新時期企業人事檔案管理存在的問題及措施分析

王姝　

摘要：新時期企業發展中對人事檔案管理工作的重視程度逐漸上升，對企業人事檔案管理中存在的問題進行深入研究并提出其針對性的解決對策，對于新時期背景下的企業發展中有著重要的推動意義。本文從新時期企業人事檔案管理的重要性展開分析，從管理制度、監管機制、管理信息化建設、管理人員等方面，對檔案管理工作存在的問題展開研究，并提出其解決措施，以推動企業發展。

關鍵詞：企業;人事檔案管理;問題;措施

新時期的社會企業發展中，對于企業人事檔案管理問題高度重視，人事檔案管理工作的高質量開展，是推動企業發展、為企業勞動人員的合法權益提供保障的重要基礎。但是在新時期的企業發展運營中，部分企業人事檔案管理工作開展實踐中，仍然存在著很多現實問題，嚴重影響了企業人事檔案管理工作開展的效率和質量，因此對于人事檔案管理問題的解決，已經成為了新時期企業人事管理工作開展的重要組成部分。

一、新時期企業人事檔案管理開展的意義

人事檔案管理是新時期社會企業發展中企業人事管理工作的基礎組成部分，人事檔案中包含著企業員工的個人信息、個人品德記錄、工作履歷等相關信息，而人事檔案管理就是企業對員工進行深入了解的材料基礎，需要企業人事管理人員對檔案管理進行搜集、整理并進行統計管理，為企業人事管理工作的高質量開展奠定基礎。

（一）提升人事管理質量

人事檔案管理作為企業人事管理的組成部分，檔案管理本身就是服務于人事管理的[1]。因此，新時期背景下企業人事檔案管理工作的高質量開展，就能夠提升企業人事管理的質量，在企業人事管理工作開展中，通過對企業員工檔案的全面分析與管理，就能夠幫助人事管理人員對企業員工情況進行深入了解，進而為企業發展以及員工個人發展奠定檔案管理基礎。

（二）為企業員工的合法權益提供保障

員工在企業工作過程中，檔案管理工作的開展對于員工本身在企業中的發展也有著重要的影響意義，企業可以通過人事檔案管理流程對員工情況進行了解，進而在人事調動中，為員工提供更加合適的崗位，并根據員工的檔案履歷，給予員工合適的薪酬，這對于企業和員工都具有重要意義。

（三）為企業評優奠定檔案基礎

在企業發展運營中，企業需要通過評優等方式來激勵員工的工作積極性，而在進行員工評優時，企業員工的檔案也是重要的評選標準，是保證企業評優公平、公正性的重要基礎。并且在企業人事調動中，在對員工進行調動前，尤其是重要崗位調動前，也需要對員工的檔案履歷進行了解，對員工的道德品質進行了解，以保證員工的綜合職業素養符合企業崗位需求。

二、新時期企業人事檔案管理存在的問題

（一）管理制度建設不足

企業人事檔案管理作為管理工作的一種，在其開展中，管理制度是保證期開展質量的重要基礎，也是提升企業對人事檔案管理工作重視程度的重要保障[2]。然而在新時期企業發展中，部分企業對于人事檔案管理工作的重視程度還有待提升，而導致這一情況出現的主要原因就是由于其人事檔案管理制度建設不足，嚴重影響了企業人事檔案管理工作開展的質量，給新時期的企業發展以及企業人事管理工作創新造成了不利影響。

（二）監管機制落實不足

企業人事檔案管理開展中需要嚴格的監管機制落實來保證其工作開展的規范性和科學性，但是目前階段部分企業在人事檔案管理實踐中，監管機制落實嚴重不足，甚至存在著監管機制缺失的現實情況。這就造成了新時期部分企業人事檔案管理工作開展混亂，對于企業員工的人事檔案搜集不足，難以對企業員工進行深入了解，這就給企業人事管理工作的開展埋下了隱患，不利于企業發展。

（三）管理信息化建設不足

目前階段部分企業人事檔案管理工作開展中大多以紙質檔案作為員工檔案的主要模式，不僅檔案存儲空間較大，在進行檔案統計管理使用時，也會帶來諸多限不便，也容易發生員工檔案遺失或損壞的情況。而隨著信息化時代發展，企業人事檔案管理信息化建設已經成為了推動人事檔案管理工作發展的必然途徑，但是部分企業由于對人事檔案管理工作的疏忽，導致了人事檔案管理信息化建設不足的問題突出，嚴重影響了企業人事檔案管理工作的質量，給新時期背景下的社會企業發展形成了制約。

