HIS系統購藥計劃模型構建及相關問題探討

□王臣建 WANG Chen-jian 周紅萍 ZHOU Hong-ping 嚴俊 YAN Jun 吳琴 WU Qin

醫院藥品的儲備，是藥品管理的關鍵環節，儲備的合理性和科學性，直接影響著醫院藥品管理的工作效率、經濟效益、醫療效果。目前我院正處于發展建設階段，加之兒科常見疾病的季節性和學校寒暑假等因素，造成我院藥品使用的波動性(見圖1)，單純憑經驗采購，極容易造成藥品的斷貨或滯銷。如果HIS系統中能建立合理的購藥模型，自動生成采購計劃單，不但可以改善藥品庫存情況，又能提高藥庫工作效率。本文就藥品采購計劃模型的雛形進行探討，將大量的、實時的、動態的藥品數據進行分析、加工和處理，初步建立購藥模型，為信息智能化藥庫管理奠定基礎。

資料與方法

1.一般資料。通過醫院信息系統(HIS)獲得藥品全部消耗數據，包括藥品名稱、劑型、規格、消耗量、消耗金額等。

圖1 2016—2018年藥品月消耗金額

2. CVA-ABC分類[1]。將我院554種兒科藥物按2018年全年的銷售金額進行統計分析，計算出各種藥物的銷售金額占總銷售金額的百分比，劃分出ABC 3類藥品，將總銷售金額70%～80%的品種分為A類，總銷售金額10%～20%的品種分為B類，總銷售金額5%～10%的品種分為C類。因單純應用ABC分類法進行管理有不足之處，表現為C類藥品因為金額所占比例小而得不到應有的重視，但C類藥品中的某些藥品可能有著關鍵性的作用，應給予最高優先級，所以再結合CVA法，在C類藥品中篩選出臨床必需，絕不能出現斷貨、缺貨的藥品，如精神類和搶救類等藥品，定義為CVA類藥品，分別賦予A、B、C、CVA類藥品權重系數w為1、2、2、4，具體分類見表1和表2。

表1 藥品CVA-ABC分類匯總表

表2 2018年我院554種藥品CVA-ABC分類表

3.動態上下限、動態環比系數(動態K值)的確定

動態下限=近7w日該藥品消耗量(w為權重系數，下同)

動態上限=計劃當日到下月7w日的該藥品預估消耗量-現有全院庫存=動態下限×動態K值-現有全院庫存

動態K值=上年同期動態上限/上年同期動態下限

舉例：2019年5月15日制定采購計劃時各項動態參數，見表3。

4.采購計劃制定。當藥品全院庫存低于動態下限時，該藥品就自動出現在采購計劃內，并默認采購到動態上限值，再依據取整原則適當修改數量。在庫房空間、藥品效期、采購金額都允許的條件下，盡量保證低于下限的各類藥品每月只采購一次。

5.消耗異常預警和藥庫零庫存提醒。部分C、CVA類藥品消耗量無太大規律，會出現一段很長時間內消耗零零散散，甚至為零，但是又會在某一短期內使用頻繁，一旦出現此類情況，動態下限值發現非常不及時，很容易造成臨床用藥短缺，尤其是CVA類藥品，故針對CVA類、部分C類藥品和其他需要特別關注的藥品(限量品種，新藥，缺貨后到貨藥品等)設置消耗異常預警，預警值y=近3日消耗量/近7w日消耗量，當預警值y大于1/2時，彈屏報警，并自動添加到采購計劃目錄中。

同時為防止當某些藥品出現藥庫零庫存，而全院庫存仍未低于動態下限時，采購計劃目錄中自動添加，提醒是否購入，避免臨床用藥的不確定性和動態下限的滯后性。

6.缺貨前提醒。對于醫藥公司缺貨藥品，在接近7天消耗量的時候，HIS系統設置提醒功能，在醫生輸入該藥品時，彈出提醒，藥房發放時也能收到提醒，提醒內容：“xxx醫藥公司缺貨，用完后將斷貨，預計到貨時間xxx，建議更換為xxx”。缺貨藥品到貨入庫后自動取消提醒。

考核指標

1.藥庫斷供率。藥庫斷供率=(藥庫無法滿足藥房合理申請數量的品種數/全部申領品種數)×100%

2.平均藥品采購次數比。采購模型的建立在保障臨床藥品供應的前提下，還要達到藥庫工作效率的大幅度提高，藥品的每月采購次數是藥庫工作效率的體現，從藥品金額考慮，A類藥品理想采購次數為2次，B、C、CVA類藥品理想采購次數為1次。

其中i為該月采購的某一品種，i=1、2、3、…n，n為該月采購的總品種數，當平均采購次數比越接近1時，說明工作效率越高。

3.庫存周轉天數。保證藥品供應和提高工作效率，都需要在合理的庫存周轉天數框架下進行，所以庫存周轉天數的考核也是必不可少。庫存周轉天數是指藥品從入庫開始，到消耗完為止所需經歷的天數，降低庫存周轉天數對于加快資金周轉和減少藥品積壓具有重要的意義。

庫存周轉天數= [(上月底庫存值+本月底庫存值)/2]/(本月平均日出庫值)

