核電行業電子文件全流程單套制管理研究解析

張子敏

內容摘要 隨著信息化時代的到來，文件、檔案的“數字轉型”已成為不可逆轉的全球大趨勢。電子文件與電子檔案的管理模式也面臨著新契機，尤其是電子文件的單套制管理，已成為當前檔案界最值得關注的研究課題。2015年以來，國家和一些地區、行業開始推出電子文件單套制管理政策，在實踐方面也獲得了相應的成績。然而在核電行業，由于對“安全性”的追求，電子文件單套制的研究和應用還處在較為初步的階段。文章從電子文件單套制管理的概念分析、發展趨勢、困難與解決方案、研究方法等角度對核電行業電子文件全流程單套制管理技術方法的研究進行了解析。

關鍵詞 電子文件 核電 單套制

1 引言

文件、檔案管理的“數字轉型”已成為一個不可逆轉的全球性大趨勢。隨著信息化工作的不斷深入，電子文件與電子檔案的管理模式也面臨著新的發展契機。國家檔案局在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出：“加快提升電子檔案管理。在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）的管理試點。”由此可見，檔案數字轉型以文件的全電子化模式運轉和保存為基礎，“單套制”的實踐已在國內檔案界成為發展趨勢。

2 電子文件的“單套制”管理分析

為了更清晰地理解電子文件的“單套制”，我們可以用傳統的文件“雙套制”概念來與之進行對比。“雙套制”是指同一份文件同時采用紙質與電子兩種介質形態來進行歸檔保管，如對原生紙質文件進行掃描及OCR識別等數字化處理，方便用戶隨時瀏覽查閱;或對原生電子文件進行紙質復制，以確保文件信息的真實性，實現長期、永久保管的安全性。而“單套制”相對“雙套制”來說，指通過電子設備生成的文件僅以電子方式保存，而不必再制作其他介質的復制件。

可以說“雙套制”是我國在早期電子文件管理工作中，由于政策制度未完善、信息技術方法不夠先進且普及成本高等原因而采取的保守過渡性手段。隨著當前信息化與電子文件管理工作的迅速發展，雙套制的落后性與不適用性也逐漸凸顯出來。對于系統中生成的原生電子文件來說，其內容本身、背景信息及結構信息都需要進行封裝后歸檔，而只有系統中的電子版本才能保證電子文件的真實及完整，這是紙質復制件無法實現的。另外，電子文件中存在多種類型無法獲取紙質復制件，如多媒體文件、多圖層文件、關系型數據庫等[1]。

3 電子文件單套制管理在國內外與核電行業的現狀及發展

2011年7月，澳大利亞政府發布《政府數字轉型政策》，目的在于促進政府機構向文件數字化管理而轉型，要求2015年后的原生電子文件將只以電子形式移交至檔案館。

2012年8月，美國行政管理和預算局（OMB）和國家檔案與文件署（NARA）聯合發布《管理政府文件指令》，明確要求截至2019年年末，聯邦機構要以電子形式管理所有的永久性電子文件，各機構必須以電子形式向檔案館移交文件，并制訂和實施轉型計劃。為配合指令實施，美國國家檔案與文件署開展了Capstone項目與RIM成熟度模型等措施[2]。

國內檔案界對于“單套制”的研究也在不斷推進。2015年以來，國家和一些地區、行業開始推出電子文件單套制管理政策。而在實踐方面，電子文件單套制管理相關項目也取得了顯著的成績。國家檔案局、國家發改委于2016年發布分批組織開展企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作的通知，批準了33家企業作為第一批試點單位。

同年，上海自貿試驗區開展了電子文件和電子檔案“單套制”管理模式探索，并從2017年起向其5個片區管理局進行試點成果的全面推廣。國家開發銀行承擔了電子合同國家電子文件管理試點任務，開展助學貸款合同電子化和業務流無紙化試點工作等。

通過中國知網對“電子文件+單套”“電子文件+單軌”組合關鍵字進行檢索，共計檢索出文獻22篇，其中內容以管理類研究居多，IT技術類研究較少且方向面向較窄。而以“核電+單套”“核電+單軌”組合關鍵字進行檢索，未發現相關文獻，說明在核電行業，對電子文件的單套制管理研究仍處在起步階段。

