信息化管理在工程監(jiān)理項(xiàng)目中的應(yīng)用(1)

王正陽(yáng)

【摘 要】經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)交通的便利，在公路工程中的除了施工還有管理工作要進(jìn)行。在公路工程管理之中，監(jiān)理檔案的管理起到關(guān)鍵性的作用，良好的監(jiān)理檔案管理不僅可以充分體現(xiàn)出公路工程施工監(jiān)理的水平，同時(shí)也可以為后續(xù)的工程施工監(jiān)理提供重要的參考依據(jù)，更可以有效避免不必要的工程糾紛發(fā)生。基于這樣的情況，本文就對(duì)項(xiàng)目檔案信息化管理進(jìn)行分析，希望通過(guò)本文的分析，可以對(duì)當(dāng)今公路工程之中監(jiān)理項(xiàng)目檔案的信息化管理提供出一定的參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】公路工程;項(xiàng)目監(jiān)理檔案;信息化管理

引言

某工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，按照一級(jí)公路的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，設(shè)計(jì)車速為每小時(shí)八十公里，路基的寬度是32m，路面為瀝青混凝土結(jié)構(gòu)。其中有大約52.69m3屬于軟土路基，有一座5.3km長(zhǎng)的特大橋梁，六座2.5km的大橋梁和2座120m的小橋梁。匝道橋566m/2座，涵洞312m/11座，隧道711m/2座，路基土石方262萬(wàn)m3。本文對(duì)該項(xiàng)目監(jiān)理檔案的信息化管理進(jìn)行分析。

1本項(xiàng)目監(jiān)理檔案的信息化管理分析

1.1檔案管理體系、收集歸檔的原則分析

①總監(jiān)辦檔案管理機(jī)構(gòu)以項(xiàng)目總監(jiān)為領(lǐng)導(dǎo)，主要負(fù)責(zé)對(duì)資料的管理體系進(jìn)行監(jiān)管，其中包括綜合辦公室、工程管理部、工程合約部、檔案室以及試驗(yàn)室，分別負(fù)責(zé)開(kāi)展各自職責(zé)內(nèi)各項(xiàng)檔案資料工作，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理員、試驗(yàn)員分別配合，確保現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)措施順利實(shí)施。

②檔案的收集以及歸檔原則：在檔案的收集以及歸檔工作之中，應(yīng)該嚴(yán)格按照《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（JTGF80/1-2004、JTGF80/2-2004）之中的相關(guān)要求來(lái)進(jìn)行，保障檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確定，將建設(shè)工程活動(dòng)之中的所有內(nèi)容都反映出來(lái)，并保障檔案的齊全，打印內(nèi)容的清晰、裝訂的整齊等。

③項(xiàng)目檔案引用了二維碼技術(shù)，同時(shí)根據(jù)施工范圍以及施工內(nèi)容的需要，在進(jìn)行檔案的管理工作之中，應(yīng)該按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的方式來(lái)進(jìn)行管理。

1.2監(jiān)理行業(yè)信息的特點(diǎn)分析

①因?yàn)闄n案信息之中所涉及到的部門、環(huán)節(jié)、專業(yè)以及渠道都很多，并且工程的施工過(guò)程中也存在較大的變化，處理的方式又多樣化，因此信息量大。

②信息系統(tǒng)性強(qiáng)。受一次性或者是單件性特點(diǎn)約束，即使是個(gè)其他項(xiàng)目的類型相似，但是因?yàn)榈攸c(diǎn)與施工單位等的差異，也會(huì)導(dǎo)致信息特點(diǎn)的差異，這就為信息系統(tǒng)的建立和應(yīng)用創(chuàng)造了條件。

③信息傳遞中的障礙多。在信息的傳輸過(guò)程中，地區(qū)、部門、專業(yè)以及途徑等的落后，或?qū)π畔⒌闹匾暸c理解能力、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)的限制。

④信息的滯后現(xiàn)象。信息通常需要在整理、加工、傳遞之后才可以被決策者獲取到，所以信息就有著一定的滯后性。如果信息不能及時(shí)反饋，就很可能對(duì)決策造成不利影響。

