完善人事檔案管理工作，提升企業(yè)人力資源管理水平

段志丹

摘要：伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)上各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)都愈加激烈，為了提升企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，其中人才競(jìng)爭(zhēng)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心。企業(yè)中只有具備優(yōu)秀的人才陣營(yíng)，才能使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。本文在人力資源管理背景下，研究和分析人事檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)人力資源管理的影響，最后提出一些有關(guān)提升企業(yè)人事檔案管理工作水平的有效途徑。

關(guān)鍵詞：人力資源;管理;認(rèn)識(shí)檔案管理

企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)際上是人才之間的競(jìng)爭(zhēng)。只有企業(yè)擁有非常多的高質(zhì)量人才，才能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)。一方面，市場(chǎng)中的每個(gè)企業(yè)都設(shè)置有人力資源管理部門(mén)，人力資源管理主要是公司人才分配和設(shè)置的關(guān)鍵，是市場(chǎng)上整個(gè)人才競(jìng)爭(zhēng)的核心。因此，在如今社會(huì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的背景下，企業(yè)需要不斷的完善人事檔案管理工作，提升企業(yè)人力資源的管理水平。只有這樣才能提升自身企業(yè)的實(shí)力。

一、企業(yè)人事檔案管理工作中的不足

（一）人事檔案材料信息缺乏真實(shí)性

我國(guó)很多企業(yè)在人事檔案管理工作過(guò)程中因?yàn)闄C(jī)制不完善和操作方式不正確，導(dǎo)致無(wú)法保障人事檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。首先，可能在檔案信息傳遞的過(guò)程中，出現(xiàn)文件流失和損壞現(xiàn)象。如果其中的文件丟失將就很難恢復(fù)和補(bǔ)齊;其次，企業(yè)人事方案資料不能進(jìn)行及時(shí)的更新，導(dǎo)致很多企業(yè)中的工作人員信息不完整或者不正確，這是一項(xiàng)工作量很大的工作，如果平時(shí)不注意，隨著時(shí)間的積累，將需要更長(zhǎng)的時(shí)間和更多的人力來(lái)補(bǔ)充完善。這些問(wèn)題，對(duì)后期的人力資源管理工作將會(huì)產(chǎn)生非常不好的影響。

（二）企業(yè)人事檔案管理機(jī)制較為落后

伴隨經(jīng)濟(jì)科技的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都逐漸的實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。現(xiàn)代化發(fā)展需要企業(yè)不斷的創(chuàng)新用人機(jī)制。人力資源管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來(lái)了基于。這就需要人力資源管理在制度方面需要科學(xué)合理的制定，逐漸的加以完善和創(chuàng)新，隨著社會(huì)的發(fā)展不斷的改革，以此滿(mǎn)足市場(chǎng)的需求。但是很多企業(yè)制度更新不及時(shí)，制度制定不科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。導(dǎo)致企業(yè)在管理的過(guò)程中出現(xiàn)很多的問(wèn)題。企業(yè)的人事檔案管理的工作實(shí)質(zhì)是服務(wù)。企業(yè)擁有多少人力資源就必須做到人力資源管理的義務(wù)。但是目前有很多企業(yè)都沒(méi)有重視這個(gè)問(wèn)題，大多時(shí)候企業(yè)都只是從自身利益出發(fā)，導(dǎo)致很多工作人員脫檔、死檔等。現(xiàn)代企業(yè)要求人事檔案管理工作必須對(duì)檔案及時(shí)更新和傳送，過(guò)程比較復(fù)雜和繁瑣，人事檔案的流轉(zhuǎn)并不順利。企業(yè)的人力資源在管理的過(guò)程中面臨很多有待完善的問(wèn)題。

二、完善人事檔案管理工作在人力資源管理中的重要意義

（一）為企業(yè)人力資源管理提供有效數(shù)據(jù)

