ERP系統主數據設計與管理分析

摘? 要：發展建設企業ERP信息管理系統，實施ERP系統項目來提升企業的競爭力已成為化工企業發展的趨勢。物料、客戶、供應商等基礎數據通常長期存在并且應用于多個子系統。作為ERP系統的主數據，其管理與設計的合理高效是ERP系統項目實施成功并高效應用的前提，并對其有直接影響，主數據在企業ERP系統應用中的統一管理對系統來說十分重要。文章以SAP系統、OA系統等多個子系統組成的ERP系統為例，說明化工企業ERP系統應用中主數據的設計與管理。

關鍵詞：ERP;SAP;OA;主數據;信息管理系統

中圖分類號：TP399;TP315? ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）06-0116-04

Abstract：The development and construction of enterprise ERP information management system and the implementation of ERP system projects to enhance the competitiveness of enterprises have become the development trend of chemical enterprises. Basic data such as materials，customers，suppliers，etc.，usually exist for a long time and are applied to multiple subsystems. As the master data of ERP system，its reasonable and efficient management and design is the premise of the successful implementation and efficient application of ERP system project，and has a direct impact on it. The unified management of master data in enterprise ERP system application is very important for the system. Taking the ERP system composed of SAP system，OA system and other subsystems as an example，this paper illustrates the design and management of master data in the application of ERP system in chemical enterprises.

Keywords：ERP（enterprise resource planning）;SAP（system applications and products）;OA（office automation）;master data;information management system

0? 引? 言

隨著信息時代的來臨，伴隨信息技術的發展與應用，化工企業的信息化建設勢不可擋。越來越多的化工企業緊跟時代潮流，發展建設企業ERP信息管理系統，實施ERP系統項目來提升企業的競爭力。ERP系統之主數據的管理與設計的好壞直接影響著ERP系統項目的實施成功及系統的高效應用。ERP系統的主數據就是指系統中各個子系統共享的重要基礎數據，如：物料、客戶、供應商等。此類主數據在企業ERP系統應用中的統一管理對系統來說是十分重要的。

1? ERP系統的主數據的含義

ERP系統的主數據就是指系統中各個子系統共享的重要基礎數據，也就是企業運作過程中必須使用的基本數據，如：物料、客戶、供應商等。ERP系統主數據的管理與設計的合理高效是ERP系統項目實施成功并高效應用的前提。對于一個化工企業而言，其ERP系統的主數據通常長期存在并且應用于多個子系統（包括SAP、OA系統等），主數據就是用來描述企業整體業務信息的對象和分類，在整個集團范圍內各系統間要共享的基礎數據。例如：物料（分類、代碼、描述、類別、產品組……）、客戶（名稱、地址、郵編、聯系方式、付款方式……）、供應商（分類、名稱、地址、郵編、聯系人……）。

由此可知這些基礎數據大體有四類：物料主數據、客戶供應商主數據、生產類主數據、財務類主數據。此四類主數據在企業ERP系統應用中的有效統一管理是十分重要的，四大基礎數據的有效統一是企業對內實現管理效率提升、對外獲取快速市場響應能力的基礎。

主數據管理的含義就是由統一的管理部門按確定的數據標準和規范進行數據維護，確保企業基礎數據的穩定性、準確性和一致性。

ERP系統之主數據的管理與設計需要實現統一入口（如案例系統中的OA系統）保證數據的唯一性;可以通過系統接口的設計實現數據的共享。在企業實施ERP系統項目的項目藍圖階段，項目組應對四大基礎數據進行相關專題方案的設計，并基于企業管理需求及未來業務拓展，借鑒行業先進經驗，形成科學、規范的管理體系，有效提升集團范圍的基礎數據管理水平。

