相同用法在Excel與Word中的區(qū)別

郭光園

在制作一些格式化表格中，我們通常會(huì)使用Excel，除了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算功能外，Excel中的很多格式化命令也讓工作十分輕松。然而……當(dāng)跳轉(zhuǎn)回Word之后，卻發(fā)現(xiàn)原本簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的操作，開(kāi)始變得非常難弄？試了半天才知道，原來(lái)Excel中的這些操作，到了Word后需要這么做。

1.數(shù)據(jù)添加貨幣符號(hào)

Excel做法：

Excel為數(shù)據(jù)添加貨幣符號(hào)非常簡(jiǎn)單，首先將要設(shè)置的數(shù)據(jù)選中，右擊打開(kāi)單元格屬性，將數(shù)字格式修改為“貨幣”。除了可以添加貨幣單位外，這個(gè)方法也可以任意添加不同國(guó)家的貨幣符號(hào)。

Word做法：

Word的操作比較麻煩，通常都是在數(shù)字前，一個(gè)個(gè)手工插入“￥”（按住Alt鍵，在小鍵盤輸入0165）。那么遇到大量數(shù)據(jù)需要添加時(shí)，又該怎么辦呢？

首先將要修改的數(shù)據(jù)選中，按下Ctrl+H調(diào)出“查找與替換”對(duì)話框，然后在查找內(nèi)容中輸入代碼“（<[0-9]）”，替換為輸入代碼“？＼1”，最后勾選“更多”→“使用通配符”，點(diǎn)擊“全部替換”就可以了。

2.基礎(chǔ)運(yùn)算

Excel做法：

基礎(chǔ)運(yùn)算是Excel的拿手好戲，比方說(shuō)要計(jì)算前面2個(gè)單元格的積時(shí)，只要輸入“=”，再點(diǎn)擊2個(gè)單元格，插入相應(yīng)的運(yùn)算符即可。

Word做法：

Word同樣是通過(guò)公式完成操作，首先將光標(biāo)定位到單元格內(nèi)，然后點(diǎn)擊表格工具→布局→數(shù)據(jù)→公式，直接將對(duì)應(yīng)的公式輸入進(jìn)去“=C2*D2”。

也許你會(huì)問(wèn)，這里的行號(hào)列標(biāo)是如何確定的？很簡(jiǎn)單，直接數(shù)就可以了。和Excel一樣A，B，C……代表列標(biāo)，1，2，3……代表行號(hào)。不過(guò)Word并不支持Excel的公式快速?gòu)?fù)制（智能填充），對(duì)付大數(shù)據(jù)表格不太方便。

3.添加千分位符

Excel做法：

財(cái)務(wù)上通常會(huì)用千分位符來(lái)標(biāo)識(shí)數(shù)字，Excel處理這類數(shù)據(jù)也是十分簡(jiǎn)單，直接將單元格類型修改為“貨幣”或者“會(huì)計(jì)專用”就可以了。

Word做法：

首先選中要修改的數(shù)據(jù)，Ctrl+H調(diào)出“查找與替換”面板，在查找內(nèi)容中輸入代碼“（[0-9]）（[0-9]{3}）（[！][0-9年]）”，替換為中輸入代碼“＼1，＼2＼3”，最后勾選更多→使用通配符，點(diǎn)擊全部替換就可以了。不過(guò)需要注意的是，這個(gè)方法并不適用于表格數(shù)據(jù)，臨時(shí)解決方案是在每個(gè)表格值后添加一個(gè)回車，等替換完成后再將回車刪除。總之，很麻煩。

4.轉(zhuǎn)換人民幣大寫

Excel做法：

Excel需要先將要轉(zhuǎn)換的數(shù)字選中，然后進(jìn)入單元格屬性，直接點(diǎn)擊特殊→中文大寫數(shù)字就可以了。

Word做法：

首先將要轉(zhuǎn)換的數(shù)字選中，然后點(diǎn)擊插入→符號(hào)→編號(hào)，將編號(hào)類型修改為“壹，貳，叁…”，確定后數(shù)字會(huì)自動(dòng)變成人民幣大寫樣式。不過(guò)這個(gè)辦法只能對(duì)純數(shù)字，如果數(shù)據(jù)是由公式計(jì)算而來(lái)的，就不靈了。

以上幾個(gè)小技巧，是Word編輯中比較常用的，盡管不如Excel方便，但好在還是給我們提供了一些門路。