人事檔案管理的理解與思考

周靜

摘 要：本文從人事檔案的定義、存在意義、發(fā)展歷史、目前管理中存在的問題以及下一步的努力方向五個方面加以闡述。旨在一方面加深非人事檔案管理人員對人事檔案管理工作的認(rèn)識，另一方面指出人事檔案工作的努力方向，使得人事檔案管理工作邁向更加科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：人事檔案;材料;收集;審核

1干部人事檔案的定義

干部人事檔案是指單位在組織人事管理活動過程中產(chǎn)生的，或個人填寫并經(jīng)由組織審查認(rèn)可的，記述和反映職工經(jīng)歷及德才表現(xiàn)等情況，以個人為單位組卷，按照有關(guān)規(guī)定整理，由組織集中保存以備查考的文字等形式的歷史記錄。

2人事檔案存在的意義

2.1人事檔案的組成及對于個人的意義。通過單位審核認(rèn)定的履歷材料對一個人工作經(jīng)歷說明的可信度無疑更高的，“家庭成員信息”可作為“公積金提取”和“遺產(chǎn)繼承”等的直系親屬憑證;當(dāng)人員求職或晉升時，填寫的學(xué)歷學(xué)位信息需要有全套的學(xué)籍材料做依據(jù);轉(zhuǎn)正定級材料，是確定參加工作時間的直接依據(jù)，歷年的薪酬變動，也是職工在單位連續(xù)工作的有利佐證，等等。

2.2人事檔案對于組織的意義。人事檔案從經(jīng)歷、自述、考察、科技貢獻(xiàn)、工作成果和評價等方面為一個人做著相對客觀和完整的記錄。在了解干部、維護(hù)干部合法權(quán)益中起著重要的作用。

了解了人事檔案對于個人和組織的大致意義，那么人事檔案是新興的事物嗎？她是否有傳承呢？

3人事檔案的發(fā)展歷史

3.1古代時期。殷商時期，在甲骨刻辭中，有殷官制的記載;在金文檔案（青銅器上記載的具有史書性質(zhì)的銘文）中亦有商王對官員的冊名、誥命（皇帝任命當(dāng)朝官員，授贈給官員家屬的榮譽證書）、賞賜等記述。西周“薦書”、春秋戰(zhàn)國時期的“計書”等都是當(dāng)時重要的官員考核材料。

秦漢時期，在人才選拔任用的過程中形成了“令甲”“功令狀”“鐵券”、考課和畫像等不同種類和內(nèi)容的人事檔案。漢高祖劉邦在起義時，為官兵建立個人冊籍，記錄他們的表現(xiàn)和功績;即位后，選拔人才時，凡備選的“賢士大夫”要詳細(xì)登記“行”（品行）、“義”（儀表）、“年”（年齡）。

唐朝入仕的官員要將名籍、履歷、考績、授官、政績等情況詳細(xì)記錄歸檔，稱“甲歷”，也稱“官甲”或“甲敕”，建立“甲庫”專管，還建立甲歷副本，分庫保管。

五代時期，仍沿用甲歷做法，要求“所有選人受官，黃甲備錄”（《五代會要》），凡選拔人才或升降官職，都要在甲歷檔案中詳細(xì)記載。

宋代設(shè)有“人才簿”。選拔人才有“家狀”（類似個人履歷）、“舉狀”（高級官吏的推薦）、引見材料（面呈皇帝的材料）和磨勘材料（考核材料）。

元代在考核官員時，建立“考功歷制度”，卷首寫明姓名、出身，調(diào)動時由上級官吏注明任職時間，記載任期功過。

明代人事文書稱“貼黃”，即官員履歷表，作為考核、任用、封贈的依據(jù)。

清代官員檔案有考課材料（履職考察材料）、投供材料（候選官員呈交吏部文選司選補的履歷單）、給憑材料、獎勵材料（稱“功牌”）、退休材料等。

3.2近代時期。建黨初期，為保證入黨、入團人員的政治忠誠和保護(hù)黨員、團員為目的，黨組織要求各區(qū)執(zhí)委會對黨員、團員進(jìn)行統(tǒng)計，形成基本情況簿冊。

