企業科技檔案管理工作研究

侯昱澤

(北京全路通信信號研究設計院集團有限公司，北京 100070)

科技檔案是企業在工程設計、工程咨詢、應用科研、標準制定、工程勘測、工程總承包和系統集成等技術活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。科技檔案管理工作是對企業科技活動的真實記錄，有助于企業科技研究和發展，科技檔案管理者應適應新的發展趨勢，改變管理觀念，采取有效的策略措施，真正激發科技檔案價值和作用，使之為企業科技發展提供重要參考。

1 樹立先進科技檔案管理觀念

1.1 建立科技檔案的資產觀

在科技型企業，科技檔案具有較強的專業技術知識和信息，因此它除了是與文書檔案等具有法律意義的檔案憑證外，更是有一定經濟價值的企業重要資產。尤其隨著知識經濟時代的來臨，科技型企業應建立科技檔案資產觀，將科技檔案納入企業資產管理范疇，成為企業無形資產的一部分。

1.2 轉變需求導向的服務觀

科技檔案的重要價值在于檔案需求者的開發利用。科技檔案管理的目標是服務于企業科技工作者和科技管理者，而不是單純的以收藏為工作主要目的。所以科技檔案的管理應以需求為導向、以應用為方向，聚焦在科技檔案的開發利用和科技人員的使用需求上，并將服務質量、水平，科技工作者的滿意程度納入對檔案工作人員的績效考核標準里。

1.3 明確電子檔案的認可觀

電子材料已然成為了科技活動成果的主要媒介，必須認識到電子檔案也是一種真實存在的客觀記錄，同樣也是可靠、可信的證據。對于那些用于內部使用和不涉及法律問題的、打印后更不利于查看的、大量耗費紙張和存儲空間的電子材料以及存于權威認證的數字檔案館系統的電子材料，企業可實行僅保存電子材料，不必硬性要求電子材料與打印成紙質材料同時歸檔的模式。

1.4 強化過程文件的存檔觀

科技檔案不僅要體現科技成果，也應反映出在設計和開發過程中形成的技術履歷。科技檔案應詳細記錄科技活動的各階段的計劃、方案、分析、數據、圖表等過程材料和積累的經驗，與科技成果具有同等的保存價值。在科技檔案管理過程中，企業應不斷強化科技活動的過程性文件的歸檔意識，在項目結題驗收時，對最終科技成果和過程性文檔同時進行驗收。

2 完善科技檔案管理的策略措施

2.1 健全企業科技檔案管理規范

企業目前在制定檔案管理體系文件時常用到的參考標準主要包括《企業檔案工作規范》(DA/T 42-2009)、《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2000)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《 紙 質檔案數字化技術規范》(DA/T 31-2005)等。隨著科技檔案管理工作開展過程中內外環境的不斷變化，企業應根據實際情況對標準中一些不適用和不完善之處進行制度規范擴充。比如：梳理企業各部門在檔案管理工作方面的權利、職責和相互關系；明確企業各部門和主管領導對科技檔案管理工作行使的監督和檢查權利；明確項目實施部門、項目組成員歸檔、移交和使用檔案的職責和義務。

2.2 理順科技檔案管理權責關系

科技檔案管理也是科技管理工作中不可或缺的一部分，雖然多數科技型企業的科技管理制度體系中都包含科技檔案管理的部分，但仍需強化科技管理部門的作用，進一步理順檔案管理部門、科技管理部門和項目實施部門之間的分工和權責。

檔案管理部門依據檔案管理體系文件向科技管理部門提出科技檔案管理的要求，并對其工作進行指導，對體系文件執行情況進行監督和審查。同時，對管理部門移交的檔案進行系統整理、科學編目、保管、鑒定、統計工作，為科技工作者提供檔案利用服務。

科技管理部門根據科研項目管理體系文件對項目實施部門提出科研項目材料歸檔要求，并審核歸檔材料及監督審查其執行情況，由項目實施部門按歸檔要求提交給檔案管理部門。

項目實施部門主要按照科研項目管理體系文件要求，對形成的科技項目材料進行收集、歸納、整理，并向科技管理部門提交歸檔申請，經科技管理部門審核后歸檔。

檔案管理部門、科技管理部門和項目實施部門之間的權責關系，如圖1所示。

圖1 檔案管理部門、科技管理部門和項目實施部門之間的權責關系Fig.1 Authority-responsibility relationships between technological archives management department,technological management department and project implementation department

2.3 完善科技檔案管理模式

1）科技檔案納入科技項目合同管理體系

企業目前多以項目制開展科技活動，科技管理部門與項目實施部門多以合同的形式來約束項目的執行過程。而科技檔案作為整個科研開發過程的重要成果體現，往往具有滯后性，不利于監督管理，因此，應將科研檔案歸檔要求納入合同約定條款，明確指出科技檔案應作為項目實施部門項目承擔人員的績效考評、科技獎項兌現、新承擔項目的必要條件，明確指出科技檔案歸檔頻率，同時科技管理部門應加強對項目實施部門履行情況的監管力度。

2）科技檔案納入企業知識管理體系

隨著信息與知識經濟的興起，科技檔案管理也逐漸由原來的信息管理發展為知識管理并趨于知識服務，因此，企業的知識管理體系需要將科技檔案作為知識管理的重要內容，逐漸將原來的科技檔案庫轉化成本資源庫、知識庫。

3）建立科技檔案驗收和審計制度

目前《重大建設項目檔案驗收辦法》在實際工作中取得了明顯的成效，借鑒此經驗，企業應在科研項目合同驗收中施行檔案驗收制度，把通過檔案驗收作為通過科研項目最終驗收的必要條件之一。對于沒有達到檔案驗收標準的項目，不能進行項目最終驗收工作。

目前，企業科技項目在中期檢查和結題時，需要科技管理部門評審和財務部門出具經費執行情況，以此對項目的執行情況、執行結果、費用支出等情況進行審核。但沒有對科技項目檔案情況進行審核，特別是項目持續時間跨度大的項目，為避免過程中出現項目材料的遺失，應在檢查項目中增加“檔案歸檔情況”的審核項，由檔案管理部門確認該項目是否已按里程碑或重要節點的要求歸檔。

同時企業可試行科技檔案審計工作，將科技檔案納入企業資產范疇，開展科技檔案資產或信息資產登記、評估和審計工作。目前英國已發布信息資產登記和評估信息資產的相關條例，國內科技企業可借鑒參考。

2.4 加強科技檔案人才和經費管理

不斷加強企業科技檔案管理人員的隊伍素質，提升業務能力，是企業提高科技檔案管理工作水平的重要措施，應著重從檔案法律法規、道德修養、基本理論、業務能力、信息化技能等多方面、多角度綜合考察科技檔案管理人員的職業技能。在企業中建立檔案專業技術職稱評聘制度，鼓勵檔案管理人員業務學習熱情，建立科技檔案人員職業上升通道，鼓勵科技檔案管理人員參加各類培訓，在企業中培養出一批專業化的科技檔案管理人才。

同時，應適當增加科技檔案管理工作經費投入，在企業管理經費中適當撥出用于科研檔案管理，保證企業檔案庫房、設備和工具齊套。

3 總結

綜上所述，企業要充分認識到科技檔案管理工作的重要性，建立科技檔案資產觀、轉變以需求為導向、明確電子檔案的認可程度和注重過程性文件的存檔。積極改進科技檔案管理的制度措施，健全企業科技檔案管理規范、優化科技檔案管理權責關系、完善科技檔案管理模式、加強科技檔案人才和經費管理。從多維度改革創新，實現企業科技檔案管理提升。