進(jìn)行終校極具必要性。《西安工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》（后文統(tǒng)稱“本刊”）于2006年分別設(shè)計(jì)制作了針對(duì)單篇稿件和整期稿件的責(zé)任編輯（后文統(tǒng)稱“責(zé)編”）終較流程表，2019年在開(kāi)展國(guó)家及省新聞出版署下發(fā)的“三審三校”自查工作中，本刊重新梳理了責(zé)編終校自查表，以期促進(jìn)校對(duì)稿件的規(guī)范化，提高期刊的校對(duì)質(zhì)量。該方法對(duì)學(xué)術(shù)期刊進(jìn)行校對(duì)優(yōu)化和降低差錯(cuò)率具有一定的參考依據(jù)和借鑒意義。

1 本刊基本情況及責(zé)任編輯校對(duì)制度

本刊主要刊登光學(xué)、機(jī)械、電子、計(jì)算機(jī)、材料、土木及管理等工程應(yīng)用研究方面的，具有創(chuàng)新性、高水平和有重要意義的學(xué)術(shù)論文以及反映學(xué)科發(fā)展?fàn)顩r的綜述的學(xué)術(shù)期刊。本刊為雙月刊，雙月25日發(fā)行。由于本刊為高校類學(xué)術(shù)期刊，因此主要作者群為從事本專業(yè)的大專院校的師生及部分科研、生產(chǎn)和管理一線的科技工作者。

本刊編輯部人員構(gòu)成為：編輯4人，主任（兼副主編）1人，副主任（兼副主編）1人，執(zhí)行主編1人（兼任），主編1人（兼任）。本刊在校對(duì)中采用互校與責(zé)任編輯負(fù)責(zé)制，指當(dāng)期責(zé)任編輯根據(jù)稿件學(xué)科類別與參與校對(duì)的人員的專業(yè)及特長(zhǎng)，將本期待校對(duì)的稿件交叉分發(fā)給單篇責(zé)任編輯（包括編輯部的4名編輯及1名副主任）校對(duì)，當(dāng)期責(zé)任編輯為本期的責(zé)任者、管理者、統(tǒng)籌者與督查者，也參與單篇校對(duì)。其中，單篇稿件校對(duì)不低于3個(gè)校次，包含一校、二校、三校、對(duì)接作者自校及終校；整期責(zé)任編輯校對(duì)職責(zé)為當(dāng)期通讀統(tǒng)校、終校，需從整體上把關(guān)期刊的規(guī)范性、統(tǒng)一性和完整性，以期在將整期刊物提交給副主編和執(zhí)行主編進(jìn)行審讀及主編進(jìn)行終審前降低校對(duì)差錯(cuò)率。

2 終校自查表設(shè)計(jì)

2.1 設(shè)計(jì)原則

設(shè)計(jì)終校自查表的目的在于，使單篇稿件責(zé)任編輯和本期責(zé)任編輯分別及時(shí)發(fā)現(xiàn)單篇稿件和整期刊物基本要素存在的不規(guī)范、不統(tǒng)一以及遺漏信息等問(wèn)題，關(guān)注細(xì)節(jié)，降低期刊校對(duì)差錯(cuò)率。因此，其設(shè)計(jì)原則為：

1）以稿件的基本元素為核查基準(zhǔn)，并遵循刊物規(guī)范要求。選取本刊刊發(fā)稿件的基本要素（包括頁(yè)眉、DOI編碼、學(xué)報(bào)網(wǎng)址、摘要、關(guān)鍵詞、中圖號(hào)、腳注、標(biāo)題、圖表、公式和參考文獻(xiàn)序號(hào)等）作為核查項(xiàng)，并遵循本刊的基本要求和規(guī)范來(lái)校對(duì)各要素是否齊全、準(zhǔn)確及對(duì)應(yīng)統(tǒng)一等。

2）依據(jù)不同階段的終校要求，明確核查要素。根據(jù)責(zé)編各階段（單篇終校階段和整期終校階段）的角色職責(zé)和要素確定程度，設(shè)計(jì)針對(duì)性的終校自查表。

