檔案數字化建設在企業管理中的應用研究

孫先國

0 引言

隨著計算機技術特別是大數據、人工智能等新興技術的不斷發展，數據正逐漸從勞動成果向生產資料轉變。計算機技術的快速發展正逐漸將人類從大量煩瑣、細碎的工作中解放出來，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。檔案管理是企事業單位日常工作中必不可少的環節，特別是對于生產型企業而言，其技術資料的保存、生產日志的管理、人員信息的采集和調用往往消耗了管理者大量時間和精力。因此企業檔案管理工作走向數字化建設，是適應新時期經營管理持續發展和新時代社會發展的需要[1]。

1 檔案管理現狀與分析

1.1 檔案管理體系與現狀

檔案管理是一項專門的管理門類，具有專業要求高、規范性強的特點，同時其在搜集、儲存、借閱、歸檔等方面龐大的工作量對管理人員的身體和心理素質提出了較高的要求。從國際范圍來看，俄羅斯的檔案工作歷時較久，并且有專門從事檔案管理政策和法規的研究機構，他們采取的是統一集中的管理規劃，檔案管理具有層次性，其煤炭檔案按照建設的規模、建設的性質、主管單位的不同，由中央到地方進行分級管理，此外，檔案管理人員的素質較高，提高了檔案管理的效率，同時有助檔案管理的開發和利用[2]。

美國的檔案管理體系不同于俄羅斯，其檔案管理是分散式的管理體系，檔案管理制度的主要特點是全局分散、中央集中。美國的檔案管理從制度到權限都很嚴格，并且具有規范的人才培養計劃，對用人方面要求嚴格，檔案工作者必須是歷史學、圖書館學、信息學的碩士[3]。

圖1 文件檔案數量比例圖

受行業管理方式的限制，多年以來，煤炭等基礎行業均使用人工管理的方法保存相關檔案文件。隨著企業經營時間的推移，歸檔檔案的數量和種類均在逐年的遞增，造成了檔案管理工作的工作量和工作難度的逐步增加。在進行日常管理和相關工藝系統改造和升級過程中，往往需要查閱大量土建圖紙、設備清單、系統工藝流程等檔案資料，由于缺乏數字化檔案管理帶來的查詢困難和對人員工作強度要求高的問題越來越嚴重。檔案查詢工作耗時，費工、費力且難以獲得準確結果，較大程度上影響了工作效率。某選煤廠集中人力物力對現有存檔檔案進行了精細化整理和電子錄入，經過分類整理，共總結出四大類10 小類檔案材料，歸檔確認總檔案數量為5728 份，其中生產日志2520 份，占總檔案比例的44%；生產技術文件1260 份，占總檔案比例的22%；人員信息檔案916 份，占總檔案比例的16%；其他管理文件802 份，占總檔案比例的14%，各種類檔案占比如圖1 所示。

1.2 企業檔案數字化分析

在檔案整理的過程中經過研究明確了進行企業檔案數字化建設的四個要點：首先應明確企業檔案管理的必要性，就是為工業企業特別是勞動密集型企業做好轉企業管理、提升生產效率服務的。傳統工業行業在計算機技術、現代管理技術的儲備和實踐方面相對于新興產業有著先天的不足，面對制造業轉型升級的大潮和逐漸興起的無紙化、快速化辦公要求，需要企業的技術文件、生產日志等材料在短時間內能夠被準確查找并查詢相關信息。紙質檔案由于其物理屬性關系難以在現有的生產環境下實現這一目標，因此數字化檔案管理體系和管理軟件的研究與開發是企業實現快捷辦公、快速信息傳遞的基本要求，企業辦公和生產效率才能進一步提升，因此進行數字化檔案堅實有十足的必要性。

其次應明確企業數字化檔案管理的指導思想，檔案對于企業最重要的意義是保存技術文件和生產日志，便于查閱以掌握企業生產的情況，同時保證人事和干部的管理。因此檔案的管制制度要從封閉走向開放，要讓檔案資料活起來，在日常生產和管理中發揮作用，而不是僅僅為了保存而保存。因此要塑造高效、便捷的檔案查詢與查閱途徑，鼓勵管理和生產人員養成查詢檔案的良好習慣，實現檔案資源共享，為企業的經營決策提供重要依據。讓儲藏的信息資源能能夠更好地提供給各方面的需求者。

再次要正確認識數字化檔案管理應采用的技術路線，生產企業由于其行業范圍、組織架構、管理辦法的不同往往難以找到一種普適性的數字化檔案管理辦法，在進行數字化檔案建設和管理的過程中應因地制宜地開展。針對煤炭行業生產企業其在數字化檔案管理方面的投入力度往往難以形成完善的體系化管理平臺，因此在進行數字化檔案管理過程中應著重強調檔案管理的重點內容，避免大而不當，針對某選煤廠應用訴求，確定了其能夠快捷方便地查閱，能夠在管理人員有限的情況下提升管理效率、降低管理成本使其檔案數字化的核心訴求。因此在進行數字化檔案系統軟件的設計過程中需要實現較高水平的自動化功能，即通過權限管理的方式歸類檔案材料，按崗定需大大提升了管理和使用檔案的效率。

最后應明確企業數字化檔案管理的手段，推進企業檔案數字化建設，必須提高檔案標準化、規范化水平，其管理手段分為人員和軟件兩方面。一方面企業檔案數字化包含了檔案工作的各個方面和工作環節，要全面提高檔案管理人員業務綜合能力，以使其能夠站在全局角度進行檔案的合理管理。另一方面，需要在軟件上重點是抓好數據庫和搜索方式的選擇。在實際使用過程中數據庫和搜索方式很大程度上決定了數字化檔案使用、維護和管理護的效率，也決定了使用者的使用體驗，因此應重點開發和建設可靠的數據庫技術管理和檔案資料搜索系統。建立數據庫是一項長期的工作任務，要經過檔案由規范化向微機化管理邁進，再由微機化管理向數字化管理邁進，是一項由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。

2 現代化檔案管理建設實踐

因此檔案管理系統軟件應具用版面布局合理、操作界面簡單，文字錄入方便、快捷、易于操作等特點，且有文書管理及歸檔檔案的自動生成轉換，查詢快捷、結果準確，存檔數據輸出自動生成電子表格及打印，軟件登錄密碼保護、數據自動備份、資源共享等功能。利用現代的計算機檢索技術，來實現檔案信息化管理，實現檔案信息化、自動化，實現資源共享，解決文件資料歸檔及資料查詢困難的矛盾，降低檢索查詢工作量節省時間，提高辦公效率和檔案管理水平及利用價值。

通過設置不同的人員登錄權限和管理員賦權，公告發布和用戶間的檔案交互極大提升了檔案查詢的管理能力和管理水平，為企業生產經營決策提供方便、快捷的優質服務。同時建立了數字化檔案庫和快速搜索系統，依據統一的檔案分類規范管理、采用關系數據庫和分布式文件庫，引進數字化標簽識別技術、可視化庫房技術和智能化快速采集技術，實現了檔案的統一儲存和集中檔案數據庫支持提供檔案借閱歸還、檔案庫存統計、檔案研制與銷毀等操作，使管理人員能夠及時掌握檔案情況，使用者能夠快速查詢檔案，為快速和精細化管理能力的提升奠定了堅實的基礎。

3 結論

經過檔案數字化建設富強選煤廠從傳統的年度整理立卷歸檔轉為所有文件資料隨辦隨歸模式，大幅度地提高企業辦公文職人員的辦公效率，節省大量時間和人力物力，并且做到了方便、快捷、高效，為企業各項決策提供了大量翔實資料，節約了辦公經費。