新時期檔案現代化管理

文//劉彥彤

新時期檔案現代化管理

文//劉彥彤

隨著社會的發展和科技的進步，檔案管理現代化步伐也越來越快，檔案工作如何更好地借助現代化這個平臺來發展，是廣大檔案工作者必須認真面對的課題。

一、檔案管理現代化的必然性

1．檔案管理現代化是歷史發展的必然要求。隨著計算機技術、大容量信息存儲技術和網絡技術的迅速發展，利用計算機技術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網絡技術結合，實現檔案管理現代化。

2．檔案管理現代化是我國現代化建設的必然要求。首先，檔案工作承擔收藏和保護我國歷史上各個時期形成的檔案的任務，這是負責管理國家寶貴歷史文化財富的重任，是造福子孫后代的長遠大計。其次，檔案工作擔負著直接為現代化建設服務的任務。

3．檔案管理現代化是檔案工作發展的必然趨勢。應用現代科學技術成果，改善檔案保管條件，研究和發展檔案保護技術，已成為檔案部門的共識。檔案部門采用計算機技術進行檔案信息處理，建立和維護檔案信息數據庫等，有效地推進了檔案管理自動化的發展。

二、檔案管理工作現代化的主要內容

新時期檔案管理現代化是一個相對的、動態的、發展的概念范疇，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理體系正逐漸形成和發展。

1．檔案工作技術現代化。是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、交流、傳遞等利用先進的科學技術，實現工作手段的現代化。它涉及電子計算機技術、復制技術、縮微技術、聲像技術等。

2．檔案工作組織與管理現代化。首先，是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次，是先進技術手段的應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

3．檔案干部知識化。由于設備的現代化和管理的科學化，需要建立一支具有現代化科技知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。

4．檔案資源信息化。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容。一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

5．檔案保護現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。因此，以新型檔案載體為對象的檔案現代化，將成為今后研究的重點內容。而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

6．檔案管理標準化。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范,如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的開展。

三、檔案管理工作現代化的作用

利用計算機現代化設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的存儲空間縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案信息，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”。

建立計算機檢索終端，提供快速復印和復制服務。利用者從顯示屏幕上可迅速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復制本，給利用檔案創造極為方便的條件。

科技在迅猛發展，社會在不斷進步，檔案部門將站在新的起跑點，用新思路、新方法，全面推進檔案現代化、信息化建設，促進檔案事業持續健康快速發展，為國家改革開放和現代化建設服務。

（作者單位：白山市江源區財政局）