4.指標結果。在日常的藥品購藥計劃工作開展中，由于沒有信息系統的支持，完全采用手工核算執行此模型，具體步驟如下：(1)CVA-ABC類藥品的分類中的CVA類可在系統其他功能中標注(因只能標注一類，故選擇最重要的CVA類)，A類、B類和C類依靠經驗記憶；(2)先按7天的消耗量篩選出低于動態下限的A類，再按14天的消耗量篩選出低于動態下限的B類和C類，最后按24天的消耗量篩選出低于動態下限的CVA類(根據標注篩選)；(3)本文中的動態K值是指每種藥品的上年某段時間消耗量比值，手工精確到每一種藥品的不同時間段消耗量比值是一項浩瀚的計算工程，因此日常工作中的動態K值簡化為所有藥品的上年某段時間消耗金額比值，由此推算出動態上限，完成購藥計劃。(4)消耗異常預警的操作是依靠每日關注近3天的消耗量和近28天的消耗量的比值對CVA類(通過標注篩選)進行每日監控；藥庫零庫存提醒目前HIS系統已經能篩選出近期出庫后藥庫零庫存的藥品。本模型自2018年1月手工實施，實施前后各項考核指標對比見表4。

表3 2019年5月15日采購計劃時各項動態參數

表4 實施前后考核指標對比

其他情況

1.缺貨后來貨藥品和新藥。對于缺貨后來貨藥品和新藥，藥品動態下限(近7w日的消耗)無法反映真實藥品消耗情況，此時消耗異常預警發揮作用。

新藥系統默認權重系數為4，動態K值默認為1，分別在觀察期(3個月)和一年后修改為實際值。

2.科室領用藥品。本院HIS系統科室領用藥品不計入藥品消耗，按常規近7w日消耗生成的動態下限不適用科室領用藥品，所以在生成動態下限時，科室領用藥品以近7w日領用數量為準。

3.限量品種。本院部分藥品規定限量銷售，此類藥品均是可替代或輔助類藥品，限量管理主要是出于合理用藥考慮，限量藥品動態上限=每月限量值+本月初7天消耗量，在限量值的基礎上再添加7天的消耗量，是出于部分病人會強烈要求續用而備，同時防止下月初限量開放后的正常供應。因限量品種月底出現零消耗，月初動態下限滯后，此時消耗預警發揮作用。

4.近效期藥品。部分藥品購入時已是近效期，HIS系統可以優化為6個月內效期藥品禁止入庫，同時對于接近6月效期的藥品(通過上一次購入的效期判斷)，系統在做計劃時自動彈出提醒框：“上次購入效期為xxxx，是否再次購入？”收到提醒后可以縮減采購數量，或者經醫藥公司確認后購入。

討論

1. CVA-ABC分類法的優勢。ABC分類法強調的是藥品的金額，CVA分類法強調的是藥品的功用，CVA分類法優化了ABC分類法的目的性。CVA-ABC分類法避免了單純應用ABC分類法產生的弊端，如未考慮到麻醉、精神、急救等藥品的特殊性和重要性，較好地解決了ABC分類法的局限性。

當然，藥品的分類不是一成不變的，會因醫院發展、季節變化、競爭品種等原因而變化，所以可以主張動態CVA-ABC分類，系統可在一段時間后重新分類，自動更新。

2.動態上下限和動態K值。藥品的消耗隨著季節、假期、氣候的變化而變化，固定的上下限顯然不適用采購計劃的執行，本文動態上下限是隨著時間的推移而發生改變，更加有利于采購計劃的準確執行。對動態上限的預估需要動態K值的幫助，動態K值是上一年同期的消耗量得出的一個比值，再結合近期的消耗值，得出動態上限。通過對上一年數據的分析，結合近期消耗，能更加準確預判往后的消耗情況，有效把控購買次數，提高工作效率。

3.消耗異常預警和藥庫零庫存預警。消耗異常預警和藥庫零庫存預警是動態下限非常好的兩種補充方式，動態下限良好執行力的前提是藥品的消耗有一定的規律可循，當藥品消耗在很長一段時間內出現零星分布，斷斷續續，忽多忽少等無明顯規律可循時，消耗異常預警就能發揮它的作用，為動態下限保駕護航。

藥庫零庫存預警是最后一道防線，不允許藥庫無故出現零庫存藥品，即使動態下限和消耗異常預警均未發生，主要以防止其他不可預知的特殊情況發生，守好最后一道防線。

主要宗旨是以動態下限為主，消耗異常預警和零庫存為輔，多管齊下，杜絕漏洞。

4.藥庫斷供率。傳統的藥品斷貨率是反映臨床用藥的最末端的供應情況，基本上只要不是采購人員的疏忽，即使是傳統的經驗采購方式，臨床用藥也能基本保證，藥品斷貨率是非常低的，因為藥庫還有部分庫存可以緩沖供應。藥庫斷供率，即藥房申領的藥品數量而藥庫無法滿足的品種比例，藥庫供貨率雖不能直觀反應臨床用藥的穩定與否，卻能最直接反映藥庫購藥計劃的科學性。只要降低藥庫斷供率，藥品斷貨率必然會趨于零。

5.平均采購次數比。理想的購藥計劃會無限接近實際消耗值，藥品實際采購次數會不斷向理想采購次數靠攏，那么平均藥品采購次數比也接近1，所以通過平均采購次數比與數值1的比較就能很好地反映采購計劃的合理性。

實際操作中，即使是完美的計劃，也會受醫藥公司的供貨情況、藥品效期、采購金額、庫房空間等因素影響，當醫藥公司供貨不足、藥品效期過近、金額過高，庫房空間不足時，采購次數都會相應增加。

結論

該購藥計劃模型，根據各類藥品的不同屬性確定動態上下限，再多方面結合藥品消耗的各種不確定性因素，全方位制定藥品采購計劃。隨后可以通過三項考核指標的驗證，反饋性改變參數，不斷縮小可能發生的計劃漏洞，完善模型。如果能在HIS系統中開發應用，將很大程度上緩解藥庫工作壓力，保障臨床藥品供應。