淺談企業辦公室的精細化管理

董陽春

摘要：辦公室在是企業的中樞部門，企業辦公室引入精細化管理，有助于提高辦公室工作效率和質量，為企業平穩運行和發展提供有力的支撐。本文介紹了精細化管理的要點，闡述了企業辦公室施行精細化管理的意義，分析了當前企業辦公管理中存在的不足，并提出了企業辦公室施行精細化管理的策略，以供參考。

關鍵詞：企業;辦公室;精細化管理;意義;策略

辦公室在企業中承擔著協調與管理的職能，負責著接待、文秘、后勤、參謀、督辦等諸多具體事務，是企業的中樞部門。辦公室的工作效率和質量，直接影響著企業的運行和發展。精細化管理是現代企業管理的重要內容，企業辦公室引入精細化管理，是現代企業發展的必然要求和趨勢。

一、精細化管理的要點

根據現代管理科學理論，管理水平由低到高分為規范化管理、精細化管理和個性化管理三個層次。精細化管理處于第二層，是科學管理發展的必然階段。精細化管理既是一種管理理念，也是一種管理方法，更是一種企業文化。其內核就是對管理責任具體細化的分解落實，以實現“組織結構專業化、工作方式標準化、管理制度化、員工職業化”的管理目標。

施行精細化管理的要點在于，以建立起細節意識、服務意識、規則意識和系統意識為思想基礎，以遵循立足專業、科學量化為工作原則，重視企業發展戰略目標的分解落實，突出崗位職責和工作流程的具體明晰，推進企業內部市場化運行成本控制和績效考核，強化管理的信息化發展，并不斷提高員工的職業化素養。

二、企業辦公室施行精細化管理的意義

精細化管理是現代企業提升競爭力的關鍵舉措，具體到辦公室工作，施行精細化管理主要具有以下意義。

1.能夠提高辦公室工作效率。企業辦公室負責事務較為繁雜，工作面廣，且很多工作對時效性有著很高的要求。施行精細化管理，可以對辦公室各項工作的流程進行詳細規范和科學優化，使辦公室各項工作環節得以高效銜接和順暢協調，進而提高辦公室的工作效率。這有助于企業降低運行成本的實現。

2.能夠強化辦公室與企業其他部門的協作。企業的正常運轉，離不開各個部門的相互協作。辦公室作為企業的中樞部門，在企亞內部肩負著上傳下達、左右協調的重任，辦公室職能的發揮，離不開與其他各部門的通力協作。施行精細化管理，可以將企業的戰略目標細化分解到各個部門，明確部門之間的職責與權限，使辦公室與其他各部門形成一個真正的整體，各項工作目標一致、步調統一、協調推進。

3.能夠提升辦公室工作人員的工作能力。辦公室施行精細化管理，可以將工作任務落實于人，形成事事有人管，人人有事干的良好工作局面。當每個人的職責得以具體明確，并加以績效考核等有效的激勵導向機制，辦公室工作人員的主觀能動性才能被充分激發出來，才能真正作為以人為本，發揮出人力資源優勢，促進辦公室工作高效高質推進。

三、當前企業辦公室管理中存在的不足

1.辦公室管理制度不夠完善。目前很多企業的辦公室仍采用傳統的粗放型管理模式，制度建設不細不實，流于形式。尤其是在管理實踐中，職責劃分不夠明晰，且缺乏問責追責機制，造成辦公室工作人員的主動性不高，拖延推諉現象時有發生，影響了辦公室工作的效率和質量。

2.辦公室與其他部門之間協調配合不暢。部分企業管理者將辦公室定位于內勤行政部門，沒有從企業整體運行和發展的全局高度，去突出辦公室工作的重要性。這就導致辦公室的管理上相對獨立封閉，與其他部門協調配合上存在諸多障礙，制約了辦公室職能的充分發揮。

3.辦公室工作人員素質參差不齊。一般企業對生產、經營、研發等與企業經濟效益密切相關的部門非常重視，高素質的專業人才也會優先安排的這些部門。而辦公室并不能直接產生經濟效益，甚至個別企業管理者片面的認為辦公室的工作就是跑腿打雜，對人員沒有專業性要求，因此辦公室崗位的門檻很低，長此以往，造成辦公室人員素質堪憂。

四、企業辦公室施行精細化管理的策略

1.以制度建設保障精細化管理落地。一套成熟完善的制度，是辦公室精細化管理得以落地的基礎，也是施行精細化管理的切入點和著力點。制度建設要關注以下幾點：一是制度要有針對性，制度的制定一定要從本企業辦公室的工作實際出發，要求上要因地制宜，不可與實際情況背離，細節上要有的放矢，不可與實際情況脫節，以此保證制度具有良好的可操作性。二是制度執行要有持續性。制度制定及執行，直到效能的發揮，不是一蹴而就的，這需要一個長期的過程。因此制度的執行要有持續性，尤其是執行標準方面，切不可時緊時松，以免降低制度的權威性，抵消制度的約束力。三是制度完善要有發展性。企業在不斷的發展，一些新問題、新情況會不斷出現，因此制度也要隨之與時俱進，面對新的變化及時作出調整，與現實工作始終保持高度的適配性。

2.以文化建設促進精細化管理內化。精細化管理本身就是一種管理理念和管理文化。當前，很多企業都很重視企業文化建設，企業文化是企業的使命愿景、價值理念和經營理念的總和，是一個企業精神所在。而管理模式則是企業文化得以體現的重要載體。要正確辨析企業文化和管理模式的關系，讓精細化管理融入到企業文化建設之中，將精細化管理作為企業文化建設的一項重要內容來整體推進，做到文化建設與管理工作的協調統一，力求不但用制度約束人，更要用文化感染人，使精細化管理外化于行，內化于心。

3.以隊伍建設鞏固精細化管理實效。精細化管理的核心在于人。一支高素質的辦公室工作人員隊伍，對于精細化管理的高質量實施至關重要。一方面，要做好工作人員的培訓教育工作，將精細化管理的理念進行滲透，同時加強現代化辦公技能的提升。另一方面，要重視辦公室工作人員的選擇，尤其對于文字、后勤、公關等重要崗位，一定要選擇能力強，職業素養高的人才，以此不斷優化辦公室工作人員隊伍，提高隊伍的整體素質。

此外，構建各部門協調的工作機制、優化績效考核體系等，都是實施精細化管理的有效舉措。隨著現代企業的發展，對辦公室工作的效率和質量要求越來越高，如何更好的實施精細化管理，促進辦公室職能高水平的發揮，是各企業必須認真面對并主動解決的新課題，需要及時更新理念，創新方法，以期收到更好的實效。

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