數字化干部人事檔案管理應用探討

夏增輝

摘 要：數字化干部人事檔案管理傳是統檔案管理與互聯網技術融合發展的必然結果。數字化管理對檔案管理具有非常重要的現實意義。為進一步推動干部人事檔案的數字化管理，本文從基本概念出發，在深入剖析數字化管理現實意義和現狀的基礎上，對改進對策進行了深入思考，讀來令人受益。

關鍵詞：數字化;干部;人事檔案;管理

在互聯網+背景下，干部人事檔案管理進入數字化時代。數字化干部人事檔案管理是一個非常重要的課題，由于概念不清，對數字化管理的重要性認識不足，現階段我國數字化干部人事檔案管理還存在一些問題。針對這些問題采取有效對策，加以改變，對今后的工作大有裨益。

一、數字化干部人事檔案管理的基本概念與內涵

（1）干部人事檔案。干部人事檔案是在干部管理過程中形成的文字材料，是干部個人成長經歷、能力、品德和才能的真實記錄。從內容上來講，干部人事檔案一般包括下面幾項內容：一是有關個人經歷、家庭情況、工作變動、思想品德和業務能力方面的文字記錄;二是有關學歷和專業技術職稱方面的文字記錄;三是政審方面的材料;四是參加黨、團活動方面的記錄;五是獎勵、處分方面的材料;六是有關錄用、任免、聘用、工資、出國、專業退伍、調動、離退休、退職等方面的記錄。

（2）數字化干部人事檔案管理。數字化干部人事檔案是指傳統紙質檔案的數字化、電子化，是電子版的干部人事檔案。數字化干部人事檔案管理則由干部人事檔案庫、數字資料庫和檢索查閱三個部分組成。干部人事檔案庫，是干部人事檔案的數字化，將干部的基本情況、學習培訓以及調動信息等內容分類建庫，以便更好地查閱和統計。數字資料庫，則是對干部的身份信息、文憑、證件以及各類活動的音頻、視頻資料與干部對應建庫，以便對干部進行全方位的有效管理。查閱系統，也即查閱干部電子檔案的平臺，是數字化干部人事檔案管理的核心，遠程查檔、閱檔是其關鍵的功能。

二、數字化干部人事檔案管理的重要意義

數字化干部人事檔案管理對干部隊伍的現代化建設具有非常重要的現實意義，一是有助于提高干部檔案資源的利用率。干部人事檔案的數字化讓其成為一種可以共享的檔案信息資源，由此人們可以便捷靈活地使用這些資源，進而提高檔案的利用效率。二是有助于重要人事檔案及其載體的長期保存。干部人事檔案是原始證據，需要長期保存。對干部人事檔案進行數字化管理，客觀上減少了原始紙質檔案材料的使用損耗，延長了其保存期限。三是有助于干部人事檔案的深度分析和綜合利用。對干部人事檔案實施數字化管理之后，借助先進的管理系統軟件可以輕松地對海量的檔案信息進行各類復雜的綜合處理，為干部人力資源的深度開發和正確決策提供了科學的依據。

三、數字化干部人事檔案管理的現狀及存在的問題

由于種種原因我國干部人事檔案數字化管理工作的現狀依然不容樂觀，存在以下幾個方面的突出問題：

其一，管理有名無實，管理方式簡單層次低，設備比較落后。一是受傳統管理體制的限制，依然采用落后的手工操作的管理方式;二是缺乏先進、統一的管理軟件，很多單位都是各自為戰，自主研發低層次低水平的軟件;三是軟硬件的匹配度很低，要么沒有先進的軟件，要么有了先進的軟件，卻沒有配置相應的配套硬件;四是檔案信息錄入不準確，更新不及時，造成信息數據庫的質量低劣，降低了數字化干部人事檔案的使用價值。

其二，檔案管理人員的素質低下，無法勝任干部人事檔案數字化管理的基本要求。一是管理人員技能單一，要么只懂檔案管理的流程及辦理，要么只略懂一般的計算機操作技能，缺少過硬的復合型人才;二是有些單位不重視干部人事檔案的管理工作，安排負責檔案管理工作的人都是外行，既不懂人事檔案管理，也不會計算機操作;三是管理人員缺乏專業的數字化干部人事檔案管理培訓，造成管理工作落后于時代發展。對干部人事檔案進行數字化管理需要管理者在數字化技術和網絡技術兩個方面得到提升，目前我國在這方面依然是弱項。

其三，數字化干部人事檔案的開發利用深度不夠，還有很大潛力可挖。一是傳統紙質版的檔案還有很多沒有錄入，需要盡快準確錄入，擴充數據庫的數據量;二是有些已經數字化的檔案質量不高，有的信息有缺漏，有的不準確;三是對已有信息化檔案資源的開發力度和深度不夠，導致很多資源沒有完全開發，使用空間有限。

四、改進數字化人事干部檔案管理的對策及建議

要想實現數字化管理的科學化、規范化和標準化，必須針對存在的問題制定相應的對策，推動數字化管理工作的快速發展。

首先，要加大投資力度，加強數字化管理軟硬件設施建設。一是要根據工作需要，配置先進的信息技術設備，為信息的收集、存儲、加工和傳輸奠定良好的硬件基礎;二是要研發高質量的管理軟件，為檔案信息的深度處理和開發提供先進的技術保障;三是要搭建高質量的管理平臺，推動檔案管理工作由傳統模式向信息化、數字化、網絡化管理應用轉變;四是要加強系統的維護和保養，確保系統安全運行，防止信息泄露等不良事故的發生。

其次，要加強檔案管理人員的專業培訓，提高其綜合技能，為推動數字化管理工作的深層次發展提供可靠的人才保障。一是要開展計算機技術、網絡技術和信息安全技術等的培訓，提高管理人員的數字化管理技能;二是要深化檔案管理專業知識培訓，為深度開發和利用信息化檔案資源奠定可靠的專業基礎。

再次，要創新完善數字化檔案管理體系，推動數字化進程的規范化、科學化和標準化。一是要根據工作需要構建符合實際需要的檔案管理機制，提高數字化管理的效率;二是要打造干部檔案信息采集、紙質檔案與數字檔案雙套制管理制度體系，加強對檔案管理人員的監督;三是要建立健全檔案檢索、查閱審批制度，為數字檔案的合理使用提供制度保障。

最后，要加大數字化檔案資源的開發力度，推動檔案資源的深度開發和使用。一是拓展信息錄入的廣度和深度，提高精確度，打造優質數據庫;二是要深化檔案信息的動態統計、全方位分析和預測，提高人事檔案信息的利用率。

參考文獻：

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