基于某研究院OA系統(tǒng)在線自動歸檔的研究

◆李燁 張良旭 陳哲

（核工業(yè)理化工程研究院 天津 300160）

近年來核工業(yè)理化工程研究院（以下簡稱核理化院）科研任務(wù)重，歸檔壓力也在逐年增加。目前，核理化院現(xiàn)有的檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)支持在線歸檔，由部門檔案員完成錄入，通過錄入案卷文件信息生成該系列檔案。當(dāng)錄入大量資料時，在此種一文一錄的模式下，重復(fù)工作現(xiàn)象嚴(yán)重。尤其是綜合業(yè)務(wù)平臺中形成的公文，每年生成近百份待歸檔資料。而綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)只提供簡單的歸檔業(yè)務(wù)，導(dǎo)致這些資料，一方面通過網(wǎng)絡(luò)辦公形成的數(shù)據(jù)散亂，另一方面歸檔部門還在通過手工著錄方式進行檔案歸檔，造成資源人力、物力的浪費[1]。為此，網(wǎng)絡(luò)信息中心通過開發(fā)檔案系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)公文自動歸檔。

1 公文自動歸檔可行性分析

業(yè)務(wù)層面，核理化院現(xiàn)有公文歸檔制度依據(jù)國家、集團法規(guī)制定，文書檔案的收集按照2016年制度第27號《核工業(yè)理化工程研究院管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。文書檔案的整理依據(jù)DA/T22-2015中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行，制度中對公文歸檔著錄項、歸檔模板樣式作出規(guī)范，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

技術(shù)層面，檔案管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)雖然表結(jié)構(gòu)、名稱并不相同，但存儲的內(nèi)容實質(zhì)相同，如在檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中存在題名字段而綜合管理系統(tǒng)中對應(yīng)文件名字段。同時，接口自動推送本質(zhì)上是數(shù)據(jù)的提取、交換和處理。在核理化院的信息化部門統(tǒng)籌規(guī)劃下均采用Oracle 11g版本數(shù)據(jù)庫，作為同質(zhì)數(shù)據(jù)庫，為數(shù)據(jù)提取、交換提供便利，不需通過接口工具對數(shù)據(jù)庫字段再整述，運用數(shù)據(jù)庫、中間件技術(shù)實現(xiàn)跨系統(tǒng)的自動歸檔合。最后，Oracle數(shù)據(jù)庫作為一個關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，具有可擴展性強、數(shù)據(jù)安全性強的特點，保障數(shù)據(jù)庫傳輸?shù)目煽啃浴?/p>

綜上所述，運用數(shù)據(jù)庫、中間件技術(shù)實現(xiàn)跨系統(tǒng)的自動歸檔。

2 總體方案設(shè)計

檔案具有準(zhǔn)確性、原始性的特點。因此，該系統(tǒng)對于綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的歸檔將采取包含了元數(shù)據(jù)描述信息的電子文件主動推送至檔案管理系統(tǒng)的模式。檔案管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送過來的歸檔數(shù)據(jù)不做二次加工處理，保證了歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和原始性[2]。

核理化院檔案管理主要采用案卷層而非一文一件的管理模式，即若干文件按照一定規(guī)律形成一個案卷，具有檔案管理特有特征。而綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)一般僅在成文后進行一文一件的歸檔，這就需要對接兩個系統(tǒng)的歸檔流程進行設(shè)計，實現(xiàn)不同歸檔模式下的數(shù)據(jù)對接。

2.1 綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔流程設(shè)計

為形成案卷文件，綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔單增加類別字段作為標(biāo)記，歸檔前由管理人員選擇文件類別后再歸檔，歸檔后的文件不允許修改，該文件信息形成數(shù)據(jù)包推送至接口。歸檔流程如圖1：

圖1公文歸檔流程圖

2.2 檔案管理系統(tǒng)歸檔流程設(shè)計

檔案管理系統(tǒng)在接口處取得已歸檔公文數(shù)據(jù)包，由于數(shù)據(jù)為文件形式，不能直接進入文書檔案（案卷型檔案）中歸檔。為此，在檔案管理系統(tǒng)中增加待分類這一檔案類型作為中間庫，提取的數(shù)據(jù)包信息先裝入待分類庫，再由歸檔人選擇歸檔至文書檔案中。歸檔人按照綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的類別標(biāo)記進行組卷，形成“案卷級”檔案（圖2）。

圖2檔案歸檔流程圖

3 接口方案設(shè)計

總體方案設(shè)計中提到，在檔案系統(tǒng)中創(chuàng)建待分類檔案類型作為中間庫，而不獨立于所有應(yīng)用系統(tǒng)建立獨立的中間庫，節(jié)約網(wǎng)絡(luò)資源、降低成本，實現(xiàn)快速開發(fā)。接口模型如圖3：

圖3接口數(shù)據(jù)傳輸模型

3.1 歸檔數(shù)據(jù)內(nèi)容

一個完整的檔案文件包含檔案著錄項元數(shù)據(jù)和電子原文，對照檔案管理系統(tǒng)待分類庫著錄項，綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)中傳輸數(shù)據(jù)包括——文件：owner_id、文件標(biāo)題、類目、歸檔人、文件日期、文號、密級、發(fā)件稿紙及處理信息；電子原文：id、題名、文件格式、大小。元數(shù)據(jù)同電子文件作為數(shù)據(jù)包實時傳送，同時，文件的owner_id與電子文件id一致保障檔案元數(shù)據(jù)與電子原文一一對應(yīng)。

3.2 接口方式

Webservice作為系統(tǒng)自帶獨立平臺，自描述、自包含的通用網(wǎng)絡(luò)模塊，使得不同應(yīng)用程序不借助第三方軟件實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互、集成。檔案管理系統(tǒng)和綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)中間層均采用Webservice技術(shù)，為數(shù)據(jù)交互提供關(guān)鍵技術(shù)平臺。Webservice借助于XML文件技術(shù)，將檔案著錄項信息形式化描述后封裝。[3]封裝數(shù)據(jù)發(fā)布到webservice服務(wù)中，由檔案系統(tǒng)提取，完成文件著錄項的歸檔。電子文件的歸檔通過URL方式傳遞電子全文，綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)布電子附件鏈接由檔案管理系統(tǒng)于接口直接下載，大大提高電子原文傳輸速度和實時性。

檔案管理系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)的接口規(guī)范，綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照接口規(guī)范開發(fā)、封裝成標(biāo)準(zhǔn)XML數(shù)據(jù)包。檔案系統(tǒng)接口規(guī)范如下：

5 結(jié)束語

運用Webservice、XML、URL等接口技術(shù)，實現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的在線自動歸檔。作為一套完整的從流程、接口方案、接口標(biāo)準(zhǔn)、接口代碼的開發(fā)，為其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)自動歸檔提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。