基層單位建立數字檔案室的必要性研究

周錦

【摘要】我們身處于一個信息化技術飛速發展的時代，國家機關的基層單位已經普遍使用OA處理公文，傳統檔案管理模式已經與之不相適應，顯露出許多弊端。基層單位建立數字檔案室是檔案工作與時俱進的標志，開創檔案管理新模式是提高檔案工作質量的必要途徑。

【關鍵詞】基層單位;建立;數字檔案室

隨著大數據和區塊鏈計算機應用技術的發展，數字信息技術在檔案管理中得到了廣泛應用，數字檔案應運而生。負責統籌管理數字檔案的數字檔案室目前在市級、區級以及大型企業單位的普遍應用，開創了檔案管理新模式，成為檔案管理行業領域里最早受益于信息技術最新成果的急先鋒。作為國家機關的基層單位，也應該緊跟信息技術的發展步伐，與時俱進，為解決傳統檔案管理模式和信息時代日益產生的新需求之間的矛盾，基層單位應該盡早地建立數字檔案室。

一、數字檔案室的概述

數字檔案室是立檔單位在履行職能過程中，運用現代信息技術，對于電子檔案和傳統載體檔案數字副本、數字檔案信息進行采集、整理、存儲管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。數字檔案室的基本特征是檔案資源數字化（增量檔案電子化）、檔案實體虛擬化（存量檔案數字化）、檔案管理系統化、信息傳遞網絡化、檔案利用知識化幾個主要方面。具體以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式、信息記錄形式的數字化是數字檔案室的基本特征。

二、國家機關基層單位傳統檔案管理模式的現狀

（一）傳統檔案管理模式對電子檔案管理的缺失。國家檔案局緊跟信息技術的發展步伐，逐年頒發新的規定指導全國的檔案工作。2018年12月出臺了比較完善的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，緊接著2019年1月1日起又施行了《機關檔案管理規定》，對電子檔案和數字化檔案的信息化建設做出的規定。規定中明確，國家機關應當開展數字檔案室建設。數字檔案室的建設按照《數字檔案室建設指南》執行，指明了國家機關檔案工作努力的方向。基層單位是國家機關中最小的機關，頂層先行積累數字檔案室運行的經驗，有利于基層單位遵照執行，不走彎路。基層單位管理手段暫時滯后能理解，但一直停留在傳統載體檔案管理的模式中，兩耳不聞窗外事，就是過度漠視檔案工作現代化發展了。目前基層單位的實際情況是沒有制度要求，沒有業務能力和技術設備對工作中產生的大量的電子文件轉換成數字檔案進行管理和利用。面對日益增長的大量電子文件的產生，我們傳統的檔案管理模式只是把電子文件轉換成紙質檔案進行歸檔，沒有把新產生的電子文件轉化成數字檔案，也沒有把庫藏檔案轉化成數字檔案進行統籌管理，形成了信息時代檔案管理工作長期存在漏洞，暴露出了與信息時代不相適應的問題。數字檔案室建設工作啟動越晚，這個漏洞就越大，也可能很難再彌補。

（二）傳統檔案利用方式的局限性。錄音、錄像、照片等各種形式的檔案信息經過數字轉換，既承載了檔案的真實性，又方便了管理、利用。另外，通過檔案的數字化處理后，復制時不容易丟失信息，從而避免了紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現的清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，我們應該充分利用數字化信息的這些特點。但是目前基層單位多數情況下，還是沿用傳統的借閱方式，去檔案室調取紙質檔案，當場借閱歸還抑或復印檔案副本提供利用，檔案副本由于裝訂的關系復印總是不太清晰。外單位借閱還必須提供介紹信，親自前往存檔單位調閱檔案，不能即需即取，非常耗時耗力。目前開始普遍使用手機拍照取得檔案的副本，通過微信等第三方平臺作為傳輸工具進行利用，很大程度上方便了利用者，特別是遠程利用者不必再登門借閱檔案了。這種利用方式啟發我們應該采用比拍照取件更為安全便捷的網絡傳輸方式提供本單位人員利用，并借助網絡終端開發遠程利用，為遠程的利用者提供利用的便利。

（三）傳統檔案檢索方法漏檢現象嚴重。用現有的檔案管理系統軟件檢索檔案，經常碰到漏檢的情況。庫房中的檔案在軟件里通過標題名的字段檢索卻找不到。因為利用者多數只能提供文件標題的字段，提供的字段和檔案文件標題里的字段也不匹配。最后只能利用紙質檢索工具逐個進行人工搜索。檔案數據逐年龐大，檢索效率日益低下。有的利用者很急，就會放棄借閱檔案，讓檔案管理人員存有深深的挫敗感。數字檔案具有文字、圖形、聲音、影像等多種媒體表現形式，多種媒體信息可以單獨或者相互作用形成數字檔案信息，檔案檢索必須充分利用數字檔案的多媒體集成性，統一標識數字檔案，確保其原始性、標準性，使數字檔案檢索起來更加靈活，提高檢索的準確性和快速性。