3）具體要素詳解。有些要素的具體要求比較詳細(xì)，甚至有所區(qū)別，因此通過(guò)注釋形式進(jìn)行詳解，供責(zé)編參照校對(duì)。

2.2 構(gòu)成要素及注釋

根據(jù)以上設(shè)計(jì)思路，分別設(shè)計(jì)本刊單篇稿件的責(zé)編終校自查表（簡(jiǎn)稱“13項(xiàng)”，見(jiàn)表1）及整期刊物的責(zé)編終校自查表（簡(jiǎn)稱“18項(xiàng)”，見(jiàn)表2）。兩者大部分核查要素相同，但由于兩個(gè)終校階段的特征不同，可以確定的要素有所不同，因此，兩者最大的區(qū)別在于，整期刊物的責(zé)編終校自查表額外包含目次標(biāo)題、姓名和頁(yè)碼、頁(yè)眉信息、DOI編碼、文章編碼、引文內(nèi)容和格式、上接和下轉(zhuǎn)頁(yè)碼等要素。

表1 《西安工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》單篇稿件責(zé)編終校自查表

注釋：

1）校對(duì)每篇稿件標(biāo)題序號(hào)以及標(biāo)題字體、字號(hào)、間距是否符合本刊規(guī)范要求。

2）DOI編碼格式為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.年.期.稿件序號(hào)。

例如：2015年第1期第1篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.01.001；2015年第1期第2篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.01.002；2015年 第2期 第1篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.02.001。以此類推。

3）學(xué)報(bào)編輯部官方網(wǎng)站網(wǎng)址為：http://xb.xatu.edu.cn。

4）文章編號(hào)為：1673-9965（年份）期數(shù)-稿件首頁(yè)頁(yè)碼-稿件頁(yè)數(shù)。

例如：2019年第5期第7篇文章的文章編號(hào)為：1673-9965（2019）05-0501-07。

5）校對(duì)每篇稿件腳注。其格式為：

收稿日期：年-月-日

基金資助：項(xiàng)目名稱（項(xiàng)目編號(hào)）；項(xiàng)目名稱（項(xiàng)目編號(hào)）。

第一作者簡(jiǎn)介：

①姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，主要研究方向?yàn)椤痢痢痢粒珽-mail:××××。(在職)

②姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及碩士研究生，E-mail:××××。(全脫產(chǎn))

③姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及博士研究生，主要研究方向?yàn)椤痢痢痢粒珽-mail:××××。(全脫產(chǎn))

④姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，博士研究生，主要研究方向?yàn)椤痢痢痢粒珽-mail:××××。(半脫產(chǎn))

通信作者簡(jiǎn)介：

①姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，主要研究方向?yàn)椤痢痢痢粒珽-mail:××××。(在職)

②姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及碩士研究生，E-mail:××××。(全脫產(chǎn))

③姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及博士研究生，主要研究方向?yàn)椤痢痢痢粒籈-mail:××××。(全脫產(chǎn))

④姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，博士研究生，主要研究方向?yàn)椤痢痢痢粒珽-mail:××××。(半脫產(chǎn))

6）引文內(nèi)容和格式為：

作者名.題名[J].西安工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，年，卷（期）：頁(yè)碼。（中英文）

例如：

葛少博，劉衛(wèi)國(guó)，周順，等.薄膜光學(xué)微金字塔結(jié)構(gòu)陣列的制備研究[J].西安工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),2019,39(3):253-259+265.

GE Shaobo,LIU Weiguo,ZHOU Shun,et al.Preparation of Thin Film Optical Micropyramid Structures Array[J].Journal of Xi’an Technological Universi ty,2019,39(3):253-259+265.

3 終校自查表使用步驟和說(shuō)明

根據(jù)本刊的實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)，責(zé)任編輯終校自查表使用步驟和說(shuō)明如下：

1）當(dāng)期責(zé)編在整期刊物進(jìn)入終校階段之前，要求單篇稿件責(zé)編按照 “13項(xiàng)”內(nèi)容在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)其負(fù)責(zé)的每一篇稿件按要素進(jìn)行逐一對(duì)照校對(duì)，終校期間若遇到疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與當(dāng)期責(zé)編（督查角色）溝通解決問(wèn)題，以確保校對(duì)的高效率、按時(shí)性和準(zhǔn)確性。

