信息化背景下文書檔案管理工作探討

李巍

摘要：隨著經濟的發展，我國的科學經濟水平也得到了明顯的提高，同時，事業單位數量和需求也不斷增加，檔案管理工作的模式逐漸變化。在事業單位檔案管理工作中，信息化的操作是目前管理中最新、最潮流的方式，但是檔案管理工作中信息化的建設工作存在一定的問題，事業單位必須對出現的問題進行了解、分析，通過研究來解決工作中遇到的問題，防止這些問題影響到事業單位檔案管理工作的進程。下面這篇文章，我將帶領大家有針對性的探討事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，并通過合理的措施進行解決，使檔案管理工作順利進行。

關鍵詞：信息;文書檔案;管理

一、事業單位信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題分析

（一）文書檔案硬件設施建設和環境不夠完善

目前，文書檔案硬件設施建設還不是十分的完善，存儲文書檔案的環境也需要提升。其中，首當其沖的便是該工作的檢索效率過慢的問題?，F今文書檔案管理中，可以使用兩種檢索方式：一個是電子檢索，另一個則是手工檢索。由于近幾年來科技的發展和技術的提升，部分單位的文書檔案管理已使用了電子檢索法，但仍大部分單位的文書檔案檢索方式，還是以手工檢索為主，阻礙了文書檢索工作的效率提升，并給工作人員帶來了極大的工作難度。因此，在文書檔案的檢索工作中，管理員一定要充分利用現代化的數字信息技術，提高檢索效率。

（二）文書檔案管理人員檔案意識淡薄和歸檔不及時

現如今，很多事業單位對于檔案工作的相關管理關注度并不高，檔案意識淡薄。盡管文書檔案管理的必要性被一次次的強調，但是依舊有單位對其熟視無睹。有的單位并沒有設立文書檔案的管理部門，而有的單位盡管為文書檔案開設了專屬部門，但是卻不為其投入人力、物力、財力，使該部門的作用沒有充分的發揮出來，導致該部門形同虛設。追尋該問題的主要原因是因為文書檔案管理工作的主要內容是收集資料信息，對檔案歸納沒有引起重視，歸納不及時。同時，這項工作繁雜瑣碎又十分艱苦，且很難在該項工作中獲得可觀的經濟利益。所以才會出現研究院單位不愿將過多的人力、財力、物力投入到文書檔案管理中，而且能夠勝任該管理的人員也少之又少。

（三）信息化管理存在局限

由于工作人員受到傳統思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒有達到相應的信息化文書檔案管理工作要求，從而致使信息化設備無法被充分利用。例如：文書檔案管理工作中，若是想要將紙質檔案轉變成電子數據檔案，對管理工作人員的工作素質具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優質的完成該項工作。而在實際工作期間，往往都會由于工作人員的專業技能有限而影響到整體機關單位文書檔案信息化管理工作，從而致使該項工作的實效性受損。

二、提升事業單位檔案管理信息化的有效策略

（一）提高事業單位領導干部重視程度，增加資金投入力度。在事業單位檔案管理中，為了更好提升檔案管理的信息化，需要提高單位領導重視程度，增加相關信息化建設資金投入。在事業單位檔案管理中，需要提高相關領導重視程度，提高對檔案管理內容的保密性。在進行檔案管理中，需要加固檔案室門窗，提升檔案信息化的安全性。

（二）充分利用先進的信息技術。隨著互聯網的不斷發展，各種先進的信息技術不斷出現，為事業單位檔案信息化建設提供了基礎保障。事業單位檔案信息化建設過程中，通過電子檔案可以添加圖畫和錄音等內容，使得檔案記載方式更加多樣化，更加真實。通過現代化技術手段，可以有效地將電子文件以及各個收、管、存、用等系統接口緊密結合起來，從而有效地保證了檔案管理的真實性，進一步達到檔案信息真實性控制的目的。

（三）建立電子檔案備份制度。電子會計檔案備份制度的建立，可以有效地防范自然災害、意外事故以及人為破壞所帶來的不良影響。在建立電子檔案備份制度時，需要注意以下兩點：第一，將紙質檔案資料掃描成電子文件或其他電子文件類型，同時，不能僅僅以電子文件的形式歸檔，原來紙質檔案文件也要保存管理好，紙質檔案仍是第一保存文件，電子檔案只是歸為副本歸檔管理。第二，如果電子檔案資料的生成、發送等來源不可靠或不具有權威性，必須以原件檔案為主，不可以僅以電子文件歸檔。

（四）檔案管理系統管理。檔案管理系統必須嚴格做到：能接收電子文件歸檔、長期保存、電子與紙質檔案相對應，保持一致性。電子檔案資料產生、傳遞的全過程不能夠脫離計算機等相關電子設備。此外，必須保證信息的可靠性、真實性，任何環節不能有人為干預行為，做好保密工作。

（五）注重事業單位檔案管理軟件的升級、開發。在事業單位檔案信息化建設中，為了更好地實現檔案管理的信息化，需要配置相關的信息化設備和軟件，并需要加強對檔案管理軟件的升級與開發。1.在部分系統升級后如果不再兼容原生系統，必須在系統升級之前做好原生系統的歸檔保存，以防止出現遺漏;另外，在涉及硬件設備更新換代時，也需要提前對原硬件設備進行保存，以防止在繼續讀取以前生成的檔案時出現意外。所以，無論是在線還是離線，只要是系統維護、升級都必須做得好原生的檔案備份，以做到真正意義上的歸檔保存，防止意外發生。2.防寫技術、信息加密、信息確認。在檔案信息、數據遷移之前，必須采取仿寫技術對檔案進行保護，以防止在遷移的過程當中被惡意篡改，確保檔案信息的真實性;同時，利用信息加密技術對檔案進行加密，防止檔案信息被盜取、惡意破壞。3.防毒技術、訪問控制。確保計算機網絡環境安全，常用的防護安全軟件有防火墻、入侵檢測與審計、防毒等，全稱需要通過身份認證、權限限制等技術，對系統板塊進行防護，這些軟件的應用可以有效防止檔案的篡改，保證檔案信息的安全性。

（六）注重事業單位檔案管理信息化人才的培養。在事業單位檔案管理中，需要對檔案管理信息化人才加強培養，從而更好地促進事業單位檔案管理信息化程度。在對檔案管理信息化人才培養中，需要制定科學合理的培訓計劃，采取多種形式培養檔案信息化管理人才隊伍。

三、結束語

綜上所述，在當前信息化背景下，機關單位文書檔案管理工作也受到一定影響，從而導致機關單位中文書檔案管理工作存在部分問題，影響到該項工作的實效性?；诖耍阈枰獙τ谄渲兴嬖诘膯栴}做出系統性的分析與探究，在明確其中的問題之后便可以具有針對性的定制改善措施，從而全方位提升文書檔案管理工作的質量。

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