企業(yè)人事檔案管理工作中有一項(xiàng)非常關(guān)鍵的工作，那便是人事檔案庫(kù)。人事檔案庫(kù)在人力企業(yè)資源管理中占有非常重要的作用，它是企業(yè)人力資源管理的信息基礎(chǔ)同時(shí)也是企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部人員調(diào)整和管理的重要基礎(chǔ)。通過(guò)企業(yè)人事檔案的信息，可以幫助企業(yè)更好的了解企業(yè)中內(nèi)部人員的工作情況和個(gè)人信息。并且根據(jù)不同特性的員工進(jìn)行合理、科學(xué)的安排工作。充分的發(fā)揮每個(gè)人的價(jià)值，使他們?cè)谌粘５墓ぷ髦锌梢园l(fā)揮自己最大的潛力，增強(qiáng)員工的成就感，減少企業(yè)人才不足的問(wèn)題，保證企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，人力資源管理的效率和質(zhì)量。

（二）預(yù)測(cè)人力資源需求

根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息進(jìn)行分析和整理，可以更加清晰的了解到企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)人才的需求。通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案信息和工作人員檔案信息的掌握，可以充分的了解到企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中需要什么素質(zhì)的人才，從而制定科學(xué)、合理的人力資源計(jì)劃。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)完善人事檔案，得到準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)，才能更有效的推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、完善人事檔案管理工作，提升企業(yè)人力資源管理水平

（一）完善人事檔案管理制度

企業(yè)在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中制度的不完善導(dǎo)致人事管理工作制度比較僵硬，信息流通和共享不能游俠偶讀實(shí)現(xiàn)。初次之外，由于檔案信息需要及時(shí)的更新和補(bǔ)充，過(guò)程都極其的繁瑣，降低了管理工作的效率。為了促進(jìn)入事檔案信息管理的靈活性，需要建立科學(xué)、合理的人事檔案流通制度。為了防止檔案在流通的過(guò)程中出現(xiàn)遺漏或者損壞信息的現(xiàn)象發(fā)生，這就需要企業(yè)單位應(yīng)該不斷簡(jiǎn)化流通流程，對(duì)一些檔案進(jìn)行特殊處理。另外，人事檔案管理制度靈活化，還需要企業(yè)不斷的完善和改革人事檔案的補(bǔ)辦制度。因?yàn)槠髽I(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，內(nèi)部的工作人員的個(gè)人發(fā)展也在不停的變化和更新，這就需要人事檔案信息需要及時(shí)的更新和補(bǔ)充，優(yōu)化人事檔案信息管理的效率和質(zhì)量。從而為企業(yè)的高層和管理人員提供準(zhǔn)確的人事信息，充分的體現(xiàn)人事檔案的積極作用。

（二）人事檔案管理工作的現(xiàn)代化

伴隨科技技術(shù)的發(fā)展，在人力資源管理的過(guò)程中，企業(yè)也應(yīng)該積極的引進(jìn)高新計(jì)算機(jī)技術(shù)從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效管理。首先，企業(yè)人力資源管理可以利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，建立完整、準(zhǔn)確的檔案信息庫(kù)，形成可以及時(shí)查閱、及時(shí)更新的維護(hù)機(jī)制。其次，企業(yè)人力資源管理部門(mén)可以通過(guò)信息手段，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的工作人員信息電子表格化，保證信息的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

（三）提升人事檔案信息的準(zhǔn)確性

人事檔案在傳輸和流轉(zhuǎn)的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)信息遺漏和損壞的問(wèn)題。這就需要人力資源管理部門(mén)在管理檔案信息的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)信息準(zhǔn)確度和完整度的重視，保證檔案的質(zhì)量，需要做到以下幾個(gè)方面：

1.管理人員應(yīng)該定期對(duì)企業(yè)人員的檔案信息進(jìn)行檢查、更新和完善，保證信息的全面性。

2.企業(yè)人力資源管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)新增工作人員的檔案信息進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，保證信息的準(zhǔn)確性。

3.企業(yè)內(nèi)部工作人員在出現(xiàn)人事調(diào)整或者變動(dòng)的時(shí)候，企業(yè)人力資源管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)相關(guān)制度要求對(duì)變動(dòng)情況進(jìn)行及時(shí)的更新和傳遞。

四、結(jié)語(yǔ)

伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)如今企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)力愈加激烈，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)際上是人才之間的競(jìng)爭(zhēng)。只有企業(yè)擁有非常多的高質(zhì)量人才，才能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)。很多企業(yè)在事檔案管理等方面依然存在很多的問(wèn)題，有效的解決問(wèn)題，不斷完善人事檔案管理工作，提升企業(yè)人力資源管理水平，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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