2? ERP系統的主數據分類

ERP主數據主要有物料主數據、客商主數據、生產類主數據和財務類主數據四類，這些數據基本涵蓋了公司數據資源的產生渠道。下面分別介紹每類主數據具體情況。

2.1? 物料主數據

物料是指在公司的業務活動中被使用、消耗或者制造的商品或服務。物料主數據是指對生產過程中涉及到的成品、半成品和原材料在生產加工過程中需要使用的信息進行設定。本文案例中公司的物料包含生產出的產成品、半成品及消耗的原材料還有相關設備備品備件、編織袋、廣宣品、勞保用品及辦公用品等等。物料是物流模塊中最核心的數據，涉及生產、采購、銷售、成本、會計多個模塊視圖。物料主數據包含了企業采購、生產、存儲、銷售物料的所有信息，是企業中有關物料信息的中央倉庫。物料主數據的管理是企業管理最基礎、最重要的環節。ERP系統將企業的所有的物料數據集成在統一的物料數據庫中，消除了數據冗余的問題，各業務部門都可在系統中查詢和使用物料主數據的信息。

2.2? 客商主數據

客商主數據，顧名思義，包含客戶主數據和供應商主數據，其中客戶主數據是系統中所有客戶信息的集合，客戶又分為員工客戶、銷售類客戶、財務客戶，客戶類主數據涉及OA系統及HR、銷售、成本、會計等模塊。供應商主數據是ERP系統中采購供應商相關信息的集合，主要應用于OA系統及采購、成本、會計等模塊。以SAP系統為例，SAP系統中客商主數據均有三個視圖：基本視圖、公司視圖、銷售視圖。

2.3? 生產類主數據

生產類主數據是指在SAP系統生產模塊中用到的生產相關基本信息的集合，主要應用于OA系統及生產、成本、會計等模塊。生產主數據是在生產過程開始之前，必須在系統中進行設定的生產相關信息描述，其會對生產加工的過程產生影響。生產主數據主要包括：物料主數據、BOM主數據、工作中心主數據、工藝路線主數據和生產版本主數據，不同的主數據在生產過程中起到不同的作用。

2.4? 財務類主數據

ERP系統中財務管理模塊的主數據是描述那些運用在會計、成本、物料、供應商、客戶等業務過程中的行為體。它在一段期間內，基本信息往往保持不變，并且具備單一的名稱或者編號。案例系統中，財務會計涉及的主數據主要包括會計科目、會計科目表、客戶、供應商等。

3? ERP系統的主數據管理設計方案

生產類主數據主要是生產部門管理及使用;財務類主數據主要應用于財務部門，這兩類數據是由獨立部門來管理，相對物料及客商主數據管理來說比較簡單，此兩類主數據均由各相關管理部門人員錄入系統，數據在系統中能很好的實現統一管理及共享。下面主要介紹物料主數據及客商主數據在ERP系統中是如何管理的。

3.1? 物料主數據管理

物料主數據的管理工作主要有以下兩方面：物料分類、編碼、描述和物料組管理設計，以及在系統中操作流程的設計。根據未來業務需求及借鑒行業的先進經驗來設計適合的物料主數據維護方案，包含物料分類、物料編碼、物料描述、物料組的管理體系及系統操作的物料管理流程方案。基于未來系統平臺的實施，實現物料主數據各系統間、集團各公司間的信息共享。

3.1.1? 物料編碼、物料描述、物料分類及物料組

物料編碼也叫物料代碼或物料號（Item number 或Part number），它們是計算機管理物料的檢索依據。為ERP系統運行所需的所有物料進行編碼是ERP最基礎的工作。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收、請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻繁，而借著物料編碼，可以使各部門提高效率，使各種物料數據傳遞迅速、意見溝通更加容易。

物料分類是指通過一定的標準，例如物料的若干性質、物料的用途等等將物料進行規則的、系統的排列。將屬性相同或者相近的物料歸并成同一類別，從而方便物料的管理。物料組是把具有實際需要的屬性的物料歸并成一組，定義為對應的物料組。

下面以案例舉例說明物料分類、物料編碼及物料描述規則：

項目案例中的物料可按大類、中類、小類來進行分類管理，其中大類可分為產成品、半成品、原料、設備材料、廣宣品、編織袋等;每個大類物料里依據相應的屬性分成若干中類及小類并定義成若干物料組。例如：普通磷礦一銨、磷礦漿、磷礦、減速機專用備件、產品包裝袋（復合肥）、廣宣品通用等等物料組。

在SAP系統中，物料編碼唯一地表示一種物料，體現了物料的唯一性。物料編碼可以系統內部自動給號，也可以手工外部給號，依據物料類型進行設置。物料類型是根據物料性質及屬性的不同進行的分類，控制著屏幕字段、編碼方式及范圍、信息統計等。

