公共資源交易檔案管理

蔡奕光

摘 要：在近些年的發展中，伴隨著經濟的進步，我國對于社會上的基礎設施投入也在逐年增加。政府的工程建設、招標采購、水利建設、礦產資源、土地交易等等方面都屬于公共資源的交易。在對公共平臺進行交易的過程中，我國的公共資源交易檔案也在主要增多，那么就需要對檔案進行相應的管理。本文主要針對于公共資源交易檔案的管理來提出相應的對策與解決方案。

關鍵詞：公共資源 交易檔案 檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

在公共資源交易逐漸豐富的今天，需要注意的問題還有很多，檔案管理就是其中非常重要的一點。首先對于檔案管理來說，一旦不能采取正確的檔案管理措施，就會導致出現一系列的問題。出于這點原因，本文針對于實踐經驗進行分析。

一、項目檔案的管理現狀

1.對于項目檔案管理的三種方式

1.1外包

在進行項目檔案管理的過程中，主要有三種管理方式，首先是外包式。這種管理模式主要的進程就是將項目管理工作進行外包，外包的承接單位是專業的檔案管理企業。這種管理方式主要的好處在于能夠降成本、提升效率，實現快速的檔案專業化管理，缺點就是對于檔案缺少直接管理的安全性。

1.2自我管理

這種管理模式主要的實行方法就是項目管理單位采購硬件，而后使用單位中的檔案管理人員來對項目檔案進行管理。在此過程中需要采購的硬件有：掃描儀、溫度計、濕度計、防磁柜、檔案光盤、光盤盒等。這種管理方式的好處在于能夠降低成本，同時提高檔案管理的專業性，缺點在于這種管理方式缺少實際的專業性。

1.3半自我管理

這種管理模式相比較于自我管理模式，主要的不同之處在于管理人員需要聘請專業的檔案管理人員，而管理所需要的硬件則是檔案管理部門進行購買。同時還有一種合作方式也屬于半自我管理，那就是聘請專業的檔案管理人員來進行教學，對本單位的檔案管理人員進行專業化的培訓以提升專業性。

2.三種管理模式的優劣

2.1外包檔案服務

這種管理模式在當下的發展中屬于最為常見的管理模式，其優點在于一方面能夠很大的解決管理人手不足的問題，也能節約聘請人員的經濟成本。另一方面是我國當下的檔案管理工作已經得到了充分的發展與進步，專業性相較于以前大大提升。將檔案服務進行外包，有助于單位實現更專一的針對主業進行努力，從而實現主業的快速發展。而這種檔案管理模式的缺點，在于不能很好的兼顧到保密性，同時對于檔案管理行業市場中的價格，業內還沒有一個基礎的定義。

2.2.自我管理模式

這種管理模式的優點在于能夠有效的避免檔案泄露的危險，也能幫助單位節約外包所需要花費的費用。而這種管理方式的缺點，是很多時候單位的檔案管理人員并不是專業的檔案管理專業出身，很多工作不能實現專業化的管理，同時單位自身的人員數量較少，有時也會導致任務繁重，進而降低檔案管理的質量與效率。

2.3半自我管理模式

這種管理模式的優點，在于能夠有效的招聘專業檔案管理人員進行檔案管理工作，而在制度上也能實現對于檔案管理工作人員的監管。同時這樣的管理模式也能節約下外包所需要的費用并且避免檔案泄露造成的風險。而缺點在于需要長時間的對單位人員進行培養，同時需要建立檔案管理人員的監督體系，相比較于前兩種管理模式，這種管理模式所需要投入的心血更多。

二、項目檔案管理操作流程

首先在招標機構完成了項目之后，檔案管理部門應該立刻對該項目中的各種資料進行收集，在收集完成后，進行電子化的檔案存檔。如果檔案管理工作中，選擇的管理模式是雙方共同管理，那么在進行檔案錄入的過程中，要求雙方檔案管理人員都在場。電子檔案的錄入存檔需要進行相應的網上審批，在審批結束后，檔案管理人員需要進行相應的驗收。

1.檔案光盤的管理

檔案光盤作為電子化檔案的主要儲存方式，在記錄的盤體中應該明確的標識儲存條件、溫度、濕度、時間、檢查時間等等方式。在以往的儲存過程中，儲存盤體主要需要滿足以下條件：遠離強磁場、遠離高熱源、遠離有害氣體、溫度17℃-20℃之間，溫度的波動值不能超過3℃。而濕度應該保持在45%以下，35%以上，濕度波動不超過5%。

在進行電子檔案的錄入過程中，儲存時不應該僅僅儲存一份，而是應該進行多份的儲存與保管。根據檔案信息的重要性進行適當的分級，盡可能的保證檔案保密性的同時，還能保證檔案管理的安全性。在一般來說，檔案管理中的電子檔案主要分為兩個重要級別，分別是：普通級與重要級。對于普通級的檔案來說，一般需要備份三份，一份日常查閱，一份封存保管，一份異地儲存。而重要級別的電子檔案則是需要備份四份，一份用來封存保管，兩份日常查閱，一份異地保存。對于重要級別的檔案來說，查閱的次數相比較于普通級別的檔案更多，因此需要進行兩份備份用以日常查閱。

2.電子檔案檢測與維護

在電子檔案儲存后，應該定時將電子檔案進行檢查，主要的檢查目標在于電子檔案的有效性與安全性。一旦發現電子檔案出現了問題或者由于環境因素而損壞，應該及時使用封存的檔案來進行拷貝與備份，保證檔案不會遺失。如果在儲存過程中，檔案管理機構由于其他原因而轉移了硬件或者更換了軟件，在檢查結束后，需要進行及時的檢查。想要盡可能的降低檔案出現損壞的可能，就需要在日常生活中時刻關注檔案的情況，對于檔案的使用、查閱、拷貝都需要進行記錄，爭取在監控過程中能夠實現責任到人。

結語

通過統計數據可知，我國當下的公共資源交易監管部門中，公共交易項目多達上千萬個，也就意味著檔案具有著上千萬個。而檔案中還包含著若干龐大的數據、保密的財產數據、施工方式等等，因此針對于公共資源項目的檔案管理工作建設是非常有必要的。針對于當下的檔案管理工作，主要的問題在于我國有關部門還沒有成立一個完善的公認制度，只有在法律依據下，才能實現更好的有法可依、有章可循的檔案管理。

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