抗日戰(zhàn)爭時期，根據(jù)地不斷鞏固和發(fā)展，人事管理工作逐步走向正規(guī)，人事檔案材料大量產(chǎn)生。并開始形成按照干部管理權(quán)限向上級報送干部檔案的制度。

新中國成立后，人事檔案材料的收集范圍也豐富起來，從此前的基本信息、背景、出身等材料，擴充到發(fā)明創(chuàng)造、學(xué)術(shù)著作、理論學(xué)習(xí)筆記、畢業(yè)證書等。

1956年至今，人事檔案管理逐步完善，并向著制度化、規(guī)范化和信息化建設(shè)發(fā)展。

目前人事檔案收集的材料，在歷史的演變中，都有其可考的雛形;人事檔案在歷史的長河中，未見消亡，反而日漸豐富，也足見她的意義。

那么，目前的人事檔案管理是否已經(jīng)十分完善了呢？

4目前人事檔案管理存在的問題

4.1材料收集不完整

檔案管理人員，并不是檔案材料的形成者，而且隨著組織規(guī)模的增大、管理職能的增加，材料完整收取的難度也隨之增加。并且，此前未收集的材料也不易查補。

4.2材料甄別難度大。對于個人形成的材料，填寫人的心態(tài)和對材料形成意義的了解程度各不相同，填寫內(nèi)容的真實性和全面性難以保證，組織在審查過程中甄別難度加大。

4.3個別人檔分離問題。某些人員單位變動后，新單位（或其人事檔案代管部門）未及時發(fā)出檔案轉(zhuǎn)遞要求，會導(dǎo)致一段時間的人檔分離，存在這段時期內(nèi)某些材料無法收集的風(fēng)險。

那么，為盡量避免上述問題的產(chǎn)生，人事檔案管理工作有哪些努力的方向呢？

5人事檔案管理的努力方向

5.1主動收集。中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中第三章第三十一條指出：干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。

5.2及時收集整理。上述《規(guī)定》第三章第三十條和第三十七條指出：人事檔案材料形成部門，在材料形成之日起一個月內(nèi)，送交人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。

分散的檔案有遺失的風(fēng)險，并且不利于利用，及時收集整理能最大可能的規(guī)避這種風(fēng)險。

5.3加強審核。上述《規(guī)定》第三章第三十二條至第三十四條指出：干部人事檔案管理部門必須嚴(yán)格審核歸檔材料，包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備，成套材料是否頭尾完整。

材料填寫不規(guī)范、內(nèi)容不完整、手續(xù)不完備、或重要信息與原檔案記載不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作，補辦手續(xù)，或由組織部門審改認(rèn)定、加蓋公章。

上述工作，可以最大程度的保證檔案材料的真實、有效和完整。否則，就失去了人事檔案重要的、提供參考的作用。

5.4加大材料收集前的說明力度。人事材料收集不及時、填寫不規(guī)范、內(nèi)容不完整等問題，除個別情況有意為之之外，多數(shù)情況是材料形成部門或個人對人事檔案的認(rèn)識程度和收集原則了解不夠造成的。檔案管理人員可根據(jù)材料收集管理規(guī)定，在收集材料之前，向材料形成部門或個人解釋材料收集的意義和填寫說明，最大程度保證材料的真實和完整。

結(jié) 語

人事檔案能夠忠實的記錄干部德、能、勤、績、廉的情況，為公道正派的選人用人提供真實、全面的檔案信息，為維護(hù)干部的合法權(quán)益提供依據(jù)。

本文雖旨在讓更多的人了解人事檔案的意義，但歸根結(jié)底，還需要檔案管理人員提高自身工作水平，從工作的源頭想起，深刻理解人事檔案管理工作的重要意義，發(fā)散聯(lián)想到工作相關(guān)的方方面面，確保各種材料的完整收集和各項工作的依規(guī)開展。

參考文獻(xiàn)

[1] 中國法制出版社.干部人事檔案工作條例. 北京：中國法制出版社，2018.

[2] 《人事檔案管理實務(wù)》編委會.人事檔案管理實務(wù).北京：中國電力出版社，2017.

[3] 勝利石油管理局黨委組織部.勝利油田干部人事檔案工作培訓(xùn)材料.東營，2011.