某集團公司財務共享模式下資金支付流程優化分析

班藝芹 胡雪丹

【摘 ?要】財務共享框架主要包括戰略定位、業務流程、組織與人員等方面，各個模塊相輔相成。業務流程是指為客戶共同創造價值的相互銜接的一系列活動，如何保證流程的時效和質量尤為重要。論文以某集團公司的資金支付流程為例，比較使用財務共享模式之后的變化，提出使用過程中存在的問題，從而對該業務流程進行改進。

【Abstract】Financial sharing framework mainly includes strategic positioning， business process， organization and personnel and other aspects， and each module complements each other. Business process refers to a series of interconnected activities to jointly create value for customers. How to ensure the timeliness and quality of the process is particularly important. Taking the fund payment process of a group company as an example， this paper compares the changes after the use of financial sharing mode， puts forward the problems existing in the use process， so as to improve the business process.

【關鍵詞】財務共享;資金支付;流程;優化

【Keywords】financial sharing; fund payment; process; optimization

【中圖分類號】F275.1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）04-0082-02

1 引言

財務共享服務框架包括：戰略定位、業務流程、組織與人員、信息系統、運營管理和風險變革管理，模塊之間相互關聯構成財務共享服務框架。業務流程是企業與客戶為共同創造價值而開展的一系列相關活動。財務共享服務中心的所有業務都需要流程來驅動，組織、人員都是靠流程來實現協同運作，流程的標準化和統一是共享服務的核心。

2 原模式下的資金支付流程

資金支付流程與其他業務流程相互銜接，如業務需進行資金支付，則由業務核算崗位將業務轉交出納崗位進行資金支付。在采用財務共享模式之前，資金支付由子公司核算崗位判定是否需要進行資金支付，并由子公司出納執行支付。

流程說明：①核算崗位經手業務，經濟業務通過審核后，由核算崗位判定該業務是否需要進行資金支付，如需要則轉交出納崗進行后續操作;②出納崗檢查原始憑證及會計憑證，確認是否符合付款條件，并檢查付款材料是否齊全，如缺少則通知業務經辦人補齊;③出納崗將該資金支付業務與資金計劃進行核對，判定是否符合支付計劃要求，符合要求的可編制付款手續，計劃之外的資金支付則需要財務副部長進行審核;④財務副部長審核并審批付款手續;⑤出納根據付款資料進行資金支付;⑥出納將付款信息反饋至業務經辦人。

3 財務共享模式下的資金支付流程

財務共享模式下，資金支付業務已整體集約至財務共享服務中心，不再經由子公司財務部，子公司確保經濟業務的合理性、完整性、準確性，母公司保證支付業務的及時性和準確性，兩者各司其職，其流程控制如圖1所示。

流程說明：①核算崗位經手業務，經濟業務通過審核之后，由核算崗位判定該業務是否需要進行資金支付，如需要則轉交出納崗進行后續操作;②出納崗接收業務，參照集團《成本費用報銷明細指南》審核業務資料是否齊全、檢查審批是否符合要求，如不符合要求則通知業務經辦人補齊;③出納崗位將資金支付業務與《集團資金計劃詳細分解》對比，檢查資金支付是否在計劃之內，如符合要求，則根據《資金支付業務指導書》編制付款手續，計劃之外則上交財務共享服務中心副部長審核;④財務共享服務中心副部長按照《公司資金支付業務審批權限》規定的權限審批資金支付，如資金支付申請屬于“三重一大”事項，需提交董事會審批，方能進行支付;⑤出納審核支付指令/銀行票據，查看收款單位名稱、收款單位賬號、付款金額、簽發日期及用途等信息是否與付款審批單據一致，是否符合已審批的經濟業務事項申請，審核無誤則進行支付;⑥出納將付款信息反饋至業務部門。