4 核電行業電子文件單套制技術方法研究的必要性

核電行業所涉及業務范圍廣，業務系統及產生的電子文件記錄數量多，重要程度高，對安全性及保密性要求高。以核電廠運行日志文件為例，作為核電廠電力生產最為基礎的運行記錄，運行日志文件量大（兩臺機組每年約產生5000余份），保管要求高，根據NB/T 20523—2018《核電文件檔案管理要求》值長日志保管期限為永久，機組長日志保管期限為30年。按照歷年歸檔工作經驗，如以紙質介質產生，每年約產生檔案案卷100卷，約合紙張30 000張。而如果核電廠能夠積極探索電子文件管理工作新思路，進行運行日志系統電子化改造。各類運行日志在運行日志系統生成電子文件，文件及元數據通過接口（API）向文檔管理系統輸出并在文檔管理系統中完成歸檔，運行日志的電子化便可有效提升日志流轉效率，減輕核電廠運行工程師負擔，節約紙張、印刷成本，同時符合新時代信息化工作的發展目標和趨勢。

5 核電行業電子文件單套制管理技術方法研究難點及解決方案

電子文件作為“數字信息”與“文件”的結合，與紙質文件相比，具有對計算機軟件硬件的依賴性、信息的易變性、物理結構與邏輯結構的分離性等特點[3]。核電行業所涉及業務范圍廣，業務系統數量繁多且功能復雜，系統架構和數據結構的多樣性極易導致大多數電子文件從產生階段起不夠規范，因此需對其按照電子文件管理規范進行優化，如通過身份認證、數字簽名、加密技術、電子簽章等方法，確保其從前端產生可信有效的電子文件，以便能夠實現電子文件全流程的單套制管理。

通過對文獻的研讀可知，電子文件單套制管理的研究大多數集中在前端和中端，而電子文件能夠實現長期和永久保存是單套制得以成立的“必要條件”。核電行業內各家公司能否在現有的文檔管理系統基礎上使其具備可信倉儲能力，是實現“全電子化流程”單套制的一個關鍵因素，這也成為電子文件單套制管理方法研究的另一大難點。

此外，電子文件在流轉過程中的運維環境安全性保障方法，電子文件在歸檔階段的文件真實性技術鑒定方法等內容也是研究的重要內容。

6 電子文件單套制技術研究方法梳理

6.1 文獻研究

圍繞電子文件單套制管理課題，廣泛收集國內外相關標準與規范，積極進行比較研究。通過對學術期刊論文的研究，總結、分析近年來國內外電子文件單套制管理的研究成果，重點關注最新技術的研究及應用情況。

6.2 調查研究

對國內已驗收的電子文件管理試點項目進行信息收集、篩選，重點選取有指導性的項目進行調查研究，借鑒其在電子文件單套制管理工作中的先進經驗。

6.3 個案研究

總結文獻研究及項目調查研究結果，探索核電行業電子文件全流程單套制管理的技術方法，并對其可行性進行驗證。

6.4 總結提煉

總結上述內容，歸納出一套行之有效的核電行業電子文件全流程單套制管理技術方法及模型，并輸出項目成果總結報告。在理論研究的基礎上，有條件的情況下，可以采用“方案研究+軟件（平臺）開發+硬件建設”三位一體的路線，使電子文件單套制管理技術方案的研究能夠得到實施和落地。

7 結語

在當下的“數字轉型”趨勢下，“電子文件”將逐步成為新增文件和檔案的全部，因此，各單位需對電子文件“單套制”管理的技術方法進行深入研究。在企業現有業務信息系統的基礎上，通過業務驅動，以需求為導向進行電子文件管理功能的分析和技術開發，積極迎合數字時代下企業文檔管理工作的全面變革。而核電作為走出去的國家新名片，不但要順應時代背景下的新趨勢，更應走到隊伍的最前列，成為“數字轉型”的引領者。

（作者系廣西防城港核電有限公司 工作人員）

【參考文獻】

[1]錢毅.電子文件“單套制”管理相關概念的辨析與思考[J].檔案學通訊，2017（6）：8-13.

[2]馮惠玲.走向單軌制電子文件管理[J].檔案學研究，2019（1）：88-94.

[3]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2017.