新興信息技術賦能新形勢下的會展行業轉型升級

摘要：在本世紀過去的20年里，信息技術已經日益廣泛地應用到了會展行業之中，為規模不斷龐大的會展活動提供了技術支持，在極大提高工作效率的同時，也節省了大量的組織成本。而以5G和VR為代表的新興信息技術的日臻成熟，也為舉辦在線會展活動提供了基礎，并促使傳統會展活動在諸多方面發生變革。在新冠肺炎導致整個會展行業停擺的大背景下，會展行業更應與時俱進，主動學習、消化、吸收和應用新興信息技術，為行業的健康發展賦能。

關鍵詞：線上;線下;5G;VR;云;平臺

過去三十年來，伴隨著改革開放的總體步伐，我國的會展行業快速發展，特別是在加入世界貿易組織之后，會展行業步入了黃金十年。據不完全統計，2019年，我國在境內共舉辦3500多個規模以上的經貿類展覽，展出面積在1.3億平方米以上，我國企業組團到73個國家參加1700多個展覽，展出面積67萬平方米。會展業的發展，不僅為技術交流和經貿合作提供了良好的平臺，而且還帶動了酒店、餐飲、旅游等行業的發展，如果把展品運輸和展臺搭建等綜合服務包括在內，會展行業在解決就業方面的溢出效應也十分可觀。

今年1月份爆發的新型冠狀肺炎疫情，讓高歌猛進的會展行業按下了暫停鍵，國內外知名的會展活動全部延期或取消，全行業的發展和生存問題突然變得令人深思。在這種特殊背景下，我國政府迅速做出決定舉辦網上廣交會，由騰訊公司提供全面的技術支持。我們有理由相信，依托我國比較完備的信息化基礎設施建設，借鑒電子商務和網絡教育積累的成功應用經驗，會展行業完全可以利用疫情促成的契機真正踏上早就應該踐行的轉型升級歷程。

一.線上還是線下？

早在本世紀之初，當互聯網剛剛向民眾展示初級應用，會展界大有先行者開始嘗試在網上舉辦展覽展示活動，熱情謳歌擺脫時空局限的線上會展。然而，那時窄窄的帶寬和孤立的數據云無法支撐較大的訪問量，簡陋的用戶終端更無法滿足基本的多媒體互動需求，線上展覽很快就偃旗息鼓了。

然而信息技術在會展行業開展應用的種子就此埋下，傳統的線下展覽開始逐步嘗試利用信息化的手段為會展活動提供有力支持。相關應用主要表現在以下幾個方面：一是活動前期籌備階段。活動組織者和主辦單位普遍率先制作一個專門的網站和客戶端，提供活動的相關資訊，包括背景、本屆亮點、展位圖、日程、上屆活動綜述等等，讓潛在的參展商對活動有個基本的梗概了解，并可以據此進行參展和觀展相關事宜的溝通交流。網站上的相關信息不斷更新，讓參展企業和參會聽眾第一時間了解到活動的動態。此外，很多活動的新聞發布會也采用網上舉辦的形式，并利用微信等社交媒體進行廣而告之，迅速在相關產業界傳播。二是活動后期籌備階段，也是目前信息技術在會展行業應用最有效的階段。在這里，主辦單位可以迅速收集展品信息和演講資料，各種服務商可以務實地與參展商、聽眾和觀眾互動，了解他們在活動現場的各種需求并提前進行在線預定，比如活動主場運輸商可以便捷確定大型展品的運輸路徑和吊托進場方案，主場搭建商可以認真審核展臺設計圖紙，確保合乎消防規定和其他安全要求，主場綜合服務商提供的酒店、餐飲和車輛預定的網站，可以讓參加活動的國內外嘉賓輕松安排好吃住行計劃。普通觀眾和聽眾可以在活動官網上進行注冊和付費，確保順利進入展館和會場，媒體人員可以在網上通過互動的方式預定擬采訪的企業和演講嘉賓，讓現場的采訪活動相關活動更有針對性。三是活動舉行階段。在這個階段最常見的形式就是現場的展覽導圖，觀眾只需要在屏幕上點擊，就能看到各家參展企業的位置，確定好自己的參觀路線，避免在眾多的展覽館中來回奔走。另一個常見的設施就是觀眾和聽眾匝機，這道匝機風景線不僅僅是自動刷碼出入的屏障，而且更是活動組織者日后進行觀眾和聽眾統計分析的依據。除此之外，組委會還在重要的參展商展區以及重要會議的門口另外提供掃碼設備，根據這些總體和單獨的數據，了解到觀眾和聽眾的進場時間和頻率，分析出他們的年齡、專業背景與會議日程和展覽內容之間的關聯信息，并據此總結活動安排的得與失，不斷調整方案，為下一屆活動提供借鑒。

必須承認，在本世紀過去的20年里，信息技術已經日益廣泛地應用到了會展行業之中，為規模不斷龐大的會展活動提供了技術支持，極大提高了組織者的工作效率，并節省了大量的組織成本。今天在疫情面前會展全行業的整體停頓，足以說明信息技術在會展行業的應用還處在初級階段，遠遠沒有跟上信息時代的步伐，這應該引發全行業的反思和警醒。如何運用新興的信息化技術，一方面在線下會展領域拓展新應用，另一方面開展線上會展，加速會展行業的轉型升級，這既是行業的選擇，也是社會發展的必然。