（四）管理人員的綜合能力有待強化

新時期企業人事檔案管理工作開展中對人事檔案管理人員提出了更高的要求，尤其是在人事檔案管理信息化建設發展中，就對人事檔案管理人員的信息化辦公能力有了更加迫切的需求。而目前階段，企業人事檔案管理人員專業能力不足、檔案管理意識薄弱、信息化辦公能力有待提升的現實問題依然存在，成為了新時期企業人事檔案管理工作開展中存在的主要問題，亟待解決，以提升企業人事管理質量，推動企業發展。

三、新時期企業人事檔案管理問題的解決措施

針對目前階段企業人事檔案管理中存在的諸多問題，企業急需采用針對性的問題解決措施，全面革新企業人事檔案管理模式，提升人事檔案管理工作的效率和質量，推動企業發展。新時期企業人事檔案管理問題的解決措施主要包含以下方面：

（一）完善人事檔案管理制度，為人事檔案管理奠定基礎

建設完善的人事檔案管理是提升企業人事檔案管理工作效率和質量的重要基礎，只有完善的制度建設，才能夠為企業人事檔案管理工作的開展提供指導，并以制度提升管理人員對企業員工人事檔案搜集、整理、管理統計的重視程度。因此，新時期企業人事檔案管理工作問題的首要解決措施就是完善其管理制度，結合企業的發展實際，對企業的人事檔案管理提出制度性要求，充分提升管理人員的責任意識，進而為新時期企業人事檔案管理工作的高質量開展奠定基礎。

（二）制定監管流程，保障人事檔案管理的規范性

在新時期企業人事檔案管理工作開展中，嚴格的監管機制落實也是提升其管理實效的必然流程，是保證企業人事檔案管理工作開展規范性的基礎所在[3]。因此，新時期要保證人事檔案管理工作的規范化開展，企業就必須制定嚴格的人事檔案監管機制，例如對人事檔案管理情況進行定期審查，并監理抽檢監管機制，并對檔案搜集、整理、統計等提出統一、規范化的要求，作為人事檔案管理監管的要點，以此保證新時期企業人事檔案管理工作開展的規范性和統一性，為企業人事檔案調用奠定基礎。

（三）監理信息化檔案管理模式，提升人事檔案管理實效

隨著我國信息技術體系以及計算機設備在企業管理發展中的廣泛應用，新時期企業人事檔案管理工作開展中，就要以信息化管理模式對傳統人事檔案管理流程與方法進行替換。通過信息化人事檔案管理模式，能夠以計算機設備作為企業人事檔案的存儲載體，不論是人事檔案查著還是使用都更加便捷，并且信息化人事檔案管理中，也能夠保證人事檔案保存的安全性，避免了傳統紙質檔案易于損毀、遺失的情況發生，也節約了檔案儲存的空間，能夠全面提升企業人事檔案管理工作的效率。

（四）落實人員培訓計劃，強化管理人員的綜合職業能力

隨著新時期企業運營中對人事檔案管理工作的重視程度不斷提升，對人事檔案管理人員的專業能力以及綜合職業素養也提出了更高的要求。因此，企業要把管理人員的強化培訓作為解決人事檔案管理問題的解決措施之一，通過強化培訓，全面提升人事檔案管理人員的專業能力和綜合職業素養，為企業人事檔案管理工作的高質量開展奠定高職業素養的專業人才基礎。在人事檔案管理人員培訓中，要尤為注重對管理人員信息化辦公能力的強化與提升，以保證企業人事檔案管理信息化建設運行得順利。

四、結語

新時期企業人事檔案管理的重要性不斷提升，企業必須正事現有人事檔案管理中存在的問題，采用科學化的解決對策，全面提升企業人事檔案管理工作的效率和質量，為企業發展奠定高質量的人事檔案管理基礎，推動企業的現代化、科學化發展。

參考文獻：

[1]李慧琴.新時期企業人事檔案管理存在的問題及對策[J].企業文化旬刊，2018，000（6）：142，171.

[2]任靜怡.現代企業人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].新商務周刊，2019，000（9）：19-19.

[3]韓平.人事檔案管理中人工智能技術的應用[J].山西檔案，2018，000（4）：73-75.