（四）傳統檔案統計方法難以達到精準快速。對于信息化發展而產生的新科技、新模式，基層單位有享用的權利，主管單位也有按照國家檔案局的要求盡快推進基層單位的數字化檔案室建設的責任。基層企事業單位經過幾十年的檔案積累，庫存檔案也達到了一定的數量。利用分類目錄和保管目錄等檢索工具進行手工統計，需要反復核查才能確認數字無誤，工作效率極低。如果數字化檔案室建成，將原有庫存的紙質檔案數字化，新增電子文件數字化，經過標準化和規范化標識的數字檔案，多次利用都能保證元數據的真實、完整、安全。在此基礎上采用計算機統計各種數字檔案，統計速度提升，統計數據更加精準，還能免去大量的數據復核時間，解放勞動力。通過對系統軟件的輔助功能的開發，無論是對各種類型的檔案統計，還是對檔案保管期限續存、檔案的銷毀移交、利用實體檔案以及下載的數據都能做靈活精準的統計。系統軟件還能通過圖表等可視化方式顯示各類統計報告，統計結果符合真實、準確、完整的要求，大大降低了時間成本，提高了工作效率。

三、基層單位建立數字檔案室的必要性

（一）開創檔案管理新模式，提升基層單位檔案管理現代化水平。1.數字檔案室是信息化條件下基層單位檔案工作轉型發展的必然要求。很多市區級機關和大型企事業單位已經建立數字化檔案室，并且運行多年，完成了海量新舊數據的轉換，實現了高效而便捷的遠程利用。基層單位開啟信息化時代檔案管理新模式，建設數字化檔案室已經到了刻不容緩的地步。基層單位要將數字檔案室的建設納入本單位3年近期規劃中，逐步實現對檔案管理人員向復合型管理人才轉變的培訓，提升檔案管理人員的信息化知識水平。同步籌劃組織機構設置、技術人員配置、網絡設施建設、技術設備落實等方面的建設，逐步縮小和信息時代現代化水平的差距。2.數字檔案室是單位數字業務建設和檔案信息化建設的重要組成部分。面對電子文件收集和管理的脫節，檔案檢索的漏洞、檔案統計的落后手段、檔案利用者的新需求，已經充分顯露出建立數字檔案室的迫切性和必要性。而我們作為國家機關的基層單位，麻雀雖小五臟俱全。檔案收集和歸檔，檔案檢索和利用，檔案統計和總結等功能一樣不少。為什么要長期守著落后的管理模式而對撲面而來的先進技術新技術、新模式視而不見呢？基層單位建立數字檔案室對加強檔案數字資源的收存、利用，將觸發檔案工作技術和方法升級，是提升基層單位檔案管理現代化水平的重要轉折點。

（二）提高檔案檢索的科學性，實現遠程利用檔案。目前從國家層面上，國家檔案局已經頒布了《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T63）、《紙質檔案數字化規范》（第DA/T31）等一系列文件，高度統一了數字化檔案標注的標準性和規范性，保證了傳輸數據安全可控。數字檔案室建設是一項系統工程，包括網絡基礎設施建設、數字檔案資源保障體系等，需要檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。提高檔案檢索的快速高效精準，離不開安全的網絡設施。按照國家規定，網絡設施建設原則是局域網、政務網、因特網三網隔離。數字檔案室具備互聯網、政務網、單位內部網、局域網等網絡信息點。數字檔案室應用系統運行于因特網、物理隔離的局域網、政務內網和基于VPN構建的政務外網虛擬專用網絡，配備必要的防火墻漏洞掃描入侵檢測等網絡安全設施。在保證自動采集的數字信息能保持內容、元數據、組件之間唯一性的關聯關系后，軟件對檢索系統實現數字檔案分層次、分類別、分權限提供共享利用。設置多項標準化檢索字段和邏輯關系的高級檢索，實現在浩瀚的庫藏檔案中快速精準地全文檢索，彌補漏檢的黑洞。還可以使用網絡開展檔案在線查看、全文檢索、打印下載數據內容、借閱登記、利用審批、利用效果反饋等功能。通過網絡終端實現檔案的遠程傳輸，利用者不必親臨存檔單位，就可以快速獲取所需要的檔案信息，大大提高了利用效率。

（三）提升檔案管理人員的科技知識水平。檔案管理信息化是一個系統的工程，特別是數字檔案室建立以后，還必須會使用各種先進的信息化設備，完成采集、轉化數據、存儲、調取、下載上傳等新知識、新技能，急需復合型檔案管理人員。復合型檔案管理人員不僅要有紙質檔案管理業務的基本知識，還必須兼備計算機、信息化管理的基礎知識。在信息化技術飛速發展的時代，基層單位領導必須主動給他們創造學習機會，為及早啟動數字化檔案室的建設實現人才儲備。

（四）實現“單套制”歸檔，緩解檔案庫房需求量。紙質檔案歸檔的方式使檔案庫房需求量逐年增長，給單位帶來了很大的壓力。在數字檔案室完成庫存檔案和新增的電子檔案全部數字化檔案后，可以逐步實現“單套制”的歸檔方式，以電子檔案的形式進行在線或者離線的形式移交檔案，可以不必再移交紙質檔案，大大提高現有庫房的使用率，緩解庫房逐年增長的需求。

四、結語

綜上所述，數字檔案室是信息化時代檔案行業領域的必然產物，數字檔案室的建立將會全方位提升檔案管理的現代化水平，在基層單位檔案管理事業發展的歷史上，具有重要的里程碑意義。

【參考文獻】

[1]朱建中.上海市檔案局2019年檔案繼續教育培訓教材[R].上海市檔案局，2019.

[2]國家檔案局.《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T63）、《紙質檔案數字化規范》（第DA/T31）[R].國家檔案局，2010.