二.有哪些新興信息技術能夠應用在會展行業之中？

首先是5G技術。5G不僅能提供更大的帶寬，極大提高傳輸速度，而且還能兼容支撐以前適用的眾多通信協議。線上會展涉及到不同的國家和地區，要完成跨地區的實時通信，要清晰呈現展品的性能，傳輸速度一定要快。而且由于國家和地區信息化基礎設施不同，使用的通信協議也不完全一致，5G技術可以有效地支持多利益攸關方的交互通信。我國身處5G技術的引領者行列，也是5G通信技術設施建設的先行者，這為會展行業開展線上會展活動提供了難得的先發優勢。

其次是云技術。“雙十一”期間巨大的數據交換量，已經深度檢閱了我國云計算的巨大能力。今天我們有阿里云、百度云、騰訊云、移動云和航天科工云等等遍布全國的云計算中心，正在為網上購物、網上教育、遠程會診和智能網聯汽車提供可信可靠的支撐，毫無疑問也為開展線上會展活動鋪平了道路。

然后就是平臺技術。會展行業的屬性就是提供一個平臺，讓全行業的供需方們在特定的時間內形成虛擬的產業集聚。我國是運行大型網絡互動平臺最成功的國家，積累了豐富的成功經驗，可以為會展行業所借鑒。以騰訊會議系統為代表的各種線上會議活動解決方案正在疫情期間大顯身手，而且正在向展覽行業應用遷移。6月份召開的首屆網上廣交會將拉開線上會展活動的歷史序幕。

此外，VR（虛擬現實）技術日臻完善，相關應用也日益成熟，配合5G的傳送速度，我們可以佩戴上VR眼鏡可以實時欣賞到遠方的場景。可以說，5G+云+平臺+VR的結合基本上就能保障任何在線會展活動的順利進行。

當然，不斷成熟的大數據技術、高清晰顯示技術、識別認證技術、全息技術和動漫技術等，也都在推廣出嶄新的應用，也將為網上會展活動提供技術便利，為廣大會展活動的組織者們提供了現成的解決方案。

三.開展線上會展活動的主要挑戰在哪里？

首先要求會展活動政府審批機構解放思想，制定新的在線會展活動申辦主體認定管理辦法，同時對主辦機構提出新的要求，更有效地對平臺上的參展商、觀眾和展品進行質量遴選和資格審核，減少和杜絕技術侵權和偽劣產品等。

二是活動主辦單位要加大在信息化應用方面的投資，引入信息技術的人才，保證上述新興信息技術應用能有充分得到實施。此外主辦單位要不斷創新，在線上活動閉幕之后下功夫，不能像線下會展一樣幾天后萬事大吉，而是要利用行業協會和專業委員會的力量，充分發揮網絡平臺不受時空局限的優勢，為供需雙方提供更多更有價值的增值服務。

三是參展商需要精心策劃展區部署，提供吸引人的多媒體方案，有效安排適合遠程參觀的產品性能講解和演示。像主辦單位一樣，參展商也要充分考慮網上展臺的在閉幕后的可持續性。

四.傳統會展應該如何轉型？

畢竟在線會展只是剛剛起步，疫情之后大多數線下會展也會延期舉行，線下會展活動還會延續很長時間的繁榮。但是把新興信息技術應用到傳統的會展活動的組織工作之中，是不能忽視的發展趨勢。傳統會展活動產業鏈中的重要參與方需要順勢而為，在組織工作中加速新興信息技術的應用，共同推進會展行業的轉型升級。

作為主辦單位，需要思考的是在傳統的展會現場之外提供一個真正的網上展覽，而不是今天流行的現場直播形式，不在現場的觀眾只能被動地看到熱鬧的人頭攢動場面，不能主動或交互地看到自己感興趣的展臺和展品。

作為參展單位，需要創新的是在傳統展會的現場給到展臺參觀的觀眾提供一個能系統展示技術產品的電子文件，不再是簡單地給他們送名片和紙質宣傳資料。這個電子文件應該是動漫形式的，能吸引觀眾有興趣地觀看理解。進一步講，應該在傳統的展臺上與本部廠區和生產車間在線互連，讓觀眾獲取更全面更真實的資訊。

作為會展活動服務商，需要完善的是打破傳統的網上預定服務分工，比如展品運輸、吃住行安排和展覽搭建圖紙申報目前都是各自為戰，且并沒有流程跟蹤服務。不同服務商之間必須開展合作，為展商和觀眾提供一站式的在線預定，同時提供類似快遞行業的在線服務進度跟蹤查閱服務系統。

作為展覽館和會展中心，需要轉換的是傲氣的地主角色，應該利用大數據和物聯網技術，與眾多的主辦單位通力合作，完善聽眾和觀眾數據庫建設，更好了解他們的需求，在會后和展后實時提供個性化的信息推送服務。此外，特別要改變的是，不僅要在場地周圍部署完善的5G網絡設施，同時不能延續賣方市場下的惡習，讓參展商們面對奇高的寬帶租金望而生畏。

五.結束語

有理由相信，在政府的積極倡導下，依托我國比較完備的信息化基礎設施建設，借鑒電子商務和網絡教育積累的成功應用經驗，傳統的線下會展活動完全可以利用疫情促成的契機開始真正的轉型升級，新興的線上會展活動將快速發展。

作者簡介：張暄（1963-）女，副研究員，研究方向：國際城市問題。