以產成品中的一個物料為例來說明物料編碼及物料描述規則：

物料大類為“產成品”的物料編碼可以是14位及字母的組合。物料描述規則通過編碼規則自動生成，每段描述中間用-代替，即為編碼中的含義組合，即第一位與第二位代表的是產品的品牌如“品一”，第三位代表的是產品的系列如“磷酸二銨”，第四第五位代表的是產品的分類如“61%”，第六至第十一位的含義為N的含量、P的含量和K的含量，第十二位代表的是包重如“50 kg”，第十三、十四位的含義為包裝如“普包”。

舉例：物料編碼：PL……E……L1……164500……A……PT。

物料描述：品一-磷酸二銨-61%（16-45-00）-50 kg-普包。

3.1.2? 物料主數據在系統中操作流程方案

對于企業來說，實施ERP項目的最大難點就是各種基礎數據的收集與整理，這也是主數據管理最重要的環節。物料主數據是最為重要的數據，涉及的模塊廣、類別多、數量大，其收集、整理及后來的管理工作非常復雜與繁重。因此科學規范物料主數據管理流程在ERP項目實施中成為了非常重要的工作。設立專門的數據組及人員進行數據收集、整理及維護顯得尤為重要。數據組在項目實施過程中負責物料主數據的統一收集、整理，做好物料編碼的設計工作并制定項目上線后的管理流程。

ERP項目物料主數據管理流程可設計如下：物料需求部門通過OA統一維護模板來進行物料主數據的新建、修改、凍結的提報，經部門領導審核后的數據再由數據組進行核查、相關業務部門在OA中對需求部門的提報進行物料信息補充（如財務部補充的標準成本估算，生產部補充的生產所需相關數據，銷售部門補充的銷售相關信息）;核查后數據組在SAP系統中創建物料主數據，物料信息經補充后，物料正式完成創建，OA系統會自動歸檔并告知需求部門該物料數據可以使用。具體物料管理流程如圖1所示。

由此可見，物料主數據的管理中有需求部門進行申請，專門的數據組進行統一的維護，并且也增加了線上審批環節，提升物料主數據管理的準確性，為后續的物料產供銷業務執行及業務分類統計提供數據基礎，同時為高層的業務數據分析決策提供統一的數據支撐。

3.2? 客商主數據管理

客商主數據是ERP系統中銷售、采購、財務模塊都需要用到的基礎數據，所有相關部門都會應用該主數據。在SAP系統中，客戶主數據擁有多個合作伙伴功能：售達方、開票方、送達方、付款方、聯系人、銷售員等。客戶主數據包含通用數據、公司級數據、銷售區域級數據。供應商主數據與客戶主數據類似，也包含通用數據、公司級數據、采購級數據。客商主數據的管理必須在系統中實現統一編碼，系統中也要統一數據入口，并且實現集中管理所有數據，可通過接口實現客商數據共享。客戶主數據主要用于銷售與分銷模塊;供應商主數據主要用于采購模塊，客戶與供應商主數據的管理與設計在ERP系統中異曲同工，本文詳細說明客戶主數據的管理與設計。

3.2.1? 客戶主數據的分類及編碼設計

企業的銷售業務大多都由多個部門完成，客戶主數據的管理比較分散，為了達到防止多入口，造成數據不一致、數據重復，沖突的情況。系統設計時進行系統的數據入口統一，即OA系統為客戶主數據的統一入口。并對所有客戶主數據進行統一分類及設計編碼。

客戶主數據編碼分類原則：要滿足公司現有不同類型客戶的分類需求;考慮到減少冗余的編碼設置以及往來帳反映的連續需求;要滿足通過客戶編碼進行經銷商銷量及貢獻度等的報表分析;要滿足未來公司渠道發展（渠道下沉）的客戶設置變動需求所做的預留。