1.3監(jiān)理行業(yè)管理的系統(tǒng)化分析

①項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)之初，主動(dòng)對(duì)接竣工檔案移交單位。通過(guò)檔案公司的提前介入，可以正確指導(dǎo)施工之中的資料收集、填寫、整理以及歸檔等的工作，確保工程完工檔案及時(shí)移交。在此過(guò)程中，業(yè)主不定期組織了檔案培訓(xùn)，這對(duì)于檔案管理工作的提升十分有利。同時(shí)，在管理的過(guò)程中，總監(jiān)辦也會(huì)組織所有的專業(yè)監(jiān)理工程師進(jìn)行內(nèi)業(yè)資料的填寫規(guī)范用語(yǔ)的討論，對(duì)所有單位進(jìn)行分部分項(xiàng)工程劃分完整并審核，向業(yè)主報(bào)備，建立本項(xiàng)目基本信息網(wǎng)。

②開(kāi)工后：與建設(shè)單位溝通過(guò)程中信息文件傳遞渠道，統(tǒng)一歸口傳遞。保證傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

③掌握信息來(lái)源，進(jìn)行信息收集，包括所有的監(jiān)理日?qǐng)?bào)、日記、月報(bào)、周報(bào)以及所有的巡視記錄，通知單或者是工作聯(lián)系單，以及過(guò)程中所有的檢查記錄、驗(yàn)收記錄以及評(píng)定記錄等。

④處理的方式：在進(jìn)行信息的處理過(guò)程中，主要是通過(guò)手工結(jié)合計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行處理。

⑤總監(jiān)辦專門針對(duì)內(nèi)業(yè)組織監(jiān)理工作布置，各職能部門秉承公司重視內(nèi)業(yè)的管理精神，對(duì)總監(jiān)辦自身內(nèi)業(yè)要求嚴(yán)格，同時(shí)在開(kāi)工前期就對(duì)內(nèi)業(yè)管理用表、往來(lái)文件進(jìn)行統(tǒng)一，統(tǒng)一監(jiān)理工作用語(yǔ)并上墻，規(guī)范驗(yàn)收牌、影像資料等水印信息。

⑥總監(jiān)辦重視質(zhì)量、安全內(nèi)業(yè)，經(jīng)常性的組織召開(kāi)監(jiān)理、施工單位進(jìn)行內(nèi)業(yè)工作布置會(huì)，組織對(duì)項(xiàng)目部?jī)?nèi)業(yè)進(jìn)行檢查指導(dǎo)，做到內(nèi)外業(yè)同步。

2信息化管理在公路工程監(jiān)理檔案管理之中的應(yīng)用思考

2.1明確對(duì)公路工程中監(jiān)理檔案管理的需求

在當(dāng)今公路工程的不斷發(fā)展之中，很多的監(jiān)理單位都應(yīng)用到了信息化的管理方式，并通過(guò)這種管理方式提升了對(duì)施工監(jiān)理檔案的管理水平。但是在實(shí)際應(yīng)用信息化方式進(jìn)行監(jiān)理檔案的管理過(guò)程中，因?yàn)槭┕さ捻?xiàng)目比較復(fù)雜，監(jiān)理檔案也比較復(fù)雜，所以監(jiān)理檔案管理需求不夠系統(tǒng)、管理水平難以提升的情況也十分普遍。基于這一情況，在應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行公路工程施工監(jiān)理檔案的管理過(guò)程中，監(jiān)理單位一定要對(duì)所有監(jiān)理檔案的管理需求做到全面明確。檔案公司提前介入成為必要性。

2.2加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理檔案的分工管理

在通過(guò)信息化管理方式進(jìn)行監(jiān)理檔案的管理工作之中，監(jiān)理單位需要做好監(jiān)理檔案的分工管理工作，提倡專人專室專崗。