4 資金支付流程的變化分析

首先，相對于原資金支付流程，財務共享模式將資金支付流程全部歸集于財務共享服務中心，利于集團對資金進行集中管控，達到降低資金頭寸，提高資源使用率的目的;其次，由于資金支付業務整體上移，集團對于子公司的資金使用進行全程監控，控制力增強;再次，資金支付需要在費用報銷的基礎上再進行兩次審核，包括支付條件審核以及支付行為審核，使得費用報銷與資金支付流程單位業務用時增加0.4天;最后，集團對任何資金支付都需要紙質單據的支撐，單據傳遞延緩了資金支付業務的流程，導致集團整體資金流轉較為緩慢，客戶滿意度低[1]。

5 財務共享模式下資金支付流程存在的問題

該集團財務共享服務中心按照業務提交的時間順序對所有業務進行處理。中心經手的業務大部分為日常性報銷業務，中間夾雜著部分重要的業務（如對外支付、原料采購、收款），常規性業務占據大部分時間，重要業務占據較小的時間。在沒有綠色通道的情況下，所有業務無差別進行排序，重要業務夾雜在大量的常規業務之中，往往需要進行長時間等待。中心沒辦法將精力優先投入重要的業務中，這影響中心辦事效率，該集團應予以重視。

6 對財務共享模式下資金支付流程的優化

影響該集團現有資金支付流程的原因包括：一是由于紙質單據傳遞，等待時間增加;二是由于業務不區分重要程度而進行排序，導致重要業務延時。針對這兩個問題，本文建議從業務順序變更、單據傳遞模式變更兩個方面進行優化。優化的思路為：省略部分風險較低的單據傳遞業務;設計一套緊急程度上升審核機制，使流程可以更加高效率傳遞[2]。

6.1 業務順序變更

要想對該集團財務共享服務中心處理業務的排序方法進行優化，其重心在于如何將重要業務從繁多的業務中識別出來并進行區別對待。將財務共享服務待辦事項集中在一起，形成業務池，根據業務重要程度和緊急程度對業務進行分類排序，更新至財務共享服務中心代辦事項清單，由核算人員盡心處理。

對業務的重要程度和緊急程度進行分類識別，可分為被動模式和主動模式兩種，兩種模式都需要信息系統開發相應的模塊。在自動模式下，系統將業務池內的業務進行自動分類，對外支付、銀行還款等（如不能按時處理，將會對集團整體形象造成影響的業務）分配較大的權數，而內部員工報銷等日常業務則設置較小的權數。不同的權數有不同的截止日期。按照剩余日期占總時長的比例以及任務重要程度，按照不同的比重計算出業務緊急程度。根據緊急程度的不同，業務在財務共享服務中心待處理事項清單的排序也將發生變化。

主動模式是業務申報人員在申報時，對重要業務可以選擇加急按鈕，加急業務重要程度會自動設置成最高，并在信息系統內部出現高亮提示，同時，系統自動發送信息至中心相關核算崗位處，力求在第一時間通知核算人員，加快核算速度。為了防止緊急模式被濫用，每一個部門根據業務情況設置一定的緊急任務使用次數限制，并且在使用緊急模式處理完業務后，業務人員需要提交緊急任務使用說明書，說明任務使用情況[3]。

6.2 單據傳遞模式變更

為解決紙質單據傳遞延時的問題，可從兩方面進行考慮：一是提高紙質單據傳遞效率，可以從提高運輸次數入手，合理利用集團物流資源，將紙質檔案與集團其他物流一同運輸，少量多次運輸，可提高運輸效率，縮短等待時間;二是考慮降低運送總量，考慮日常報銷類業務出現風險的概率較低，紙質單據傳遞對于集團管控效果不大，因此，將業務進行分類，根據費用報銷流程進行分類，風險低的不需要進行上傳，風險高的則必須進行上傳。就如何定義風險高低而言，符合計劃、金額較小的放入低風險，金額較大、不符合各種計劃的，風險較高，將其上傳之財務共享服務中心進行審核。

【參考文獻】

【1】張霽暄.煙草企業財務共享服務中心的構建路徑[J].企業改革與管理，2019（7）：151-152.

【2】何鑫.淺析企業財務共享服務中心的構建及其應用研究[J].知識經濟，2019（2）：105-106.

【3】陳平.企業財務共享服務中心的建設重點和難點探討[J].當代經濟，2018（014）：130-131.