2）由于單篇責(zé)編對(duì)論文的編校難免會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)、遺漏等現(xiàn)象，因此，當(dāng)期責(zé)編在單篇責(zé)編對(duì)所有稿件進(jìn)行終校后，安排排版人員將當(dāng)期稿件按照要求完善串聯(lián)所有信息內(nèi)容（頁(yè)眉、頁(yè)腳、腳注、文章編碼和DOI編碼等）并進(jìn)行統(tǒng)編、統(tǒng)校，然后按照整期終校自查表逐一對(duì)照核實(shí)、排查、訂正當(dāng)期所有稿件的“18項(xiàng)”，確定所有項(xiàng)無(wú)誤并簽名后，方可將整期期刊交給副編審審讀，并負(fù)責(zé)訂正副編審審讀后提出的問(wèn)題，最終保證稿件的終校質(zhì)量，降低整期刊物的編校差錯(cuò)率。

3）單篇責(zé)編和當(dāng)期責(zé)編均需嚴(yán)格執(zhí)行終校自查表，完成校對(duì)的要素在對(duì)應(yīng)的欄目后打“√”，有問(wèn)題的項(xiàng)需在備注欄注明，終校結(jié)束后務(wù)必簽名并訂正問(wèn)題后，才可將稿件或期刊提交下一步進(jìn)程，這就具有一定的強(qiáng)制性，責(zé)編需具有較強(qiáng)的執(zhí)行力。

目前，本刊在期刊終校階段嚴(yán)格按照以上步驟和說(shuō)明開(kāi)展工作，雙重保障了期刊的編校質(zhì)量，為后續(xù)副主編的審讀和主編的終審工作提供了制度和質(zhì)量保障。

4 終校自查表的價(jià)值

4.1 利于強(qiáng)化規(guī)范性，降低校對(duì)差錯(cuò)率

單篇責(zé)編對(duì)稿件進(jìn)行終校將有利于降低稿件基本元素的校對(duì)差錯(cuò)率，盡早、盡可能多地消除錯(cuò)誤，為后期當(dāng)期責(zé)編的整期終校工作提供了一定質(zhì)量保障；當(dāng)期責(zé)編進(jìn)行整期終校，是期刊提交審讀和終審前非常重要的一個(gè)加強(qiáng)查漏補(bǔ)缺、強(qiáng)化規(guī)范性、提高稿件校對(duì)質(zhì)量的環(huán)節(jié)。

4.2 利于總結(jié)規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，提前避免錯(cuò)誤

本刊要求責(zé)編在單篇終較和當(dāng)期終校環(huán)節(jié)務(wù)必使用終校自查表，并進(jìn)行記錄和簽名。對(duì)于責(zé)編自身，可根據(jù)終較流程表的記錄，自查自身在校對(duì)過(guò)程中容易疏忽、出錯(cuò)的地方，以便提醒自己后續(xù)校對(duì)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的要素，提高自身校對(duì)水平和效率。對(duì)于編輯部而言，可通過(guò)每期的終較流程表直觀了解每個(gè)責(zé)編的校對(duì)情況，對(duì)比分析校對(duì)時(shí)錯(cuò)誤及不規(guī)范問(wèn)題較集中的地方，以期使單篇責(zé)編在前期的三次校對(duì)階段及當(dāng)期責(zé)編在統(tǒng)編統(tǒng)校階段，盡可能提前消滅錯(cuò)誤和不規(guī)范問(wèn)題。

5 結(jié)語(yǔ)

“三審三校”是期刊編校過(guò)程極其重要的環(huán)節(jié)，對(duì)于稿件的校對(duì)部分，即便經(jīng)歷了三校，也難免會(huì)有遺漏、錯(cuò)誤等問(wèn)題，因此增加校次有助于提高期刊的校對(duì)質(zhì)量。責(zé)編在完成稿件三校之后，添加終校文章的基本元素環(huán)節(jié)，有利于保障整期期刊的完整性、一致性、規(guī)范性，并避免犯低級(jí)錯(cuò)誤。這就要求責(zé)編具有細(xì)心、責(zé)任心和大局觀，根據(jù)終校自查表進(jìn)行逐一對(duì)照校對(duì)，整體提升刊物的校對(duì)質(zhì)量。由于責(zé)編的經(jīng)驗(yàn)、技能會(huì)隨著時(shí)間的推移有所變化，因此，責(zé)編利用終校自查表的效率會(huì)隨其能力的提升而有所增強(qiáng)，這就需要責(zé)編進(jìn)行靈活運(yùn)用。