2.3規(guī)范監(jiān)理檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)楣こ瘫O(jiān)理的檔案資料很多，所以在管理的過(guò)程中就很容易出現(xiàn)交叉管理或者是遺漏等的情況。基于這樣的情況，在監(jiān)理單位通過(guò)信息化管理方式進(jìn)行監(jiān)理檔案管理時(shí)，一定要對(duì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)做到進(jìn)一步的規(guī)范，這樣才更加有利于后期對(duì)監(jiān)理檔案的信息化管理。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（簡(jiǎn)稱檔案法）、《檔案管理實(shí)施辦法》等，結(jié)合總監(jiān)辦的實(shí)際情況及公司管理標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)對(duì)監(jiān)理檔案進(jìn)行分類，通常情況下，項(xiàng)目監(jiān)理檔案可以按照監(jiān)理過(guò)程內(nèi)容進(jìn)行劃分，大致分為以下的幾大塊：其一是監(jiān)理管理性文件，其二是獨(dú)立抽檢資料，其三是安全資料，其四是環(huán)保控制，其五是影像資料，同時(shí)還有其他的一些監(jiān)理資料等。通過(guò)這樣的方式，就可以讓項(xiàng)目監(jiān)理檔案得到更加明確的分類，這對(duì)于監(jiān)理單位工程監(jiān)理檔案的信息化管理效果提升將會(huì)起到至關(guān)重要的幫助作用。

2.4不斷規(guī)范對(duì)檔案的記錄水平

在通過(guò)信息化的模式進(jìn)行監(jiān)理檔案的管理過(guò)程中，監(jiān)理單位一定要控制好監(jiān)理檔案的記錄，其中包括檔案記錄的內(nèi)容、檔案記錄的過(guò)程以及檔案記錄的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等，保障監(jiān)理檔案每一個(gè)記錄細(xì)節(jié)的規(guī)范性。通過(guò)這樣的方式，才可以為監(jiān)理檔案后期的信息化管理提供更多的便利。比如，在當(dāng)今的信息化管理模式之下，一些監(jiān)理人員首先會(huì)完成所有的檔案簽字記錄，然后再將監(jiān)理檔案資料輸入到檔案信息管理系統(tǒng)之中，但是一些監(jiān)理人員則會(huì)先將監(jiān)理檔案輸入到檔案信息管理系統(tǒng)之中，然后再將檔案打印出來(lái)讓相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字。由于記錄程序的不同，監(jiān)理檔案的系統(tǒng)數(shù)據(jù)也就會(huì)缺乏一致性，這對(duì)于公路工程監(jiān)理檔案的后期管理將會(huì)帶來(lái)較大的不利影響。所以，在監(jiān)理單位進(jìn)行檔案記錄的管理工作之中，一定要對(duì)檔案記錄的水平做到不斷規(guī)范，這樣才可以有效避免監(jiān)理檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不一致而影響到檔案的管理質(zhì)量。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了進(jìn)一步提升監(jiān)理檔案管理質(zhì)量，監(jiān)理單位可以將信息化的管理模式應(yīng)用到檔案信息的管理之中，建立起一個(gè)完善的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)每一名管理人員做好職責(zé)的劃分，全面明確公路工程的監(jiān)理檔案管理需求，對(duì)各種的監(jiān)理檔案資料加以規(guī)范。通過(guò)專人專崗專室，全面提升檔案管理質(zhì)量，保障公路工程項(xiàng)目的監(jiān)理檔案質(zhì)量，進(jìn)而保障工程的管理質(zhì)量與施工進(jìn)度，促進(jìn)完工。這對(duì)于監(jiān)理企業(yè)的發(fā)展、公路工程的進(jìn)步以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的提升都將有著關(guān)鍵性的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭偉，白少波，張睿.裝配式建筑項(xiàng)目信息化管理研究綜述[J].價(jià)值工程，2020，39（01）：296-299.

[2]趙新宇.監(jiān)理單位履行信息化公路工程項(xiàng)目檔案管理職責(zé)的機(jī)制和方法研究[J].云南檔案，2018（7）：59-62.

[3]袁園.水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考[J].農(nóng)民致富之友，2018（18）：245.

（作者單位：遼寧恒鑫源工程項(xiàng)目管理有限公司）