下面以具體實例來說明客戶主數據的分類及編碼，如圖2所示。

案例企業集團內，使用統一的客戶分類：集團外客戶、集團內客戶、員工客戶、一次性客戶、其他應收款客戶。案例企業的客戶主數據均由數字組成。具體編碼如下：集團外客戶（經銷商）：數字1開頭加六位的數字流水碼組成;集團內客戶：數字8開頭加四位數字子公司代碼組成;員工客戶：數字6開頭加六位數字流水碼組成;一次性客戶：5開頭加四位數字流水碼組成;其他應收款客戶：9開頭加四位數字流水碼組成。

例如：客戶編碼為1000021，是1開頭的，因此該客戶的類型為集團外客戶（經銷商）;客戶編碼為81001，是8開頭的，因此該客戶的類型為集團內客戶。

這樣進行編碼對于集團內客戶其編碼為該編碼位數較短，易于記憶及業務操作，經銷商的具體信息，在經銷商檔案中管理，有客戶清單報表。對于集團內客戶手工編碼。其他客戶類型系統自動編碼，不會出現編碼不規范、編碼重復的問題。

3.2.2? 客戶主數據的管理流程的設計

銷售的客戶信息進行集團統一管理、統一建檔，實現數據同一入口（OA系統）進入ERP系統后進行信息共享。客戶主數據的各種信息（基本通用信息、公司信息、銷售類信息）由業務人員首先通過OA系統進行提報，提報的流程有：客戶新增、客戶擴展、客戶修改三種流程。OA系統中實現的是信息的審批流，客戶信息在OA中審批結束后通過接口在SAP系統中完成建檔，客戶信息實現了系統統一管理、信息共享。各子系統客戶主數據需通過接口同步讀取SAP系統中的客戶主數據信息。具體操作流程圖如圖3所示。

客戶新增流程用于在系統中新增客戶。當銷售部門業務人員發展了一個新客戶后，ERP系統中還沒有該客戶信息時，需要把該新客戶信息增加到系統中進行統一管理。新增客戶需要錄入客戶的所有信息：如基本視圖中的客戶名稱、客戶簡稱、客戶地址、電話、負責人、營業執照、開戶行等基本共用信息;對于集團信息系統來說還有公司視圖中的公司代碼、統馭科目等公司信息;銷售視圖中的銷售相關信息。客戶新增的實現是銷售業務人員在OA系統中提報客戶新增流程，錄入相應客戶信息，經過業務部門及財務、信息中心等相關領導審核后調用系統接口，客戶主數據信息同步到SAP系統中，同時也通過定時調用接口再把新增的客戶信息同步到相應的銷售子系統，由此實現客戶主數據新增信息的同步及共享。

客戶擴展流程主要用于不同公司間共用的客戶數據的擴展。如客戶a在系統中是A公司的銷售客戶，后來B公司也發展了該客戶a，此時就需要B公司的銷售業務人員在OA系統中提報擴展A公司的客戶a為公司B的銷售客戶。在擴展流程中客戶的基本信息不能改動，公司視圖中的公司信息必須要提交到系統，銷售視圖視公司銷售情況來進行修改并提交。

客戶修改流程主要用于實際客戶的信息發生變化時對系統中原有的客戶主數據信息進行修改，客戶信息的修改流程是客戶主數據管理中必不可少的環節。該流程的過程如下：銷售業務人員再得知客戶信息發生變化時應該立刻收集到已修改的客戶信息數據，并在OA系統中提報客戶修改流程，該修改流程經過相應的審核后調用接口同步傳入SAP系統中;其他銷售子系統也通過接口同步到SAP系統中已經更新的客戶主數據相應的信息。

4? 結? 論

信息化的快速發展決定了化工企業必須建設并不斷完善ERP信息系統，而ERP信息系統的應用前提就是對系統中的基礎數據的管控。ERP信息系統的主數據設計及管理尤為重要。精確統一的主數據管理是ERP系統的應用基石。在大數據時代，化工企業的信息化建設應充分結合大數據信息時代的優勢管理好系統的基礎數據，再去進行匯總、分析、處理并把結果應用到企業生產中，更好地指導企業生產、采購、銷售等業務活動，以此來提高企業生產經營管理能力和企業的經濟效益，促進化工企業在新的大數據時代背景下的高速發展。

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作者簡介：姚紅梅（1975-），女，漢族，安徽銅陵人，工程師，學士學位，研究方向：信息技術應用、網絡架構